{"id":2475,"date":"2026-06-26T08:20:56","date_gmt":"2026-06-26T06:20:56","guid":{"rendered":"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/?p=2475"},"modified":"2026-06-09T17:44:59","modified_gmt":"2026-06-09T15:44:59","slug":"come-avviare-un-workflow-in-docuware-guida-tecnica-step-by-step","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/come-avviare-un-workflow-in-docuware-guida-tecnica-step-by-step\/","title":{"rendered":"Come avviare un workflow in DocuWare: guida tecnica step by step"},"content":{"rendered":"<p><span style=\"font-weight: 400;\">Nel panorama aziendale moderno, l&#8217;efficienza non si misura pi\u00f9 soltanto dalla quantit\u00e0 di documenti digitalizzati, ma dalla velocit\u00e0 con cui questi si muovono attraverso i reparti. Trasformare un archivio statico in un motore di produttivit\u00e0 dinamico \u00e8 il compito principale del <\/span><b>Workflow Manager<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> di DocuWare.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Che si tratti di approvare una fattura passiva, gestire la revisione di una procedura ISO o smistare automaticamente le PEC in ingresso all&#8217;ufficio corretto, la configurazione corretta del punto di inizio (il <\/span><i><span style=\"font-weight: 400;\">trigger<\/span><\/i><span style=\"font-weight: 400;\">) \u00e8 fondamentale. Questa<strong> guida tecnica step by step spiega come configurare e avviare un flusso di lavoro automatizzato<\/strong> all&#8217;interno della piattaforma DocuWare.<\/span><\/p>\n<h2><b>I prerequisiti tecnici<\/b><\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Prima di accedere all&#8217;ambiente di configurazione, \u00e8 necessario assicurarsi che l&#8217;infrastruttura soddisfi i requisiti minimi di sistema:<\/span><\/p>\n<ul>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Licenza DocuWare:<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> \u00c8 necessario che il modulo <\/span><b>Workflow Manager<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> sia attivo. Questa funzionalit\u00e0 \u00e8 inclusa di default nella licenza DocuWare Cloud , mentre richiede un&#8217;attivazione obbligatoria per le installazioni On-Premise.<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Diritti di Amministrazione:<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> L&#8217;utente che crea il flusso deve possedere i permessi di amministratore dell&#8217;organizzazione o la delega specifica per la configurazione dei workflow.<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Archivio Strutturato:<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> L&#8217;archivio di destinazione (File Cabinet) deve essere gi\u00e0 configurato con i campi indice (metadati) necessari che serviranno a governare le regole del flusso.<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<h2><b>I 3 trigger di avvio: Come nasce un workflow?<\/b><\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">In DocuWare, un workflow non si avvia &#8220;a comando&#8221;, ma <strong>risponde a eventi specifici legati al ciclo di vita del documento<\/strong>. Esistono tre macro-categorie di eventi attivatori:<\/span><\/p>\n<ol>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Nuova archiviazione:<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> il flusso si attiva nel momento esatto in cui un documento viene salvato nell&#8217;archivio (es. tramite scansione, trascinamento manuale o importazione automatica).<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Modifica dei metadati:<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> il processo parte quando un campo indice di un documento gi\u00e0 esistente viene modificato (es. lo stato di una fattura passa da &#8220;In verifica&#8221; ad &#8220;Approvata&#8221;).<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Flussi temporizzati (Timer):<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> il workflow si attiva in base a criteri temporali legati a una data (es. un promemoria inviato automaticamente 30 giorni prima della scadenza di un contratto).<\/span><\/li>\n<\/ol>\n<h2><b>Guida step by step nel Workflow Designer<\/b><\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">La configurazione operativa avviene all&#8217;interno del <\/span><a href=\"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/automatizzare-cicli-di-approvazione-con-docuware-workflow-designer\/\"><b>DocuWare Workflow Designer<\/b><\/a><span style=\"font-weight: 400;\">, uno strumento grafico basato su logica drag-and-drop.<\/span><\/p>\n<h3><b>Step 1: Creazione del flusso e associazione<\/b><\/h3>\n<ol>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Accedi alla configurazione di DocuWare e apri il pannello <\/span><b>Workflow<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">.<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Clicca su <\/span><b>Nuovo Workflow<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">.<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Assegna un nome univoco e chiaro al flusso (es. <\/span><i><span style=\"font-weight: 400;\">&#8220;Approvazione Fatture Passive&#8221;<\/span><\/i><span style=\"font-weight: 400;\">).<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Nel menu a tendina, seleziona l&#8217;<\/span><b>Archivio (File Cabinet)<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> a cui il flusso deve essere agganciato.<\/span><\/li>\n<\/ol>\n<h3><b>Step 2: Configurazione della condizione di avvio<\/b><\/h3>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Questo \u00e8 lo step critico. Qui si definiscono le regole di inclusione per evitare che <\/span><i><span style=\"font-weight: 400;\">ogni<\/span><\/i><span style=\"font-weight: 400;\"> documento archiviato attivi il flusso in modo indiscriminato.<\/span><\/p>\n<ol>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Seleziona l&#8217;evento di avvio (es. <\/span><b>&#8220;Nuovi documenti&#8221;<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">).<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Crea una regola di filtraggio basata sui metadati. Ad esempio: <\/span><span style=\"font-weight: 400;\">Tipo Documento = &#8220;Fattura&#8221;<\/span><span style=\"font-weight: 400;\"> AND <\/span><span style=\"font-weight: 400;\">Stato = &#8220;Da verificare&#8221;<\/span><span style=\"font-weight: 400;\">.<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Definisci i criteri per gli utenti: specifica se il flusso deve attivarsi per tutti gli utenti o solo quando l&#8217;archiviazione viene eseguita da specifici account o servizi automatici.<\/span><\/li>\n<\/ol>\n<h3><b>Step 3: Definizione delle attivit\u00e0 (Tasks) e delle variabili<\/b><\/h3>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Una volta che il documento ha attivato il trigger, deve essere assegnato a un utente o a un ruolo.<\/span><\/p>\n<ol>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Trascina l&#8217;elemento <\/span><b>Attivit\u00e0<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> nel grafico.<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Configura gli utenti o i ruoli abilitati a visualizzare quel task (es. <\/span><i><span style=\"font-weight: 400;\">Ruolo: Amministrazione<\/span><\/i><span style=\"font-weight: 400;\">).<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Definisci i moduli di decisione (es. i pulsanti &#8220;Approva&#8221; o &#8220;Rifiuta&#8221; che l&#8217;utente vedr\u00e0 nel suo client).<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Configura le <\/span><b>Variabili globali<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> se il flusso deve calcolare dati o interfacciarsi con sistemi esterni (ad esempio, richiamando un Web Service tramite API per connettersi all&#8217;ERP aziendale o a piattaforme di messaggistica ).<\/span><\/li>\n<\/ol>\n<h3><b>Step 4: Validazione e pubblicazione<\/b><\/h3>\n<ol>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Clicca sul pulsante <\/span><b>Convalida<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> nella barra degli strumenti per verificare che non vi siano errori logici o rami del flusso interrotti.<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Se la convalida ha esito positivo, clicca su <\/span><b>Pubblica<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">.<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Il workflow \u00e8 ora attivo: da questo momento, ogni documento che risponde ai requisiti impostati nello Step 2 far\u00e0 partire il processo in tempo reale.<\/span><\/li>\n<\/ol>\n<h2><b>Le best practices per l&#8217;IT Manager<\/b><\/h2>\n<ul>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Testare in un ambiente isolato:<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> Prima di pubblicare un workflow in produzione, crea una copia dell&#8217;archivio (es. <\/span><i><span style=\"font-weight: 400;\">Archivio_Test<\/span><\/i><span style=\"font-weight: 400;\">) per verificare che le notifiche, le assegnazioni e i cambi di stato avvengano esattamente come pianificato.<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Limitare i trigger complessi:<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> Cerca di utilizzare metadati precisi per l&#8217;avvio. Condizioni di trigger troppo generiche rischiano di sovraccaricare il server con flussi inutili.<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Gestire le eccezioni:<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> Utilizza i timeout all&#8217;interno delle attivit\u00e0 per fare in modo che, se un utente non gestisce un task entro un certo numero di giorni, il documento venga scalato automaticamente a un supervisore, evitando colli di bottiglia operativi.<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<h2><b>Conclusione<\/b><\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\"><strong>Configurare l&#8217;avvio di un workflow in DocuWare <\/strong>richiede metodo e una chiara mappatura preventiva dei processi aziendali. Automatizzare questi passaggi significa eliminare i tempi morti, tracciare ogni singola azione in ottica di conformit\u00e0 e consentire al personale di concentrarsi sul valore del dato anzich\u00e9 sulla gestione manuale del file.<\/span><\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Nel panorama aziendale moderno, l&#8217;efficienza non si misura pi\u00f9 soltanto dalla quantit\u00e0 di documenti digitalizzati, ma dalla velocit\u00e0 con cui questi si muovono attraverso i [&#8230;]<\/p>\n","protected":false},"author":7,"featured_media":2476,"comment_status":"closed","ping_status":"closed","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"footnotes":""},"categories":[43],"tags":[],"yoast_head":"<!-- This site is optimized with the Yoast SEO plugin v22.2 - https:\/\/yoast.com\/wordpress\/plugins\/seo\/ -->\n<title>Come avviare un workflow in DocuWare: guida tecnica step by step - Blog RealDocumentSolution<\/title>\n<meta name=\"description\" content=\"Questa guida tecnica step by step spiega come configurare e avviare un flusso di lavoro automatizzato all&#039;interno della piattaforma DocuWare.\" \/>\n<meta name=\"robots\" content=\"index, follow, max-snippet:-1, max-image-preview:large, max-video-preview:-1\" \/>\n<link rel=\"canonical\" href=\"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/come-avviare-un-workflow-in-docuware-guida-tecnica-step-by-step\/\" \/>\n<meta property=\"og:locale\" content=\"it_IT\" \/>\n<meta property=\"og:type\" content=\"article\" \/>\n<meta property=\"og:title\" content=\"Come avviare un workflow in DocuWare: guida tecnica step by step - 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