{"id":243,"date":"2023-11-16T10:10:00","date_gmt":"2023-11-16T09:10:00","guid":{"rendered":"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/?p=243"},"modified":"2023-12-29T11:28:33","modified_gmt":"2023-12-29T10:28:33","slug":"dematerializzazione-documenti-gestione-documentale-guida-completa","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/dematerializzazione-documenti-gestione-documentale-guida-completa\/","title":{"rendered":"Dematerializzazione documenti e gestione documentale: una guida completa"},"content":{"rendered":"\r\n

Chi non si ricorda la pila di documenti sulla scrivania e sugli scaffali in ufficio? E non stiamo parlando solo del volume fisico, ma anche quello inerente ai costi: stampare centinaia di documenti<\/strong>, infatti, \u00e8 tutt\u2019oggi un’operazione dispendiosa in termini di tempo e, soprattutto, di denaro.\u00a0<\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n

Nel corso del tempo abbiamo assistito ad una vera e propria rivoluzione digitale che ha travolto anche il nostro sistema di gestione documentale<\/strong>. Siamo passati dai cassetti della scrivania alle cartelle sul desktop del nostro computer.\u00a0<\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n

Questo passaggio ha portato tutti gli operatori a porre una maggiore attenzione a tutta una serie di strumenti alla base proprio della gestione documentale. Tuttavia, esistono documenti che non nascono gi\u00e0 digitali, e questo perch\u00e9 questa trasformazione 2.0 \u00e8 tutt\u2019oggi in atto. Ecco che qui si inserisce la dematerializzazione dei documenti<\/strong>, ovvero quel processo che porta alla creazione di un documento digitale in grado di sostituire – a tutti gli effetti di legge – l\u2019originale cartaceo.<\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n

Spesso per\u00f2 il termine \u201cdematerializzazione documentale<\/em>\u201d viene usato impropriamente o confuso con altri. Vediamo di fare chiarezza, cercando di capire come mai \u00e8 cos\u00ec importante oggi.\u00a0<\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n

Cos’\u00e8 la dematerializzazione dei documenti<\/strong><\/h2>\r\n\r\n\r\n\r\n

Con il termine \u201cdematerializzazione documentale\u201d si fa riferimento a quel particolare procedimento in grado di sostituire documenti cartacei con documenti digitali<\/strong>. Nella maggior parte dei casi si conclude con la conservazione sostitutiva, che contribuisce a produrre un documento digitale che \u00e8 in grado di sostituire – a tutti gli effetti di legge – l\u2019originale documento cartaceo.<\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n

Il termine non \u00e8 da confondere con la digitalizzazione<\/strong>. Qualora infatti i documenti siano prodotti sin dall\u2019origine in formato digitale, non si parla pi\u00f9 di \u201cdematerializzazione\u201d, ma di \u201cdigitalizzazione\u201d. Anche in questo caso per\u00f2 il processo termina con la conservazione digitale.<\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n

Gli step da seguire per la dematerializzazione e conservazione digitale dei documenti<\/strong><\/h2>\r\n\r\n\r\n\r\n

Il processo di dematerializzazione dei documenti<\/strong> richiede l\u2019utilizzo di alcuni strumenti digitali attraverso vari step.\u00a0 Vediamoli nel dettaglio:<\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n

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  1. Acquisizione del documento cartaceo<\/strong>: prima di tutto occorrono strumenti come gli scanner per documenti. Questo consente di per poter fare una copia digitale il pi\u00f9 conforme possibile al documento analogico originale. Possono essere utilizzati anche gli smartphone che sono in grado di catturare l\u2019immagine del documento con una fotografia, e inviarla ad un sistema per la gestione e conservazione.<\/li>\r\n
  2. Archiviazione e classificazione<\/strong>: in questa fase \u00e8 fondamentale essere dotati di un software di gestione documentale.<\/li>\r\n
  3. Protocollazione<\/strong>: protocollare un documento vuol dire registrarlo in modo univoco, assegnando un codice di identificazione quando il documento viene inserito all\u2019interno del sistema informativo.\u00a0<\/li>\r\n
  4. Firma elettronica<\/strong>: bisogna ricorrere a dei sistemi che attestino la validit\u00e0 di quel documento digitale. Parliamo ad esempio della firma digitale o della marcatura temporale. Inoltre esistono diversi tipi di firma digitale ed elettronica, garantendo diversi livelli di sicurezza e validit\u00e0 giuridica. Possiamo scegliere quella pi\u00f9 adatta alle nostre esigenze.<\/li>\r\n
  5. Conservazione a norma<\/strong>: il sistema di conservazione garantisce autenticit\u00e0 al documento informatico, la sua integrit\u00e0, affidabilit\u00e0, leggibilit\u00e0 e la sua reperibilit\u00e0. Una volta che vengono dematerializzati i documenti, l\u2019azienda – o il privato – dovr\u00e0 infatti conservarli a norma, oppure optare per la custodia degli originali cartacei in depositi in linea con gli standard e le misure di sicurezza richiesti, o ancora scegliere la conservazione digitale a norma dei documenti gi\u00e0 dematerializzati – con annessa eventuale distruzione dei documenti cartacei.<\/li>\r\n<\/ol>\r\n\r\n\r\n\r\n

    Perch\u00e9 il cartaceo \u00e8 superato<\/strong><\/h2>\r\n\r\n\r\n\r\n

    Ricerche recenti hanno evidenziato che il 55% dei documenti utilizzati nelle aziende <\/strong>sono su supporto cartaceo e che la gestione di questi documenti assorbe in media 3,6 ore a settimana per ogni lavoratore.<\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n

    Scegliere di eliminare la carta \u00e8 quindi una priorit\u00e0<\/a> per ogni azienda o privato che voglia migliorare la propria produttivit\u00e0 e tagliare i costi<\/strong>. I documenti cartacei creano una serie di inefficienze quotidiane nel modo di lavorare che coinvolge tutti i reparti aziendali. La dematerializzazione rappresenta il primo passaggio per per trasformare il documento in un elemento attivo, che porta con s\u00e9 informazioni che possono essere sfruttate solo se inserite all\u2019interno di processi digitali.<\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n

    I processi di gestione di documenti cartacei <\/strong>sono infatti onerosi sotto molti aspetti. Questi riguardano:\u00a0<\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n