{"id":314,"date":"2021-09-23T11:30:00","date_gmt":"2021-09-23T09:30:00","guid":{"rendered":"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/?p=314"},"modified":"2022-05-25T15:22:14","modified_gmt":"2022-05-25T13:22:14","slug":"fattura-elettronica-come-conservarla-a-norma-di-legge","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/fattura-elettronica-come-conservarla-a-norma-di-legge\/","title":{"rendered":"Fattura elettronica: come conservarla a norma di legge"},"content":{"rendered":"\n<p>La rivoluzione digitale nel mondo e nelle dinamiche aziendali passa anche dalla cosiddetta <strong>fattura elettronica<\/strong>.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p>La fatturazione elettronica ha infatti cambiato profondamente il modo in cui le fatture si compilano e conservano. In questo ambito, uno dei temi principali e di particolare interesse da parte delle imprese riguarda la <strong>conservazione delle fatture elettroniche<\/strong>, in quanto dal 2014 \u00e8 entrato in vigore l\u2019obbligo della fatturazione elettronica nei confronti della Pubblica Amministrazione, che nel 2019 \u00e8 stato esteso anche tra privati e verso i consumatori.<\/p>\n\n\n\n<p>Da quel momento una delle principali difficolt\u00e0 riscontrate dalle aziende \u00e8 stata non solo capire come funzionasse in concreto la fatturazione elettronica, ma soprattutto decidere <strong>come conservare le fatture<\/strong> nel modo corretto.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p>Come procedere quindi alla loro conservazione? Come funziona?&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p>Vediamolo insieme.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><strong>Che cos\u2019\u00e8 la fatturazione elettronica<\/strong><\/h2>\n\n\n\n<p>Con il termine di <strong>fatturazione elettronica<\/strong> si intende un processo digitale che ha come caratteristiche principali quelle di generare e di gestire le fatture nel loro intero ciclo di vita, a partire dalla generazione all\u2019emissione e ricezione, per arrivare poi alla loro conservazione. Questo processo permette all\u2019azienda di abbandonare il supporto cartaceo &#8211; e tutti i costi ad esso correlati, come quelli di stampa, spedizione e conservazione.<\/p>\n\n\n\n<p>Al centro dell\u2019intero processo di fatturazione elettronica ci sono le fatture elettroniche, introdotto dalla legge finanziaria del 2008.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p>Nello specifico, la fattura elettronica consiste in un <strong>documento digitale<\/strong>, all\u2019interno del quale<strong> <\/strong>troviamo tutte quelle informazioni che normalmente sono presenti anche in una fattura cartacea come, ad esempio, importi, descrizione delle prestazioni effettuate, dati di mittente e destinatario.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p>Il formato standard di ogni fattura \u00e8 chiamato <strong>FatturaPA<\/strong>, in XML. Questo consiste in un flusso di dati strutturati in formato digitale.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><strong>Fatturazione elettronica: come funziona?<\/strong><\/h2>\n\n\n\n<p>Vediamo adesso <strong>come funziona la fattura elettronica<\/strong> e come si strutturano le varie fasi per la sua creazione, invio e corretta gestione:<\/p>\n\n\n\n<ul><li><strong>Compilazione della fattura elettronica<\/strong>: avviene attraverso un software all\u2019interno del quale il mittente riempie tutti i campi del documento inserendo i dati sia dell\u2019emittente sia quelli dell\u2019intestatario. Dovr\u00e0 inoltre inserire il Codice Destinatario e tutti gli altri elementi necessari &#8211; ad esempio l\u2019importo e la descrizione del prodotto fatturato;<\/li><li><strong>Firma digitale<\/strong>: una volta pronta la fattura elettronica, questa viene firmata digitalmente dal sistema attraverso la firma digitale e la marca temporale, in modo tale da garantire l\u2019integrit\u00e0 del file e l\u2019assoluta mancanza di manomissioni;<\/li><li><strong>Invio attraverso il Sistema di Interscambio<\/strong>: la fattura viene quindi caricata in formato .xml sul Sistema di Interscambio e inoltrata al destinatario. Sar\u00e0 poi lo stesso Sistema di Interscambio a occuparsi della consegna;<\/li><li><strong>Conservazione a norma di legge<\/strong>: rappresenta l\u2019ultima fase. Le fatture elettroniche, per legge, devono essere conservate digitalmente per almeno 10 anni.<\/li><\/ul>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><strong>Che cos&#8217;\u00e8 la conservazione digitale<\/strong><\/h2>\n\n\n\n<p>Per conservazione digitale si intende un processo che permette di <strong>conservare i tuoi documenti in formato digitale<\/strong>. Inoltre, nei casi previsti dalla norma, permette di distruggere l&#8217;originale cartaceo &#8211; oppure di non procedere neanche con la sua stampa.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p>La conservazione mira a garantire:<\/p>\n\n\n\n<ul><li><strong>Integrit\u00e0<\/strong>;<\/li><li><strong>Leggibilit\u00e0<\/strong>;<\/li><li><strong>Autenticit\u00e0<\/strong>;<\/li><li><strong>Affidabilit\u00e0<\/strong>;<\/li><li><strong>Reperibilit\u00e0<\/strong>.&nbsp;<\/li><\/ul>\n\n\n\n<p>La conservazione digitale porta con s\u00e9 anche tutta una serie di <strong>vantaggi<\/strong>, tra cui:<\/p>\n\n\n\n<ul><li>Eliminazione dei costi diretti (ad esempio toner, carta, ma anche dei&nbsp; luoghi di conservazione);<\/li><li>Eliminazione del rischio di distruzione, perdita o corruzione dei documenti;<\/li><li>Drastica riduzione dei tempi per la ricerca e la consultazione.<\/li><\/ul>\n\n\n\n<p>In sintesi, la <strong><a href=\"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/il-gdpr-e-la-conservazione-elettronica-dei-documenti-digitali\/\">conservazione elettronica dei documenti informatici<\/a> <\/strong>\u00e8 quindi un processo che utilizza soluzioni informatiche per assicurare a lungo termine il mantenimento non solo del valore giuridico di un documento, ma anche delle caratteristiche di integrit\u00e0 ed autenticit\u00e0, oltre che dell\u2019accesso e della leggibilit\u00e0 dei documenti informatici che sono oggetto di conservazione.<\/p>\n\n\n\n<p>La normativa, inoltre, prevede la possibilit\u00e0 di procedere anche alla <strong>conservazione sostitutiva<\/strong>. In questo modo l\u2019azienda assolve agli obblighi di conservazione di documenti, in origine analogici, attraverso le loro copie informatiche.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><strong>Conservazione fatture elettroniche: come funziona<\/strong><\/h2>\n\n\n\n<p>Il <strong>Codice dell\u2019Amministrazione Digitale<\/strong> (D. Lgs 82\/2005) afferma che \u201c<em>gli obblighi di conservazione e di esibizione di documenti si intendono soddisfatti a tutti gli effetti di legge a mezzo di documenti informatici, se le relative procedure sono effettuate in modo tale da garantire la conformit\u00e0 ai documenti originali e sono conformi alle Linee guida\u201d<\/em> (art. 43 D.Lgs 82\/2005, cos\u00ec come modificato dal D.Lgs 217\/2017).<\/p>\n\n\n\n<p>La conservazione digitale \u00e8 quindi obbligatoria per tutte le fatture elettroniche.<\/p>\n\n\n\n<p>Tale conservazione \u00e8 possibile attraverso una serie di passaggi. Ecco quali:&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\"><strong>Emissione della fattura elettronica<\/strong><\/h3>\n\n\n\n<p>L\u2019emissione della fattura elettronica rappresenta il primo passaggio della conservazione. L\u2019emissione deve essere <strong>prodotta in formato XML<\/strong> (<em>eXtensible Markup Language<\/em>). Tale sigla indica un linguaggio che consente di velocizzare l\u2019intero processo di contabilizzazione dei dati, ma anche di ridurre i costi e di limitare gli errori legati inevitabilmente alla trascrizione manuale dei numeri.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\"><strong>Indicizzazione del documento<\/strong><\/h3>\n\n\n\n<p>Un insieme di dati si associa alla fattura elettronica, come ad esempio il numero della fattura e la partita IVA del cliente. Questi dati consentono di <strong>indicizzare il documento<\/strong> e di poter effettuare facilmente le ricerche all\u2019interno dell\u2019archivio.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><strong>Versamento del documento<\/strong><\/h2>\n\n\n\n<p>In questa fase troviamo una figura che risulta essere fondamentale per tutto il processo di conservazione elettronica: il <strong>responsabile della conservazione<\/strong>.<\/p>\n\n\n\n<p>Tra i suoi compiti vi \u00e8 anche quello di definire le&nbsp; caratteristiche e i requisiti del sistema di conservazione, oltre che di gestire il processo di conservazione e di monitorare la sua funzionalit\u00e0.<\/p>\n\n\n\n<p>All\u2019interno di questa fase chi crea la fattura produce un pacchetto di versamento, cio\u00e8 un \u201ccontenitore\u201d all\u2019interno del quale vengono racchiusi tutti i file da conservare.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p>\u00c8 proprio il responsabile della conservazione a farsi carico di controllare che i documenti abbiano tutti i <strong>requisiti necessari in conformit\u00e0<\/strong> con le modalit\u00e0 previste dal manuale di conservazione e con i formati previsti dall\u2019Allegato 2 del D.P.C.M. 3 dicembre 2013.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><strong>Archiviazione<\/strong><\/h2>\n\n\n\n<p>Se i documenti superano la precedente fase di controllo, il responsabile della conservazione genera il cosiddetto rapporto di versamento, attraverso il quale dichiara di aver preso in carico i documenti. Successivamente li archivia nel sistema di conservazione.<\/p>\n\n\n\n<p>Si forma cos\u00ec quello che viene definito il <strong>pacchetto di archiviazione<\/strong>, una specie di \u201ccontenitore\u201d composto da uno o pi\u00f9 pacchetti di versamento e da un indice di conservazione.<\/p>\n\n\n\n<p>\u00c8 durante questa fase che ai documenti viene apposta sia la firma digitale qualificata dal Responsabile della Conservazione che la marcatura temporale.<\/p>\n\n\n\n<p>Secondo normativa, i pacchetti di fatture devono essere conservati per 10 anni.<\/p>\n\n\n\n<p>Hai bisogno di gestire in maniera agile e veloce la gestione documentale delle tue fatture elettroniche? <strong>Prova Docuware<\/strong>, una soluzione software che ti permette di gestire tutti i documenti aziendali in entrata e in uscita e di controllare che i documenti vengano gestiti in modo efficiente. 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