{"id":252,"date":"2021-08-03T12:00:00","date_gmt":"2021-08-03T10:00:00","guid":{"rendered":"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/?p=252"},"modified":"2022-06-10T08:21:49","modified_gmt":"2022-06-10T06:21:49","slug":"il-gdpr-e-la-conservazione-elettronica-dei-documenti-digitali","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/il-gdpr-e-la-conservazione-elettronica-dei-documenti-digitali\/","title":{"rendered":"Il GDPR e la conservazione elettronica dei documenti aziendali"},"content":{"rendered":"\n

La protezione dei dati<\/strong> \u00e8 un\u2019azione da non sottovalutare anche nell\u2019ambito della conservazione elettronica dei documenti digitali.<\/p>\n\n\n\n

Proteggere i dati e tutelare la propria privacy<\/strong>, infatti, \u00e8 un elemento fondamentale per le aziende anche nel settore della conservazione elettronica dei documeti – basti considerare tutte le implicazioni privacy ad esso legate. <\/p>\n\n\n\n

La rivoluzione digitale in atto ha portato le aziende – e i privati – a dover adattare molti dei loro processi. I temi inerenti la privacy e la protezione dati hanno avuto un impatto molto importante sugli stessi processi aziendali, ma anche sulla gestione documentale e sulla conservazione elettronica dei documenti digitali. Per questo risulta fondamentale tutelare e proteggere i dati sensibili<\/strong>, <\/strong>che spesso sono presenti all\u2019interno dei documenti informatici aziendali. <\/p>\n\n\n\n

In questo articolo troverai tutto il necessario per essere GDPR Compliant<\/strong> e come fare per tutelare e proteggere i tuoi dati sensibili nell\u2019ambito della conservazione documentale digitale. Vedremo inoltre perch\u00e9 il sistema DocuWare pu\u00f2 aiutarti a proteggere i dati sensibili a norma di legge.<\/p>\n\n\n\n

Cosa bisogna fare per ritenersi GDPR Compliant<\/strong><\/h2>\n\n\n\n

La sigla GDPR<\/strong> indica il General Data Protection Regulation<\/em> – Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati. Non \u00e8 altro che il Regolamento Europeo 2016\/679. Il GDPR indica come trattare i dati personali, incluse anche tutte le modalit\u00e0 di raccolta, di utilizzo, di protezione e di condivisione.<\/p>\n\n\n\n

L\u2019obiettivo del GDPR \u00e8 infatti quello di rafforzare la protezione dei dati<\/strong>.<\/p>\n\n\n\n

Parallelamente, quello della conservazione dei documenti digitali<\/strong> \u00e8 un tema che negli ultimi anni ha assunto un rilievo sempre pi\u00f9 grande, grazie soprattutto alla trasformazione digitale dei processi documentali, che ha letteralmente travolto anche quest\u2019ambito. <\/p>\n\n\n\n

Questa trasformazione coinvolge per\u00f2 alcuni aspetti legati proprio alla privacy, soprattutto nel settore della conservazione elettronica dei dati personali<\/strong>. Il GDPR ha cos\u00ec imposto degli obblighi allo scopo di tutelare i diritti e le libert\u00e0 degli interessati. <\/p>\n\n\n\n

GDPR: quando si applica<\/strong><\/h2>\n\n\n\n

Capire quando il GDPR si applica<\/strong> \u00e8 fondamentale. Di seguito le due macro-categorie in cui il Regolamento Generale sulla protezione dei dati viene applicato:<\/p>\n\n\n\n

  • Quando la base operativa dell\u2019organizzazione si trova nel territorio dell’Unione Europea, oppure l\u2019organizzazione offre beni o servizi a cittadini europei anche se non ha sede in UE; <\/li>
  • Quando l\u2019organizzazione, anche se non ha sede nell\u2019Unione Europea, monitora il comportamento di persone che vi risiedono, se questo comportamento ha luogo all\u2019interno del territorio UE;<\/li><\/ul>\n\n\n\n

    Essere GDPR Compliant: cosa significa<\/strong><\/h2>\n\n\n\n

    Essere GDPR Compliant vuol dire essere conformi al Regolamento europeo sulla protezione dei dati<\/strong>. Questo significa <\/strong>rispettare determinati principi e adottare quelle procedure organizzative e di sicurezza previste al suo interno. <\/p>\n\n\n\n

    Ma essere conformi al GDPR vuol dire, inoltre, che lo stesso titolare del trattamento dati<\/strong>, i suoi addetti ed anche i suoi responsabili esterni, devono tutti essere informati e formati su cosa preveda il suddetto Regolamento, cosa siano i dati personali, quelli sensibili, cosa sia e come si gestisca un Data Breach –  violazione dei dati – e come comportarsi per proteggere i dati personali.<\/p>\n\n\n\n

    Essere GDPR Compliant risulta quindi non solo fondamentale, ma anche necessario per la tua azienda! Ecco cosa devi fare per esserlo. <\/p>\n\n\n\n

    Come essere GDPR Compliant<\/strong><\/h2>\n\n\n\n

    Ecco passo passo cosa devi fare per essere GDPR Compliant. <\/p>\n\n\n\n

    1. Adeguamento informativa<\/strong><\/h3>\n\n\n\n

    L\u2019informativa<\/strong> deve consentire al diretto interessato di capire come avverr\u00e0 il trattamento dei suoi dati personali. Per questo \u00e8 necessario differenziare l\u2019informativa a seconda sia dei diversi trattamenti sia dei diversi target. <\/p>\n\n\n\n

    2. Nominare nuove figure Privacy e prevedere una formazione obbligatoria<\/strong><\/h3>\n\n\n\n

    Tutti i rapporti contrattuali che l\u2019azienda ha con fornitori e consulenti – e che trattano dati personali per il titolare del trattamento<\/strong> – devono includere al loro interno delle clausole contrattuali che possano garantire degli adeguati livelli di sicurezza, oltre che la partecipazione degli stessi responsabili nell\u2019ambito delle procedure di Data Breach o nelle richieste degli interessati.<\/p>\n\n\n\n

    3. Rispetto dei diritti<\/strong><\/h3>\n\n\n\n

    Tutti i titolari del trattamento devono prevedere dei procedimenti che garantiscano il rispetto sia del diritto all\u2019oblio<\/strong> che del diritto alla portabilit\u00e0 dei dati. L\u2019interessato ha quindi il diritto di ottenere la cancellazione dei suoi dati personali- dallo stesso titolare del trattamento. L\u2019interessato ha anche il diritto di ricevere tutti i dati personali che lo riguardano.<\/p>\n\n\n\n

    4. Essere pronti a un Data Breach<\/strong><\/h3>\n\n\n\n

    Il Data Breach<\/strong> non \u00e8 altro che una violazione di sicurezza. Questa violazione comporta la distruzione, perdita, modifica, divulgazione non autorizzata o accesso ai dati personali trattati. Una violazione del pu\u00f2 gravemente compromettere la riservatezza e l\u2019integrit\u00e0 dei dati personali. <\/p>\n\n\n\n

    Il responsabile del trattamento dati che dovesse venire a conoscenza di un Data Breach, deve informare – assolutamente e immediatamente – il titolare dei dati in modo tale che possa attivarsi.<\/p>\n\n\n\n

    5. Tenere il Registro dei trattamenti<\/strong><\/h3>\n\n\n\n

    Il Registro dei trattamenti<\/strong> deve indicare alcuni elementi obbligatori, che individuano:<\/p>\n\n\n\n

    • Le categorie di dati personali e le finalit\u00e0 di tale trattamento; <\/li>
    • Le categorie dei destinatari;<\/li>
    • Il periodo di conservazione di dati personali;<\/li>
    • La presenza o meno di trasferimenti di dati fuori dall\u2019UE.<\/li><\/ul>\n\n\n\n

      6. Analizzare i rischi<\/strong><\/h3>\n\n\n\n

      La Compliance GDPR<\/strong> consente di eseguire un\u2019analisi del rischio puntuale, secondo un approccio all\u2019analisi di suddetti rischi conforme alle linee guida ISO 29151 e ISO 27002.<\/p>\n\n\n\n

      7. Valutazione d\u2019impatto<\/strong><\/h3>\n\n\n\n

      Quando un trattamento prevede l\u2019uso di nuove tecnologie o comunque pu\u00f2 presentare un rischio per i diritti e le libert\u00e0 delle persone, il titolare del trattamento deve effettuare una Data Privacy Impact Assessment<\/strong> (DPIA). L\u2019attivit\u00e0 di DPIA deve essere accurata, seguendo il metodo di analisi del rischio e degli elementi indicati ex <\/em>art. 35 GDPR.<\/p>\n\n\n\n

      8. Progettazione dei dati personali nella gestione ordinaria<\/strong><\/h3>\n\n\n\n

      Il titolare del trattamento deve progettare la protezione dei dati personali <\/strong>secondo le caratteristiche stesse del trattamento. Ai fini dell\u2019adeguamento privacy, la tutela dei dati personali che viene dichiarata all\u2019interno dell\u2019informativa deve rispecchiare concretamente l\u2019effettiva gestione degli stessi dati all\u2019interno dell\u2019azienda.<\/p>\n\n\n\n

      Perch\u00e9 \u00e8 importante proteggere i dati sensibili rispettando il GDPR<\/strong><\/h2>\n\n\n\n

      Il GDPR<\/strong> si presenta come una legislazione di principi. Anche se questa legislazione si presenta spesso come molto dettagliata, lascia comunque alle persone il compito di ridurre tutti quei rischi legati al trattamento dei dati personali.<\/p>\n\n\n\n

      Questo vuol dire che le aziende sono molto pi\u00f9 libere di adattarsi a tutta quella serie di cambiamenti legati alla tecnologia, senza dover essere vincolate ai tempi propri degli adeguamenti normativi. Di fatto questo consente una minor incertezza dovuta all\u2019attesa che le decisioni vengano prese altrove. <\/p>\n\n\n\n

      Se da un lato l\u2019adeguamento al GDPR<\/strong> comporta l\u2019impiego di tempo e denaro, dall\u2019altro i vantaggi che ne derivano sono molti e durano nel corso del tempo. Sono molte le moderne tecnologie che vengono utilizzate dalle aziende e che comportano il coinvolgimento dei dati personali. Il GDPR permette di poterle usare in modo corretto nell\u2019interesse di tutti. <\/p>\n\n\n\n

      In definitiva, il GDPR ti consente di affrontare le future sfide<\/strong> dovute alle nuove tecnologie, ma garantendo grandi vantaggi e soprattutto rispettando i diritti di tutti.<\/p>\n\n\n\n

      Come DocuWare pu\u00f2 aiutarti a proteggere i dati sensibili a norma di legge<\/strong><\/h2>\n\n\n\n

      Come avrai notato, proteggere i dati sensibili a norma di legge \u00e8 non solo fondamentale per te e la tua azienda, ma anche complesso. <\/p>\n\n\n\n

      I software per la conservazione dei documenti digitali<\/strong> hanno il compito di facilitare, guidare e supportare tutte quelle operazioni che sono necessarie per essere GDPR Compliant. Inoltre, in caso di Data Breach, il software di gestione documentale ti consente di essere veloce nel recuperare tutti quei dati necessari ai responsabili della sicurezza ed alle autorit\u00e0 di competenza. Uno tra i migliori di questi sistemi \u00e8 DocuWare. <\/p>\n\n\n\n

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