{"id":291,"date":"2024-01-16T09:00:00","date_gmt":"2024-01-16T08:00:00","guid":{"rendered":"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/?p=291"},"modified":"2024-01-11T10:58:19","modified_gmt":"2024-01-11T09:58:19","slug":"gestione-spese-trasferta-docuware","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/gestione-spese-trasferta-docuware\/","title":{"rendered":"Modulo web per gestione spese di trasferta: 3 step per chiedere il rimborso con Docuware"},"content":{"rendered":"\r\n<p>Per un\u2019azienda le spese inerenti a trasferte e spostamenti sono spesso una delle voci pi\u00f9 importanti in un bilancio. Inoltre, <strong>la gestione delle spese aziendali<\/strong> pu\u00f2 risultare molto complicato se non si hanno determinati strumenti che aiutano a ordinare tutte le informazioni e automatizzare i processi.\u00a0<\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n<p>\u00c8 evidente quindi come le <strong>note spese<\/strong> siano documenti indispensabili per ciascuna azienda. Ma quando un\u2019impresa inizia a crescere ed \u00e8 dotata di regole da rispettare &#8211; talvolta complesse &#8211; per l\u2019approvazione delle note spese, gestire questo processo pu\u00f2 essere complicato.\u00a0<\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n<p>La<strong> gestione delle note spese aziendali <\/strong>il pi\u00f9 delle volte pu\u00f2 rivelarsi come un\u2019attivit\u00e0 laboriosa per i reparti amministrativi. Ottimizzarne la gestione \u00e8 oggi una condizione assolutamente necessaria per gestire in modo efficiente la propria azienda. Le aziende riescono infatti ad ottenere grandi benefici nel dotarsi di una piattaforma unica per digitalizzare anche questi procedimenti.\u00a0<\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n<p>Oggi <strong>digitalizzare le note spese <\/strong>risulta essere il miglior modo per gestire questi flussi. La soluzione \u00e8 quindi l\u2019automazione, che avviene tramite un software di gestione.\u00a0<\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n<p>Vediamo adesso come funziona la gestione di note spese e perch\u00e9 il software <strong>DocuWare<\/strong> \u00e8 ci\u00f2 che ti serve.\u00a0<\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><strong>Gestione note spese di trasferta: di che cosa stiamo parlando<\/strong><\/h2>\r\n\r\n\r\n\r\n<p>La\u00a0 cosiddetta \u201cnota spese\u201d rappresenta il documento che i dipendenti dell\u2019azienda compilano per chiedere il <strong>rimborso delle spese<\/strong> che hanno sostenuto durante una trasferta, oppure che hanno anticipato per conto dell\u2019azienda, presentabile &#8211; previo accordo tra le parti &#8211; proprio come giustificativo delle spese sostenute dal dipendente.<\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n<p>Ogni azienda pu\u00f2 adottare un proprio layout aziendale e iter procedurale, ma esistono comunque delle<strong> informazioni fondamentali<\/strong> che devono essere presenti in ogni documento:<\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n<ul>\r\n<li><strong>Riferimenti dell\u2019azienda<\/strong>: stiamo parlando della ragione sociale e dell\u2019indirizzo della societ\u00e0 a cui si sta chiedendo il rimborso delle spese;<\/li>\r\n<li><strong>Dati anagrafici del dipendente o del collaboratore<\/strong>;<\/li>\r\n<li><strong>Data e luogo<\/strong>: il periodo esatto relativo alle spese sostenute e il luogo della trasferta o del viaggio;<\/li>\r\n<li><strong>Natura e ammontare della spesa<\/strong>: bisogner\u00e0 fare un elenco dei costi sostenuti suddividendoli per categoria;<\/li>\r\n<li><strong>Eventuali annotazioni<\/strong>: informazioni utili ad agevolare il lavoro dell\u2019amministrazione.<\/li>\r\n<\/ul>\r\n\r\n\r\n\r\n<p>La <strong>compilazione delle note spese<\/strong> avviene spesso manualmente. Da sempre, infatti, la gestione delle note spese aziendali richiede una gestione onerosa. Questo per\u00f2 pu\u00f2 implicare margini di errore legati a imprecisioni, oltre che tempi tendenzialmente molto lunghi.\u00a0<\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n<p>Oggi sono per\u00f2 presenti varie<strong> soluzioni software <\/strong>per la gestione delle note spese aziendali, con lo scopo di semplificare l\u2019intero ciclo, in modo tale da renderlo rapido e snello, eliminando tempi e costi di gestione. Le note spese possono cos\u00ec viaggiare direttamente in formato elettronico sul cloud, il tutto grazie a software specifici che permettono l\u2019automatizzazione di una buona parte del processo e una continua e puntuale analisi dei vari costi aziendali.<\/p>\r\n<h2>Gestione spese di trasferta: 3 step con Docuware<\/h2>\r\n<p><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" class=\"aligncenter wp-image-1417 size-full\" src=\"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/wp-content\/uploads\/2021\/09\/rds1.png\" alt=\"\" width=\"700\" height=\"462\" srcset=\"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/wp-content\/uploads\/2021\/09\/rds1.png 700w, https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/wp-content\/uploads\/2021\/09\/rds1-300x198.png 300w\" sizes=\"(max-width: 700px) 100vw, 700px\" \/><\/p>\r\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Spesso capita che trascorra un po&#8217; di tempo tra la consegna delle spese di viaggio e il loro rimborso. Generalmente, \u00e8 necessario compilare manualmente una richiesta e poi consegnarla, insieme a tutte le ricevute, alla contabilit\u00e0. Qui la richiesta e le ricevute vengono scansionate e archiviate, prima che la richiesta venga elaborata e infine venga emesso l&#8217;assegno di rimborso.\u00a0<\/span><\/p>\r\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Con DocuWare l&#8217;intero processo \u00e8 molto pi\u00f9 rapido:<\/span><\/p>\r\n<ol>\r\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Scansione delle ricevute durante il tragitto<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">: con l&#8217;applicazione mobile PaperScan, le fatture degli hotel e le ricevute dei taxi possono essere scansionate al volo.<\/span><\/li>\r\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Modulo compilato elettronicamente<\/b><span>: il modulo pu\u00f2 essere compilato con qualsiasi browser. Il link a questo modulo web viene poi ricevuto dalla contabilit\u00e0 e le ricevute scansionate di hotel e taxi vengono semplicemente allegate. Non appena il modulo \u00e8 stato inviato, l&#8217;intero record viene automaticamente archiviato: nulla va perso! <img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" class=\"aligncenter wp-image-1418 size-full\" src=\"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/wp-content\/uploads\/2021\/09\/rds2.webp\" alt=\"\" width=\"530\" height=\"656\" srcset=\"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/wp-content\/uploads\/2021\/09\/rds2.webp 530w, https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/wp-content\/uploads\/2021\/09\/rds2-242x300.webp 242w\" sizes=\"(max-width: 530px) 100vw, 530px\" \/><\/span><\/li>\r\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Alert nella lista delle attivit\u00e0: il modulo trasferito appare immediatamente in una lista di attivit\u00e0 della contabilit\u00e0. La richiesta pu\u00f2 quindi essere elaborata e autorizzata sullo schermo, poich\u00e9 \u00e8 corredata di tutte le ricevute necessarie. Nella schermata seguente, si possono vedere i collegamenti come appaiono nell&#8217;elenco delle attivit\u00e0 di un contabile (Jenkins). A destra, il modulo e le ricevute dell&#8217;hotel e del taxi:<\/span><\/li>\r\n<\/ol>\r\n<p><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" class=\"aligncenter wp-image-1419 size-full\" src=\"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/wp-content\/uploads\/2021\/09\/rds3.webp\" alt=\"\" width=\"700\" height=\"462\" srcset=\"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/wp-content\/uploads\/2021\/09\/rds3.webp 700w, https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/wp-content\/uploads\/2021\/09\/rds3-300x198.webp 300w\" sizes=\"(max-width: 700px) 100vw, 700px\" \/><\/p>\r\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Con i moduli Web \u00e8 possibile semplificare la gestione dei moduli e snellire processi come il rimborso delle spese di viaggio. \u00c8 possibile impostare rapidamente un modulo Web in DocuWare Forms. \u00c8 sufficiente passare all&#8217;area denominata DocuWare Forms che si trova all&#8217;interno della Configurazione di DocuWare. Con un nuovo modulo, \u00e8 possibile utilizzare un designer integrato per scegliere i campi ed etichettarli. \u00c8 inoltre possibile aggiungere un campo per l&#8217;inserimento di allegati al modulo.<\/span><\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><strong>Automazione note spese: tutti i vantaggi<\/strong><\/h2>\r\n\r\n\r\n\r\n<p><a href=\"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/come-gestire-documenti-aziendali-in-modo-semplice\/\"><strong>Automatizzare il processo<\/strong> di gestione delle note spese<\/a>, per l\u2019azienda \u00e8 sicuramente un passo fondamentale per ottimizzare i costi e le risorse, oltre che per migliorare la generale efficienza dell\u2019azienda stessa.\u00a0<\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n<p>Ecco quindi quali sono i <strong>vantaggi <\/strong>che derivano dall\u2019automazione delle note spese.<\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><strong>Risparmio di tempo\u00a0<\/strong><\/h2>\r\n\r\n\r\n\r\n<p>Ogni dipendente dell\u2019azienda pu\u00f2 <strong>risparmiare del tempo prezioso<\/strong> quando usufruisce di una soluzione digitale per la gestione delle note spese. Tutto il processo viene completato in pochi passaggi!<\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n<p>I dipendenti provvedono a dichiarare le loro spese in tempo reale direttamente con il software e aggiungono le loro ricevute. Una volta scansionati i loro documenti, vengono <strong>archiviati in modo sicuro<\/strong>.<\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n<p>I rimborsi vengono infine trasmessi automaticamente alla banca per i bonifici bancari o al gestionale per le buste paga. Inoltre, essendo il tempo di elaborazione delle note spese pi\u00f9 breve, i dipendenti verranno rimborsati molto pi\u00f9 velocemente.<\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><strong>Ridurre errori e tentativi di frode<\/strong><\/h2>\r\n\r\n\r\n\r\n<p>Un altro vantaggio riguarda la drastica<strong> riduzione di errori di inserimento<\/strong>, omissioni e tentativi di frode, che naturalmente possono comportare perdite per l\u2019azienda.\u00a0<\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n<p>I <strong>processi<\/strong> che generalmente sono pi\u00f9 soggetti ad errori vengono completamente automatizzati. Parliamo ad esempio di:<\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n<ul>\r\n<li>Recupero IVA internazionale;<\/li>\r\n<li>Riconciliazione bancaria;<\/li>\r\n<li>Rimborsi chilometrici.<\/li>\r\n<\/ul>\r\n\r\n\r\n\r\n<p>Grazie all\u2019automazione, l\u2019amministrazione dovr\u00e0 soltanto controllare le ricevute digitali prima di convalidare il rimborso.<\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><strong>Attuare la politica di rimborso dell\u2019azienda<\/strong><\/h2>\r\n\r\n\r\n\r\n<p>Richiedere il <strong>rimborso delle loro spese professionali<\/strong>, per i dipendenti implica anche la comprensione di un certo numero di regole che sono definite dall\u2019azienda. Questa comprensione pu\u00f2 talvolta risultare difficile e complicata. La soluzione digitale tende a semplificare il processo di inserimento degli importi e delle informazioni.<\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n<p>Contemporaneamente il manager pu\u00f2 configurare il software per modificare &#8211; in caso di bisogno &#8211; le regole di calcolo. Inoltre, non sono necessari aggiornamenti manuali, poich\u00e9 il <strong>software<\/strong> si aggiorna automaticamente al fine di stare al passo con le modifiche di regole interne ed esterne e con le mutevoli condizioni di mercato.<\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><strong>Analizzare le spese<\/strong><\/h2>\r\n\r\n\r\n\r\n<p>Digitalizzare il processo di rimborso spese vuol dire anche consentire all\u2019amministrazione, ma anche a manager e HR, di poter analizzare tutte le spese sostenute dai dipendenti.<\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n<p>\u00c8 solo attraverso l\u2019analisi di queste informazioni che \u00e8 possibile apportare delle modifiche alla politica di rimborso aziendale in modo tale da ottenere un significativo <strong>risparmio<\/strong>.<\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n<p>Inoltre analizzare questi dati significa anche riuscire a pianificare e tenere sotto controllo le future spese aziendali.<\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><strong>Perch\u00e9 scegliere un software documentale per la gestione della contabilit\u00e0<\/strong><\/h2>\r\n\r\n\r\n\r\n<p>I <strong>software per automatizzare le note spese <\/strong>aiutano le aziende a tenere traccia delle spese e delle trasferte aziendali con facilit\u00e0 e sicurezza. Inoltre, tali software consentono ai dipendenti di presentare in modo pi\u00f9 semplice e veloce i propri resoconti spese.<\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n<p>Questi software ti consentiranno di controllare anche il flusso di lavoro, le spese e le ore. Per questo motivo la soluzione ideale per la tua azienda \u00e8 <strong>DocuWare<\/strong>, il software che ti permetter\u00e0 di svolgere tutto questo e di migliorare l\u2019efficienza della tua azienda.<\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n<p>Contattaci per sapere come ricevere la tua<strong> demo gratuita di DocuWare<\/strong>!<\/p>\r\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Per un\u2019azienda le spese inerenti a trasferte e spostamenti sono spesso una delle voci pi\u00f9 importanti in un bilancio. 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