{"id":239,"date":"2021-07-27T11:22:00","date_gmt":"2021-07-27T09:22:00","guid":{"rendered":"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/?p=239"},"modified":"2022-06-10T08:22:02","modified_gmt":"2022-06-10T06:22:02","slug":"conservazione-sostitutiva-cosa-e-come-si-fa-e-qual-e-la-normativa","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/conservazione-sostitutiva-cosa-e-come-si-fa-e-qual-e-la-normativa\/","title":{"rendered":"Conservazione sostitutiva: cos’\u00e8, come si fa e qual \u00e8 la normativa"},"content":{"rendered":"\n

Come azienda o privato saprai benissimo che nello svolgimento del tuo lavoro la produzione di documenti <\/strong>\u00e8 cresciuta in modo esponenziale nel corso del tempo. Ogni giorno vengono prodotti centinaia di documenti e tutti gli operatori sono tenuti a conservarne almeno una parte. Ricorda che qualsiasi servizio tu stia offrendo, i documenti rappresentano innanzitutto una testimonianza. <\/p>\n\n\n\n

Nel corso del tempo si \u00e8 sentita sempre pi\u00f9 forte l\u2019esigenza di porre alcune regole nell\u2019ambito della conservazione dei documenti<\/strong>. Fino a prima dell\u2019avvento del computer, la normativa si basava soltanto sui documenti cartacei.<\/p>\n\n\n\n

Cos\u2019\u00e8 cambiato nel momento in cui \u00e8 stato deciso di dare validit\u00e0 legale anche ai documenti dematerializzati<\/strong> e a quelli nativi digitali? Un documento informatico pu\u00f2 infatti nascere gi\u00e0 digitale oppure essere il frutto della dematerializzazione di un documento cartaceo. \u00c8 proprio in questa seconda ipotesi che si parla di conservazione sostitutiva.<\/strong><\/p>\n\n\n\n

Vediamo adesso in cosa consiste e come conservare a norma i documenti digitali. <\/p>\n\n\n\n

Cos’\u00e8 la conservazione sostitutiva?<\/strong><\/h2>\n\n\n\n

Questo particolare tipo di conservazione viene definito come procedura legale\/informatica <\/strong>regolamentata dalla legge italiana. Questo tipo di conservazione \u00e8 in grado di garantire validit\u00e0 legale di un documento informatico nel tempo, intendendo come documento informatico una \u201crappresentazione di atti o fatti e dati su un supporto sia esso cartaceo o informatico\u201d (delibera CNIPA n. 11\/2004).<\/p>\n\n\n\n

Talvolta definita come “conservazione a norma”, equipara – a certe condizioni – documenti cartacei con quelli elettronici. La conservazione sostitutiva<\/strong> permette sia alle aziende sia all’amministrazione pubblica di risparmiare innanzitutto sui costi di stampa, oltre che su quelli di archiviazione e conservazione – soprattutto considerando tutti quei documenti che per legge devono essere conservati per anni.<\/p>\n\n\n\n

Se in generale la conservazione elettronica<\/strong> dei documenti informatici viene definita come un processo che utilizza soluzioni informatiche al fine di assicurare il mantenimento del valore giuridico, delle sue caratteristiche di integrit\u00e0 ed autenticit\u00e0, ma anche dell\u2019accesso e della leggibilit\u00e0, la conservazione sostitutiva <\/strong>\u00e8 <\/strong>il processo di trasformazione di un documento cartaceo in digitale<\/strong> – oltre che della sua conservazione a norma. Per realizzare questo procedimento \u00e8 necessario utilizzare specifici strumenti per la digitalizzazione e l’autenticazione.<\/p>\n\n\n\n

Conservazione sostitutiva: come funziona<\/strong><\/h2>\n\n\n\n

Conservare digitalmente un documento<\/strong> vuol dire sostituire la sua forma cartacea – in questo caso \u00e8 la legge ad individuare i soggetti giuridici tenuti a conservarlo – con il suo equivalente digitale. Il documento mantiene la forma, il contenuto e il tempo attraverso la firma digitale<\/a> e la marca temporale. \u00c8 possibile dare la paternit\u00e0 e rendere immodificabile un documento informatico proprio attraverso la tecnologia della firma digitale, che sar\u00e0 poi affiancata dalla marcatura temporale, la quale permette di porre data certa sul documento digitale prodotto.<\/p>\n\n\n\n

La conservazione sostitutiva \u00e8 l\u2019unico metodo di conservazione legalmente valido <\/strong>per alcune tipologie di documenti, che per loro stessa natura non possono essere materializzati su carta. Parliamo ad esempio di:<\/p>\n\n\n\n