{"id":2346,"date":"2026-01-23T08:29:21","date_gmt":"2026-01-23T07:29:21","guid":{"rendered":"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/?p=2346"},"modified":"2026-01-19T11:30:19","modified_gmt":"2026-01-19T10:30:19","slug":"come-usare-i-timbri-in-docuware-una-guida-completa","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/come-usare-i-timbri-in-docuware-una-guida-completa\/","title":{"rendered":"Come usare i timbri in DocuWare: una guida completa"},"content":{"rendered":"<p><span style=\"font-weight: 400;\">I <strong>timbri digitali<\/strong> sono una delle funzionalit\u00e0 pi\u00f9 sottovalutate di DocuWare, ma anche tra le pi\u00f9 efficaci per semplificare i processi quotidiani. Consentono di <\/span><b>approvare documenti, aggiungere commenti strutturati e persino modificare valori di indicizzazione<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">, il tutto senza alterare il contenuto originale del file.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Se utilizzati correttamente, i timbri diventano uno <strong>strumento operativo centrale per amministrazione, finanza, HR e uffici tecnici<\/strong>, migliorando tracciabilit\u00e0, velocit\u00e0 e coerenza dei flussi documentali.<\/span><\/p>\n<h2><b>Cosa sono i timbri in DocuWare e come funzionano<\/b><\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Un <strong>timbro digitale in DocuWare<\/strong> funziona in modo simile a un timbro tradizionale, ma con un vantaggio fondamentale: le informazioni inserite non modificano il documento originale.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Il timbro viene applicato su un <\/span><b>livello di annotazione<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">, una sorta di overlay che contiene testi, elementi grafici o dati strutturati. Questo approccio garantisce che il documento resti integro e conforme, mantenendo allo stesso tempo una chiara evidenza delle attivit\u00e0 svolte.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">I <strong>timbri<\/strong> possono includere:<\/span><\/p>\n<ul>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Testo statico o dinamico<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Nome dell\u2019utente che applica il timbro<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Data e ora<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Immagini, come una firma autografa<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Valori collegati ai campi di indicizzazione<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<h2><b>Approvare documenti con i timbri di firma<\/b><\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Uno degli utilizzi pi\u00f9 comuni dei timbri in DocuWare \u00e8 l\u2019<strong>approvazione dei documenti<\/strong>. Fatture, ordini, istruzioni operative o documenti interni possono essere approvati direttamente nel viewer, senza stampe n\u00e9 passaggi manuali.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">DocuWare offre due modalit\u00e0 principali:<\/span><\/p>\n<ul>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Timbro testuale con nome utente<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">, ideale per approvazioni rapide e tracciabili<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Timbro grafico con firma autografa<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">, utile quando \u00e8 richiesto un elemento visivo simile alla firma tradizionale<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">In entrambi i casi, il timbro rende immediatamente visibile chi ha approvato il documento e quando, facilitando verifiche interne e audit.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">\u00c8 importante sottolineare che il timbro non sostituisce la firma digitale qualificata quando richiesta per legge, ma rappresenta uno strumento estremamente efficace per i processi di approvazione interna.<\/span><\/p>\n<h2><b>Usare i timbri per modificare i campi di indicizzazione<\/b><\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Un aspetto particolarmente potente dei timbri DocuWare \u00e8 la possibilit\u00e0 di <\/span><b>aggiornare o inserire valori di <a href=\"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/allegati-e-mail-in-formato-pdf-come-utilizzare-al-meglio-lindicizzazione-automatica-di-docuware\/\">indicizzazione<\/a><\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> direttamente al momento dell\u2019applicazione.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Un esempio pratico riguarda la gestione delle fatture fornitori. Se documenti provenienti da reparti diversi devono essere imputati a <\/span><b>centri di costo differenti<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">, l\u2019operatore pu\u00f2 selezionare il centro di costo corretto tramite un timbro.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Il risultato \u00e8 duplice:<\/span><\/p>\n<ul>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Il valore scelto appare come nota visibile sul documento<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Lo stesso valore viene salvato come campo di indicizzazione, pronto per workflow, report o integrazioni con ERP<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Per garantire coerenza, \u00e8 consigliabile collegare il timbro a una <\/span><b>lista di selezione predefinita<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">, evitando errori di digitazione e assicurando uniformit\u00e0 nei dati.<\/span><\/p>\n<h2><b>Come configurare un timbro in DocuWare<\/b><\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">La <strong>configurazione dei timbri<\/strong> \u00e8 semplice e non richiede competenze tecniche avanzate. Dal pannello di configurazione DocuWare \u00e8 possibile creare e personalizzare nuovi timbri seguendo alcuni passaggi chiave.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Il processo prevede:<\/span><\/p>\n<ul>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Selezione di un modello<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">, partendo da template gi\u00e0 disponibili<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Personalizzazione di testo e design<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">, definendo font, dimensioni e colori<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Definizione delle regole di utilizzo<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">, stabilendo quando e su quali documenti il timbro pu\u00f2 essere applicato<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Test operativo<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">, per verificare che il timbro funzioni correttamente nei flussi reali<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Questa flessibilit\u00e0 consente di adattare i timbri a esigenze specifiche, dai processi amministrativi a quelli HR o tecnici.<\/span><\/p>\n<h2><b>Integrazione dei timbri nei workflow<\/b><\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">I timbri diventano particolarmente efficaci quando sono inseriti all\u2019interno di <\/span><b><a href=\"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/firma-digitale-marca-temporale-e-workflow-un-caso-reale-di-approvazione-contratti-in-docuware\/\">workflow<\/a> strutturati<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">. Possono essere richiesti come azione obbligatoria in una fase di approvazione o utilizzati per aggiornare automaticamente lo stato di un documento.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Ad esempio, l\u2019applicazione di un timbro \u201cApprovato\u201d pu\u00f2:<\/span><\/p>\n<ul>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Aggiornare un campo di stato<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Attivare il passaggio alla fase successiva del workflow<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Rendere il documento disponibile per l\u2019archiviazione finale o l\u2019invio<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">In questo modo, il timbro non \u00e8 solo un elemento visivo, ma una vera leva di automazione.<\/span><\/p>\n<h2><b>Mostrare o nascondere i timbri nel viewer<\/b><\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Nel tempo, un documento pu\u00f2 accumulare pi\u00f9 timbri, annotazioni o evidenziazioni. Per mantenere una visualizzazione pulita, DocuWare consente di <\/span><b>mostrare o nascondere il livello di annotazione<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> con un semplice comando.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Il livello \u00e8 visibile per impostazione predefinita, cos\u00ec da rendere immediatamente tracciabili tutte le attivit\u00e0 svolte. Quando necessario, l\u2019utente pu\u00f2 nasconderlo e visualizzare il documento nella sua forma originale, senza sovrapposizioni.<\/span><\/p>\n<h2><b>Perch\u00e9 i timbri migliorano efficienza e controllo<\/b><\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Usare i timbri in modo strutturato permette alle aziende di:<\/span><\/p>\n<ul>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Velocizzare le approvazioni<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Ridurre email e passaggi manuali<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Migliorare la tracciabilit\u00e0 delle decisioni<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Garantire coerenza nei dati indicizzati<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">In un <strong>sistema di gestione documentale maturo, i timbri non sono un dettaglio accessorio, ma uno strumento chiave<\/strong> per rendere i processi pi\u00f9 fluidi, sicuri e controllabili.<\/span><\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>I timbri digitali sono una delle funzionalit\u00e0 pi\u00f9 sottovalutate di DocuWare, ma anche tra le pi\u00f9 efficaci per semplificare i processi quotidiani. 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