{"id":229,"date":"2021-07-22T12:30:01","date_gmt":"2021-07-22T10:30:01","guid":{"rendered":"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/?p=229"},"modified":"2022-05-25T15:20:55","modified_gmt":"2022-05-25T13:20:55","slug":"ricerca-full-text-cosa-e-come-renderla-efficace-con-docuware","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/ricerca-full-text-cosa-e-come-renderla-efficace-con-docuware\/","title":{"rendered":"Ricerca Full Text: cos\u2019\u00e8 e come renderla efficace con DocuWare"},"content":{"rendered":"\n<p>La grande quantit\u00e0 di documentazione che viene prodotta ogni giorno da qualsiasi azienda, deve essere gestita attraverso un <strong>archivio digitale<\/strong>. Questi sistemi di gestione documentale sono tra i pi\u00f9 intelligenti ed efficaci nell\u2019ambito della consultazione di documenti: permettono, infatti, di consultare &#8211; velocemente e con semplicit\u00e0 &#8211; ogni tipo di informazione, con la possibilit\u00e0 di recuperare dall&#8217;archivio qualsiasi file digitale per poter svolgere al meglio tutti i processi di lavoro.&nbsp;&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p>Quante volte, infatti, pu\u00f2 capitare di dover <strong>recuperare un\u2019informazione tra migliaia di documenti<\/strong>? Spesso non sappiamo in quale file o archivio sia contenuta questa informazione, oppure non sappiamo in quale pagina di un preciso documento.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p>Tuttavia, esiste un sistema che permette di svolgere questa operazione di ricerca in modo semplice ed immediato: la <strong>ricerca Full Text<\/strong>. Facilitare questo tipo di ricerca diventa, infatti, fondamentale per un\u2019azienda o un privato che non vuole perdere risorse inutili, ma vuole ottimizzare tempo ed efficienza.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p>Vediamo in concreto in cosa consista una ricerca Full Text, i motivi per cui \u00e8 fondamentale saperla utilizzare e<strong> perch\u00e8 DocuWare \u00e8 il sistema ideale<\/strong> per questa operazione.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><strong>Ricerca Full Text: cos\u2019\u00e8&nbsp;<\/strong><\/h2>\n\n\n\n<p>La <strong>ricerca Full Text<\/strong> &#8211; la cosiddetta <em>ricerca a testo intero<\/em> &#8211; permette di recuperare facilmente un documento partendo da un termine specifico. In questo modo non solo \u00e8 possibile risalire al documento in pochi secondi, ma esiste anche un sistema che suggerisce la pagina in cui \u00e8 contenuto il termine cercato. Questo sistema \u00e8 DocuWare, di cui parleremo nel dettaglio pi\u00f9 avanti.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p>In una ricerca Full Text il motore di ricerca provvede ad <strong>esaminare ogni parola in ciascun documento archiviato<\/strong>, con lo scopo di trovare un riscontro secondo determinati criteri &#8211; come ad esempio le parole fornite dall&#8217;utente.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p>Questo tipo di ricerca fa infatti riferimento a tutte quelle tecniche per la ricerca di un documento &#8211; o di una collezione di documenti &#8211; sulla base di dati full text.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p>Per approfondire come funziona la ricerca Full Text guarda <a href=\"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/ricerca-fulltext\">questo video<\/a>!<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><strong>Ricerca Full Text e ricerca per metadati: le differenze<\/strong><\/h2>\n\n\n\n<p>L&#8217;<strong>applicazione Full Text <\/strong>serve per elaborare ricerche direttamente all\u2019interno del contenuto dei documenti. Quando utilizziamo un sistema di gestione documentale, ogni documento viene completato con una serie di dati aggiuntivi &#8211; i cosiddetti metadati &#8211;&nbsp; che sono utili come chiavi di ricerca.<\/p>\n\n\n\n<p>La ricerca Full Text si distingue dalle<strong> ricerche basate su metadati<\/strong> &#8211; ovvero singole informazioni che descrivono un insieme di dati &#8211; o su parti di testi originali (ad esempio titoli, sommari, riferimenti bibliografici o sezioni selezionate). Nel caso della ricerca Full Text, la keyword<em> <\/em>inserita pu\u00f2 essere presente in tutto il contenuto del documento, a prescindere dalla sua posizione nel testo. La ricerca non verr\u00e0 effettuata sulla base soltanto del corpo del documento, ma anche sui vari titoli o sommari.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p>I <strong>metadati<\/strong> sono dati strutturati che rispondono a degli standard propri dell\u2019archiviazione documentale digitale. Tutte le informazioni che possono essere gestite nell\u2019ambito dei metadati non possono per\u00f2 descrivere il documento nei suoi dettagli. Qualora infatti fosse necessario rintracciare il documento in archivio attraverso una <em>keyword <\/em>non prevedibile in fase di archiviazione, la ricerca Full Text \u00e8 sicuramente la soluzione giusta e ideale, che ti permetter\u00e0 di risparmiare tempo e risorse.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p>Se hai bisogno di <strong>ricercare una singola parola o una frase<\/strong> all\u2019interno del contenuto di qualsiasi documento, la funzione Full Text risulta essere indispensabile. Il vantaggio di utilizzare questo tipo di ricerca sta proprio nella possibilit\u00e0 di<strong> <\/strong>cercare parole o frasi che non fanno parte della indicizzazione per chiavi che viene effettuata al momento dell&#8217;archiviazione.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p>Infatti in alcuni progetti di archiviazione documentale digitale, pu\u00f2 non essere sufficiente la ricerca dei documenti in archivio attraverso i metadati, mentre pu\u00f2 esserci invece la<strong> necessit\u00e0 di ritrovare un documento digitale<\/strong> a partire proprio da una parola o da una porzione di testo all\u2019interno del corpo del documento. Lo strumento pi\u00f9 efficace per effettuare <a href=\"https:\/\/www.bucap.it\/news\/approfondimenti-tematici\/protocollo_informatico\/significato-repository.htm\">questo tipo<\/a> di ricerca \u00e8 proprio la ricerca Full Text.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><strong>DocuWare e ricerca Full Text: tutti i vantaggi<\/strong><\/h2>\n\n\n\n<p><strong>DocuWare<\/strong> \u00e8 ideale per chi vuole svolgere una ricerca Full Text efficiente. Attraverso l\u2019utilizzo di questo sistema potrai risparmiare tempo prezioso nella ricerca dei tuoi documenti. Utilizzando DocuWare potrai ridurre il tuo tempo di recupero dei documenti da pi\u00f9 di 24 ore a pochi secondi!&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p>DocuWare \u00e8 infatti dotato di un\u2019interfaccia semplice ed intuitiva, che render\u00e0 la tua ricerca facile ed immediata. Questo sistema ti permetter\u00e0 inoltre di avere tutta una serie di <strong>vantaggi<\/strong>, tra cui:<\/p>\n\n\n\n<ul><li><strong>Trovare facilmente le informazioni<\/strong> che stai cercando all\u2019interno dell\u2019archivio;<\/li><li><strong>Recuperare i documenti <\/strong>della stessa pratica;<\/li><li><strong>Monitorare i documenti <\/strong>durante tutto il loro ciclo di vita.&nbsp;<\/li><\/ul>\n\n\n\n<p>Come fare? Niente di pi\u00f9 semplice! All\u2019interno della barra di ricerca di DocuWare \u00e8 presente la voce <em>Cerca<\/em>. Cliccando su questa avrai la possibilit\u00e0 di effettuare varie tipologie di ricerche sulla base di criteri diversi. Il primo tra questi \u00e8 proprio la ricerca Full Text. Questa funzionalit\u00e0 ti permette di <strong>cercare qualsiasi informazione all\u2019interno di tutti i documenti archiviati nel sistema<\/strong>, come una parola, un codice o anche un importo. DocuWare ti proporr\u00e0 velocemente tutti i documenti in cui \u00e8 contenuto il termine ricercato.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p>Non solo: se si apre con un doppio click un documento trovato dal sistema, viene <strong>evidenziato il termine che hai cercato<\/strong>. Il tutto esattamente nella posizione e nella pagina in cui \u00e8 presente. Questa operazione faciliter\u00e0 ancora di pi\u00f9 la tua ricerca. Attraverso DocuWare, in pochi click potrai recuperare &#8211; direttamente dal tuo archivio elettronico &#8211; tutte le informazioni di cui hai bisogno.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p>Infine, grazie alla funzione \u201cdocumenti collegati\u201d potrai cercare un documento <strong>guardando tra i file che appartengono alla stessa pratica<\/strong> o che hanno campi tra loro in comune. In sostanza, questo si sostituisce al concetto di dossier cartaceo. Per avere sempre un&#8217;azione di controllo sullo stato di avanzamento dei lavori, \u00e8 possibile visualizzare tutti i documenti che sono in uno stato particolare del workflow, come ad esempio le fatture da approvare o un ordine da evadere. Questo ti permetter\u00e0 di avere sotto controllo la situazione dei tuoi documenti in ogni momento.<\/p>\n\n\n\n<p>In questo modo potrai<strong> ridurre del 90% i tempi di recupero delle informazioni<\/strong> all&#8217;interno del tuo archivio. Contattaci per scoprire come \u00e8 facile rendere la tua ricerca pi\u00f9 veloce ed efficiente.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>La grande quantit\u00e0 di documentazione che viene prodotta ogni giorno da qualsiasi azienda, deve essere gestita attraverso un archivio digitale. 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