{"id":2435,"date":"2026-04-22T08:34:57","date_gmt":"2026-04-22T06:34:57","guid":{"rendered":"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/?p=2435"},"modified":"2026-03-28T10:35:56","modified_gmt":"2026-03-28T09:35:56","slug":"come-archiviare-i-documenti-cartacei-direttamente-dagli-scanner-e-dalle-stampanti-aziendali","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/come-archiviare-i-documenti-cartacei-direttamente-dagli-scanner-e-dalle-stampanti-aziendali\/","title":{"rendered":"Come archiviare i documenti cartacei direttamente dagli scanner e dalle stampanti aziendali"},"content":{"rendered":"<p><span style=\"font-weight: 400;\">Nel 2026, nonostante la maturit\u00e0 raggiunta dai processi digitali, molte aziende continuano ad <strong>archiviare<\/strong><\/span><b> i documenti cartacei <\/b><span style=\"font-weight: 400;\">provenienti dall&#8217;esterno o dai reparti operativi direttamente da scanner e stampanti. Documenti di trasporto (DDT) firmati, bolle di cantiere, certificati tecnici o moduli di manutenzione cartacei rappresentano spesso l&#8217;ultimo miglio &#8220;analogico&#8221; che rallenta l&#8217;intera catena del valore.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Il problema non \u00e8 solo la presenza della carta, ma la modalit\u00e0 con cui viene digitalizzata. Molti uffici utilizzano ancora il metodo tradizionale: scansionare il file, inviarlo alla propria casella email, scaricare l&#8217;allegato sul PC e caricarlo manualmente nel sistema documentale. Questo processo, oltre a essere incredibilmente ripetitivo, \u00e8 fonte di errori, smarrimenti e colli di bottiglia. La soluzione risiede nella <\/span><b>Digitalizzazione \u201cOne-Touch\u201d<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">, ovvero la capacit\u00e0 di archiviare e indicizzare un documento in DocuWare premendo un solo tasto sul display del dispositivo di scansione o della stampante multifunzione aziendale.<\/span><\/p>\n<h3><b>Il concetto di \u201cOne-Touch\u201d: eliminare i passaggi intermedi<\/b><\/h3>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">La digitalizzazione &#8220;One-Touch&#8221; trasforma lo scanner o la multifunzione in un terminale intelligente connesso direttamente al sistema di gestione documentale. Grazie alle <\/span><b>configurazioni di scansione<\/b> <b>di DocuWare<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">, l&#8217;utente non deve pi\u00f9 preoccuparsi di dove salvare il file o di come rinominarlo.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Il processo avviene in modo lineare: l&#8217;operatore posiziona il foglio nell&#8217;alimentatore e preme un pulsante personalizzato sul display (ad esempio, &#8220;Archiviazione DDT&#8221; o &#8220;Ingresso Fattura&#8221;). Da quel momento, il software prende il controllo, <\/span><b>digitalizza l&#8217;immagine e la invia istantaneamente all&#8217;archivio o al <a href=\"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/automatizzare-cicli-di-approvazione-con-docuware-workflow-designer\/\">workflow di competenza<\/a><\/b><span style=\"font-weight: 400;\">, senza che l&#8217;utente debba mai toccare il proprio computer.<\/span><\/p>\n<h3><b>Come funziona la tecnologia dietro il tasto di scansione<\/b><\/h3>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Per implementare una strategia &#8220;One-Touch&#8221; efficace, <\/span><b>DocuWare utilizza una combinazione di strumenti <\/b><span style=\"font-weight: 400;\">che lavorano in sinergia per garantire velocit\u00e0 e precisione:<\/span><\/p>\n<ul>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>DocuWare Desktop Apps:<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> Queste applicazioni collegano l&#8217;hardware di scansione locale con il cloud o il server DocuWare, permettendo una comunicazione bidirezionale fluida.<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Profili di Scansione Intelligenti:<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> Ogni tasto sul display della stampante \u00e8 collegato a un profilo specifico che definisce la risoluzione, il formato (solitamente PDF ricercabile) e la destinazione finale.<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Intelligent Indexing (AI):<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> Una volta scansionato, il documento viene analizzato dall&#8217;Intelligenza Artificiale che estrae automaticamente i dati chiave come il numero del fornitore, la data o l&#8217;importo.<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Import Jobs:<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> Questa funzione monitora le cartelle di rete in cui la stampante deposita le scansioni, prelevandole e archiviandole nel momento esatto in cui vengono create.<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<h3><b>Archiviare documenti nei diversi reparti<\/b><\/h3>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Vediamo come questa tecnologia semplifica la vita quotidiana in alcuni settori critici dell&#8217;azienda:<\/span><\/p>\n<h3><b>Logistica e Magazzino: la chiusura del ciclo DDT<\/b><\/h3>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Quando le merci arrivano in magazzino, il DDT firmato dal trasportatore deve essere archiviato per confermare l&#8217;avvenuta ricezione.<\/span><\/p>\n<ul>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>L&#8217;azione:<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> Il magazziniere scansiona il pacco di DDT della giornata premendo il tasto &#8220;Logistica Entrata&#8221;.<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Il risultato:<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> DocuWare riconosce i codici dei documenti, li associa automaticamente al <\/span><b>Dossier di Commessa<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> e aggiorna lo stato della spedizione nell&#8217;ERP aziendale tramite lo <\/span><a href=\"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/smart-connect-docuware\/\"><b>Smart Connect<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">.<\/span><\/a><\/li>\n<\/ul>\n<h3><b>Produzione e Manutenzione: rapporti d&#8217;intervento<\/b><\/h3>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">In officina o in cantiere, i tecnici spesso compilano moduli di controllo cartacei.<\/span><\/p>\n<ul>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>L&#8217;azione:<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> A fine turno, le schede vengono inserite nello scanner di reparto premendo &#8220;Rapporti Tecnici&#8221;.<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Il risultato:<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> Il sistema archivia i documenti garantendo l&#8217;integrit\u00e0 del dato per i futuri <\/span><b>Audit ISO<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> e invia una notifica automatica al responsabile per la revisione dei lavori svolti.<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<h3><b>Amministrazione: fatture estere e documenti di cortesia<\/b><\/h3>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Sebbene la fatturazione elettronica sia lo standard, continuano ad arrivare documenti cartacei da fornitori esteri.<\/span><\/p>\n<ul>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>L&#8217;azione:<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> L&#8217;impiegato preme &#8220;Fatture Passive&#8221; sulla stampante.<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Il risultato:<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> Il documento entra nel <\/span><b>Workflow di approvazione<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">, dove i dati estratti vengono confrontati con l&#8217;ordine d&#8217;acquisto originale per la validazione del pagamento.<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<h3><b>Sicurezza e Conformit\u00e0: non solo velocit\u00e0<\/b><\/h3>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Digitalizzare &#8220;alla fonte&#8221; non serve solo a risparmiare tempo, ma \u00e8 un pilastro fondamentale per la sicurezza e la conformit\u00e0 normativa, temi centrali nel panorama attuale della <\/span><b>NIS2<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">.<\/span><\/p>\n<ul>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Tracciabilit\u00e0 Immediata:<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> Ogni scansione genera istantaneamente un <\/span><b>Audit Trail<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">. L&#8217;azienda sa esattamente quando e da quale dispositivo \u00e8 stato acquisito il documento.<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Controllo degli Accessi:<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> Poich\u00e9 il file viene inviato direttamente a DocuWare, non &#8220;ristagna&#8221; nelle caselle email o nelle cartelle pubbliche dei PC, rispettando rigorosamente la <\/span><b>Configurazione degli accessi per ruoli<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">.<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Integrit\u00e0 del Dato:<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> Il file digitalizzato viene protetto e, se necessario, inviato in conservazione a norma, garantendo che la versione digitale sia legalmente valida e inalterabile nel tempo.<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<h3><b>Conclusione: integrare il mondo fisico e quello digitale<\/b><\/h3>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">In <\/span><b>Real Document Solution<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">, crediamo che l&#8217;automazione debba essere accessibile e immediata. La digitalizzazione &#8220;One-Touch&#8221; trasforma un&#8217;operazione spesso percepita come un peso burocratico in un gesto semplice e istantaneo. <\/span><b>Eliminare i passaggi intermedi tra lo scanner e l&#8217;archivio<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> significa ridurre drasticamente l&#8217;errore umano, liberare tempo prezioso e garantire che ogni informazione sia subito disponibile dove serve: nei vostri processi decisionali.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Integrare correttamente l&#8217;hardware dell&#8217;ufficio con la potenza software di <\/span><b>DocuWare<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> \u00e8 il passo finale per rendere la gestione documentale davvero &#8220;invisibile&#8221; e onnipresente nella vostra organizzazione.<\/span><\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Nel 2026, nonostante la maturit\u00e0 raggiunta dai processi digitali, molte aziende continuano ad archiviare i documenti cartacei provenienti 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