{"id":2275,"date":"2025-11-12T08:56:46","date_gmt":"2025-11-12T07:56:46","guid":{"rendered":"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/?p=2275"},"modified":"2025-11-13T10:20:15","modified_gmt":"2025-11-13T09:20:15","slug":"elaborazione-simultanea-fatture-elettroniche-formato-pdf-in-docuware","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/elaborazione-simultanea-fatture-elettroniche-formato-pdf-in-docuware\/","title":{"rendered":"Elaborazione simultanea di fatture elettroniche e in formato PDF in DocuWare: una guida completa"},"content":{"rendered":"<p><span style=\"font-weight: 400;\">La <strong>gestione delle fatture elettroniche <\/strong>\u00e8 da sempre uno dei processi pi\u00f9 delicati all\u2019interno delle imprese. Tra fornitori che inviano file XML conformi ai diversi standard europei e altri che continuano a trasmettere documenti in PDF, il rischio di frammentazione e disallineamento dei dati \u00e8 elevato.<\/span><span style=\"font-weight: 400;\"><br \/>\n<\/span><b>DocuWare<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> risponde a questa complessit\u00e0 con una soluzione unica e integrata, che consente di <\/span><b>elaborare contemporaneamente fatture elettroniche e PDF<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">, automatizzando la fase di riconoscimento, indicizzazione e validazione.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">In questa guida vediamo come funziona la gestione combinata delle fatture in DocuWare, quali vantaggi porta ai team amministrativi e come configurarla in modo ottimale.<\/span><\/p>\n<h2><b>La sfida: formati diversi, un unico processo<\/b><\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Le aziende europee ricevono oggi un\u2019ampia variet\u00e0 di formati di fattura elettronica, ciascuno con specifiche tecniche e standard nazionali.<\/span><span style=\"font-weight: 400;\"><br \/>\n<\/span><span style=\"font-weight: 400;\">Un\u2019impresa che opera su pi\u00f9 mercati, ad esempio, pu\u00f2 ricevere:<\/span><\/p>\n<ul>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>XRechnung<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> (Germania)<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>FacturaE<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> (Spagna)<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>FatturaPA<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> (Italia)<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>KSeF<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> (Polonia)<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Ognuno di questi sistemi utilizza un linguaggio XML con strutture differenti. Parallelamente, molti fornitori continuano a inviare <\/span><b>fatture PDF<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">, spesso con layout non uniformi o contenenti dati complessi da estrarre manualmente.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Senza un sistema automatizzato, questo porta a un aumento del carico di lavoro per i reparti contabili, che devono verificare manualmente i dati, archiviare i documenti e riconciliare le informazioni con l\u2019ERP aziendale.<\/span><\/p>\n<h2><b>DocuWare: un\u2019unica piattaforma per e-invoice e PDF<\/b><\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Con <\/span><b>DocuWare 7.12 e versioni successive<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">, \u00e8 possibile gestire in modo simultaneo sia le fatture elettroniche XML sia i PDF ricevuti via email.<\/span><span style=\"font-weight: 400;\"><br \/>\n<\/span><span style=\"font-weight: 400;\">Grazie alla combinazione tra <\/span><a href=\"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/docuware-idp-ocr-quali-sono-le-differenze\/\"><b>riconoscimento automatico delle e-invoice<\/b><\/a><span style=\"font-weight: 400;\"> e <\/span><b>DocuWare Intelligent Document Processing (IDP)<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">, tutti i documenti vengono:<\/span><\/p>\n<ol>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Importati automaticamente<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> dalle caselle di posta aziendali;<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Identificati e classificati<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> in base al formato (e-invoice o PDF);<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Indicizzati<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> in un unico passaggio, con estrazione automatica dei dati;<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Instradati nei workflow approvativi<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> per la validazione o l\u2019invio al gestionale.<\/span><\/li>\n<\/ol>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Questo approccio consente di <\/span><b>eliminare la distinzione operativa tra formati diversi<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">, offrendo al team contabile una vista completa e centralizzata su tutte le fatture in ingresso.<\/span><\/p>\n<h2><b>Riconoscimento automatico delle fatture elettroniche<\/b><\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Il motore di riconoscimento di DocuWare \u00e8 in grado di identificare <\/span><b>tutti i principali formati XML basati su standard UBL e CII<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">, come XRechnung e FacturaE, e supporta configurazioni dedicate per FatturaPA e KSeF.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Un\u2019azienda che riceve fatture da fornitori di diversi Paesi pu\u00f2 quindi impostare <\/span><b>pi\u00f9 configurazioni<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> in base ai formati di origine:<\/span><\/p>\n<ul>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Una per i formati UBL (come XRechnung e FacturaE);<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Una per i formati nazionali specifici (FatturaPA per l\u2019Italia, KSeF per la Polonia).<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">DocuWare identifica automaticamente ogni documento in ingresso e applica la configurazione corretta. In questo modo, <\/span><b>tutte le e-invoice vengono elaborate in modo coerente e senza interventi manuali<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">, con i dati immediatamente disponibili per i workflow aziendali o per l\u2019integrazione con ERP esterni.<\/span><\/p>\n<h2><b>Elaborazione dei PDF con DocuWare IDP<\/b><\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Le <\/span><b>fatture PDF<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">, spesso ancora predominanti in molti settori, vengono elaborate attraverso <\/span><a href=\"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/digitalizza-documenti-in-modo-veloce-ed-efficiente-con-docuware-idp\/\"><b>DocuWare Intelligent Document Processing (IDP)<\/b><\/a><span style=\"font-weight: 400;\">, la tecnologia di riconoscimento intelligente basata su intelligenza artificiale e machine learning.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\"><strong>DocuWare IDP<\/strong> \u00e8 in grado di:<\/span><\/p>\n<ul>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\"><strong>Estrarre dati anche da documenti complessi<\/strong> <strong>o da PDF<\/strong> generati da scansioni;<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\"><strong>Riconoscere elementi<\/strong> grafici, timbri e campi non strutturati;<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\"><strong>Leggere con precisione<\/strong> <\/span><b>documenti non standardizzati<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">, come note di consegna o allegati;<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\"><strong>Ridurre drasticamente gli errori<\/strong> di inserimento e validazione.<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Grazie a queste funzionalit\u00e0, \u00e8 possibile <\/span><b>automatizzare completamente l\u2019indicizzazione<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> dei documenti PDF e includerli nello stesso flusso approvativo delle e-invoice.<\/span><\/p>\n<h2><b>Come configurare la gestione combinata<\/b><\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Per attivare la gestione simultanea di fatture elettroniche e PDF, \u00e8 sufficiente configurare DocuWare secondo pochi passaggi.<\/span><span style=\"font-weight: 400;\"><br \/>\n<\/span><span style=\"font-weight: 400;\">Nella sezione <\/span><b>Configurazione generale e-mail<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">, seleziona l\u2019opzione <\/span><i><span style=\"font-weight: 400;\">Importazione automatica<\/span><\/i><span style=\"font-weight: 400;\"> e abilita la voce <\/span><i><span style=\"font-weight: 400;\">Elaborazione documenti automatica (solo per l\u2019indicizzazione)<\/span><\/i><span style=\"font-weight: 400;\">.<\/span><span style=\"font-weight: 400;\"><br \/>\n<\/span><span style=\"font-weight: 400;\">Da qui, scegli <\/span><b>\u201cSelezione automatica (combinazione di tutte le configurazioni)\u201d<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">In questo modo, DocuWare applicher\u00e0 <\/span><b>automaticamente la configurazione corretta<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> in base al tipo di documento ricevuto.<\/span><span style=\"font-weight: 400;\"><br \/>\n<\/span><span style=\"font-weight: 400;\">Le versioni supportate sono:<\/span><\/p>\n<ul>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>DocuWare 7.12<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> per i formati XML standard UBL\/CII;<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>DocuWare 7.13<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> per gestire anche formati nazionali come FatturaPA e KSeF.<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Per i sistemi <\/span><b>on-premises<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">, \u00e8 necessario disporre della licenza <\/span><b>Connect to Mail<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">, che consente l\u2019integrazione diretta con le caselle di posta aziendali.<\/span><\/p>\n<h2><b>Vantaggi per la contabilit\u00e0 fornitori<\/b><\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">L\u2019integrazione tra elaborazione e-invoice e PDF offre benefici concreti per i team finance e per l\u2019intera azienda:<\/span><\/p>\n<ul>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Un\u2019unica procedura di importazione e indicizzazione<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">, indipendentemente dal formato del documento.<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Riduzione dei tempi di lavorazione<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">, grazie all\u2019eliminazione delle verifiche manuali.<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Dati sempre coerenti e aggiornati<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">, con tracciabilit\u00e0 completa di ogni passaggio.<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Maggiore accuratezza<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> nella riconciliazione tra ordini, fatture e documenti di consegna.<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Audit e controlli semplificati<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">, con accesso immediato alle informazioni archiviate.<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Scalabilit\u00e0<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">, grazie a un sistema che cresce con il volume dei documenti e si adatta a nuovi formati normativi.<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<h2><b>Conclusione<\/b><\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Gestire pi\u00f9 formati di fattura non deve essere un ostacolo alla digitalizzazione dei processi amministrativi.<\/span><span style=\"font-weight: 400;\"><br \/>\n<\/span><span style=\"font-weight: 400;\">Con DocuWare, \u00e8 possibile <\/span><b>automatizzare completamente l\u2019elaborazione di fatture elettroniche e PDF<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> all\u2019interno di un unico flusso, migliorando la velocit\u00e0, la precisione e la compliance aziendale.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Che si tratti di <\/span><b>integrare formati XML europei<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> o di leggere PDF complessi con l\u2019intelligenza artificiale di <\/span><b>DocuWare IDP<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">, le imprese possono contare su un sistema flessibile, sicuro e pronto per l\u2019evoluzione della fatturazione digitale.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Con l\u2019esperienza di <\/span><b>Real Document Solution<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">, ogni azienda pu\u00f2 configurare il proprio processo di gestione fatture in modo efficiente e conforme, eliminando la frammentazione e costruendo un flusso davvero integrato \u2014 dal documento alla decisione.<\/span><\/p>\n<p><br style=\"font-weight: 400;\" \/><br style=\"font-weight: 400;\" \/><\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>La gestione delle fatture elettroniche \u00e8 da sempre uno dei processi pi\u00f9 delicati all\u2019interno delle imprese. 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