{"id":307,"date":"2021-09-21T11:38:00","date_gmt":"2021-09-21T09:38:00","guid":{"rendered":"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/?p=307"},"modified":"2022-06-10T08:19:58","modified_gmt":"2022-06-10T06:19:58","slug":"gestione-documentale-in-smart-working-tutte-le-soluzioni","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/gestione-documentale-in-smart-working-tutte-le-soluzioni\/","title":{"rendered":"Gestione documentale in smart working: tutte le soluzioni"},"content":{"rendered":"\n

Fino a qualche anno fa parlare di smart working sembrava impossibile. Oggi prende sempre pi\u00f9 piede la volont\u00e0 – sia da parte di dipendenti che dai datori di lavoro – di implementare questa nuova forma di lavoro in modo continuativo. <\/p>\n\n\n\n

I vantaggi di lavorare in smart working <\/strong>sono numerosi: i dipendenti si ritrovano ad avere pi\u00f9 tempo a disposizione e un maggiore work-life balance, mentre i datori di lavoro riescono a risparmiare su molti fronti e possono fare affidamento su dipendenti produttivi e motivati.<\/p>\n\n\n\n

Tutto questo ha per\u00f2 avuto un forte impatto sui processi produttivi aziendali<\/strong>. Le gestioni che una volta venivano esclusivamente fatte all\u2019interno del posto di lavoro, oggi vengono messe in atto a casa – e non sempre con buoni risultati. <\/p>\n\n\n\n

Per questi motivi oggi per l\u2019azienda \u00e8 estremamente importante ripensare i processi e le modalit\u00e0 per la gestione dei documenti<\/strong>. Ma come fare? Quali sono le soluzioni da implementare per una corretta gestione documentale in smart working? E perch\u00e9 scegliere DocuWare <\/strong>come software?<\/p>\n\n\n\n

Vediamolo insieme. <\/p>\n\n\n\n

Gestire i documenti da casa: una questione complessa<\/strong><\/h2>\n\n\n\n

Se \u00e8 vero che l\u2019introduzione dello smart working<\/strong> ha sicuramente migliorato alcuni aspetti lavorativi e ha portato molti vantaggi, integrare questa nuova modalit\u00e0 di lavoro all\u2019interno delle dinamiche aziendali non \u00e8 sempre semplice ed immediato. <\/p>\n\n\n\n

Una delle problematiche principali riguarda una corretta gestione documentale da casa<\/strong>. D\u2019altronde tutto ci\u00f2 che pu\u00f2 essere presente in ufficio pu\u00f2 non esserci a casa. Com\u2019\u00e8 possibile, ad esempio, la condivisione <\/strong>di un documento da casa? Non solo, ma se si tratta di documenti cartacei oppure in formato solamente elettronico, come effettuare la revisione <\/strong>del documento?<\/p>\n\n\n\n

Inoltre, alcuni documenti devono passare attraverso un complesso ciclo di approvazioni <\/strong>da parte di pi\u00f9 persone, ed anche lo strumento della mail pu\u00f2 non essere cos\u00ec efficace e sicuro.  <\/p>\n\n\n\n

Un altro problema \u00e8 legato all\u2019archiviazione dei documenti<\/strong>. Chi tiene il documento finale? Dove deve essere salvato? E come si pu\u00f2 garantire in smart working la sua conservazione in totale sicurezza? <\/p>\n\n\n\n

La buona notizia \u00e8 che a fronte di questi ostacoli oggi esistono anche soluzioni. <\/p>\n\n\n\n

Ti spiego come fare. <\/p>\n\n\n\n

Le soluzioni per una corretta gestione documentale in smart working<\/strong><\/h2>\n\n\n\n

Abbiamo visto quanto sia importante oggi la modalit\u00e0 dello smart working<\/strong>, destinata ad essere sempre pi\u00f9 implementata in futuro per i vari vantaggi e benefici che lavoratori e datori di lavoro riescono a trarne. <\/p>\n\n\n\n

Passare da una gestione documentale<\/strong> sul \u201cluogo di lavoro\u201d ad una gestione documentale \u201cda casa\u201d non \u00e8 cos\u00ec immediato. Esistono per\u00f2 delle accortezze e degli strumenti che puoi utilizzare per rendere pi\u00f9 facile questo passaggio. <\/p>\n\n\n\n

Ecco allora quali sono le soluzioni da adottare per ottenere una corretta ed efficiente gestione documentale <\/strong>anche in smart working. <\/p>\n\n\n\n

Dal cartaceo al digitale: l’ufficio paperless anche in casa<\/strong><\/h3>\n\n\n\n

Negli ultimi anni \u00e8 stata forte l\u2019esigenza di passare ad un ufficio paperless<\/a><\/strong>, sia nel rispetto della policy ambientale sia per ottimizzare alcuni costi aziendali. Per questo motivo \u00e8 fondamentale adottare anche a casa un \u201cufficio senza carta\u201d.\u00a0<\/p>\n\n\n\n

Occorre quindi ripensare i processi e i flussi documentali all\u2019interno della propria azienda, proprio perch\u00e9 la gestione documentale in smart working utilizza documenti digitali <\/strong>e non cartacei. <\/p>\n\n\n\n

Ricorda che la dematerializzazione<\/strong> rende digitale ogni informazione, consentendo a ciascun collaboratore di lavorare da casa senza privarsi di tutte le informazioni e di tutti i dati presenti nei documenti cartacei.<\/p>\n\n\n\n

Firma elettronica<\/strong><\/h3>\n\n\n\n

Firmare e validare documenti sono tipiche attivit\u00e0 quotidiane che si svolgono all\u2019interno dell\u2019azienda. Conciliare questa necessit\u00e0 con lo smart working non \u00e8 impossibile. La soluzione \u00e8 la firma digitale<\/a><\/strong>, una firma che ha la stessa identica validit\u00e0 di una cosiddetta firma tradizionale.<\/p>\n\n\n\n

Per garantire la validit\u00e0 di un documento digitale e risalire direttamente alla persona che ha firmato un documento digitale, \u00e8 necessario far ricorso alla firma digitale. <\/p>\n\n\n\n

La firma digitale pu\u00f2 essere apposta a un documento digitale in qualsiasi luogo e in qualsiasi momento. C\u2019\u00e8 bisogno soltanto di una smart card o di un token USB collegati a PC<\/strong>, oltre che di un apposito programma capace di leggere la firma digitale e assegnarla a un documento. <\/p>\n\n\n\n

Nel momento in cui la firma digitale viene apposta, il documento acquisisce pieno valore legale.<\/p>\n\n\n\n

Conservazione digitale <\/strong><\/h3>\n\n\n\n

Le informazioni e i documenti devono essere archiviati, in modo tale da essere sempre reperibili in caso di necessit<\/strong>\u00e0. Non solo, ma devono essere protetti da possibili manomissioni o danneggiamenti.<\/p>\n\n\n\n

\u00c8 per questi motivi che la conservazione digitale<\/strong> diventa imprescindibile <\/strong>anche per lavorare in smart working. \u00c8 infatti soltanto in questo modo che si pu\u00f2 avere l\u2019assoluta certezza che l\u2019integrit\u00e0 e la reperibilit\u00e0 dei documenti siano garantite.<\/p>\n\n\n\n

Software di gestione e archiviazione documentale<\/strong><\/h3>\n\n\n\n

Per soddisfare le stringenti esigenze di legge, per semplificare il lavoro e per trovare rapidamente i documenti necessari, la soluzione \u00e8 sempre da ricercare nei migliori e moderni software per la gestione documentale<\/strong>. <\/p>\n\n\n\n

\u00c8 solo attraverso questa soluzione che \u00e8 possibile gestire e archiviare in modo efficiente e sicuro ogni documento<\/strong>, non solo all\u2019interno dell\u2019azienda ma anche in smart working. <\/p>\n\n\n\n

Inoltre, affidarsi a strumenti sicuri ti garantisce anche il rispetto delle normative nazionali ed europee per quanto riguarda la tutela dei dati, mettendo al riparo anche l\u2019area IT da eventuali attacchi informatici.<\/p>\n\n\n\n

Uno dei migliori software di gestione documentale – anche in smart working – \u00e8 DocuWare<\/strong>, un sistema che ha rivoluzionato il modo di archiviare, proteggere e condividere i documenti. <\/p>\n\n\n\n

Con DocuWare potrai:<\/p>\n\n\n\n

  • Continuare a lavorare nel modo in cui sei abituato anche in smart working<\/strong>: DocuWare mette infatti a disposizione un motore capace di ricreare ogni processo aziendale;<\/li>
  • Tracciare e proteggere i dati sensibili<\/strong>: questo sistema offre procedure affidabili per garantire l’integrit\u00e0 delle informazioni aziendali e soddisfare i requisiti della normativa GDPR. Le procedure di autenticazione e di analisi assicurano il controllo su versioni, modifiche e workflow dei documenti, proteggendo da perdite, sottrazioni e manipolazione dei documenti;<\/li>
  • Accedere ai dati in un attimo, da qualsiasi dispositivo<\/strong>: grazie al sistema Cloud di DocuWare, ogni documento \u00e8 centralizzato e accessibile da qualsiasi dispositivo connesso a una rete internet. Lo smart working con DocuWare \u00e8 facile e immediato!<\/li><\/ul>\n\n\n\n

    Contattaci per ricevere la tua prova gratuita di DocuWare!<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

    Fino a qualche anno fa parlare di smart working sembrava impossibile. Oggi prende sempre pi\u00f9 piede la volont\u00e0 di implementare questa nuova forma di lavoro in modo continuativo. 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