{"id":2262,"date":"2025-10-31T08:45:40","date_gmt":"2025-10-31T07:45:40","guid":{"rendered":"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/?p=2262"},"modified":"2025-10-27T10:46:53","modified_gmt":"2025-10-27T09:46:53","slug":"ricerca-documenti-docuware-scorciatoie-e-funzionalita-avanzate","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/ricerca-documenti-docuware-scorciatoie-e-funzionalita-avanzate\/","title":{"rendered":"Come rendere pi\u00f9 veloce la ricerca dei documenti in DocuWare: scorciatoie e funzionalit\u00e0 avanzate"},"content":{"rendered":"<p><span style=\"font-weight: 400;\">Quando si gestiscono centinaia di documenti ogni giorno, anche pochi secondi risparmiati per ogni ricerca fanno la differenza.<\/span><span style=\"font-weight: 400;\"><br \/>\n<\/span><span style=\"font-weight: 400;\">Nel lavoro quotidiano, infatti, la rapidit\u00e0 con cui si riesce a <\/span><b>trovare le informazioni giuste al momento giusto<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> \u00e8 uno dei fattori che incide di pi\u00f9 sulla produttivit\u00e0 aziendale. <\/span><span style=\"font-weight: 400;\">DocuWare, la piattaforma di gestione documentale scelta da migliaia di imprese in tutto il mondo, \u00e8 progettata per semplificare questo processo. Oltre alle funzioni di ricerca standard, offre <\/span><b>strumenti avanzati e scorciatoie intelligenti <\/b><span style=\"font-weight: 400;\">che aiutano a velocizzare la consultazione dei documenti archiviati, riducendo i passaggi manuali e migliorando la precisione dei risultati.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Vediamo quindi come sfruttare al meglio queste funzionalit\u00e0: dai caratteri jolly alle <\/span><b>scorciatoie da tasteria<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">, passando per alcuni suggerimenti pratici per ottimizzare ogni ricerca.<\/span><\/p>\n<h2><b>Ricerche flessibili anche con informazioni incomplete grazie ai caratteri jolly<\/b><\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Pu\u00f2 capitare di non ricordare con esattezza il nome di un cliente, la ragione sociale di un fornitore o il titolo di un progetto. In questi casi, DocuWare offre una soluzione semplice ma potente: le <\/span><b>wildcard<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">, ovvero i caratteri jolly che consentono di eseguire ricerche anche con termini incompleti.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">I caratteri jolly pi\u00f9 utilizzati sono due:<\/span><\/p>\n<ul>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Asterisco (*)<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">: rappresenta <\/span><i><span style=\"font-weight: 400;\">qualsiasi numero di caratteri<\/span><\/i><span style=\"font-weight: 400;\">.<\/span>\n<ul>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"2\"><i><span style=\"font-weight: 400;\">Esempio:<\/span><\/i><span style=\"font-weight: 400;\"> digitando <\/span><b>Digital<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">* si otterranno risultati come <\/span><i><span style=\"font-weight: 400;\">digitalizzazione<\/span><\/i><span style=\"font-weight: 400;\">, <\/span><i><span style=\"font-weight: 400;\">digital project<\/span><\/i><span style=\"font-weight: 400;\">, <\/span><i><span style=\"font-weight: 400;\">digital strategy<\/span><\/i><span style=\"font-weight: 400;\">, <\/span><i><span style=\"font-weight: 400;\">digital transformation<\/span><\/i><span style=\"font-weight: 400;\"> e cos\u00ec via.<\/span><span style=\"font-weight: 400;\"><br \/>\n<\/span><span style=\"font-weight: 400;\">Perfetto per cercare termini che condividono una radice comune.<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Punto interrogativo (?)<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">: rappresenta <\/span><i><span style=\"font-weight: 400;\">un singolo carattere<\/span><\/i><span style=\"font-weight: 400;\">.<\/span>\n<ul>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"2\"><i><span style=\"font-weight: 400;\">Esempio:<\/span><\/i><span style=\"font-weight: 400;\"> scrivendo <\/span><b>Sm?th<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> troverai <\/span><b>Smith<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> e <\/span><b>Smyth<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">, ma non <\/span><b>Smooth<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">.<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n<\/ul>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">I caratteri jolly possono essere utilizzati <\/span><b>all\u2019inizio, alla fine o all\u2019interno<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> del termine di ricerca, e anche combinate tra loro.<\/span><span style=\"font-weight: 400;\"><br \/>\n<\/span><span style=\"font-weight: 400;\">Ad esempio, <\/span><b>C?mp<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">* restituir\u00e0 risultati come <\/span><i><span style=\"font-weight: 400;\">Campione<\/span><\/i><span style=\"font-weight: 400;\">, <\/span><i><span style=\"font-weight: 400;\">Compila<\/span><\/i><span style=\"font-weight: 400;\">, <\/span><i><span style=\"font-weight: 400;\">Comprehensive<\/span><\/i><span style=\"font-weight: 400;\">.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Grazie a questa flessibilit\u00e0, non \u00e8 necessario ricordare ogni dettaglio con precisione: DocuWare interpreta la ricerca in modo intelligente e restituisce <\/span><b>tutti i documenti pertinenti<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> in pochi secondi.<\/span><\/p>\n<h2><b>Scorciatoie da tastiera per trovare i documenti per data senza perdere tempo<\/b><\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Le date sono tra i criteri di ricerca pi\u00f9 usati in DocuWare, soprattutto in ambito amministrativo e contabile. Tuttavia, selezionarle manualmente dal calendario pu\u00f2 diventare un\u2019operazione ripetitiva.<\/span><span style=\"font-weight: 400;\"><br \/>\n<\/span><span style=\"font-weight: 400;\">Ecco perch\u00e9 DocuWare integra una serie di <\/span><b>scorciatoie da tastiera per i campi data<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">, che permettono di navigare rapidamente tra i giorni senza usare il mouse.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Ecco le principali:<\/span><\/p>\n<ul>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>x<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> \u2192 inserisce <\/span><i><span style=\"font-weight: 400;\">automaticamente la data odierna<\/span><\/i><span style=\"font-weight: 400;\">.<\/span><span style=\"font-weight: 400;\"><br \/>\n<\/span><span style=\"font-weight: 400;\">Ideale per cercare i documenti creati o caricati oggi.<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>+<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> \u2192 passa <\/span><i><span style=\"font-weight: 400;\">al giorno successivo<\/span><\/i><span style=\"font-weight: 400;\">.<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>\u2013<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> \u2192 torna <\/span><i><span style=\"font-weight: 400;\">al giorno precedente<\/span><\/i><span style=\"font-weight: 400;\">.<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Un esempio pratico: se stai controllando le fatture ricevute negli ultimi giorni, puoi muoverti velocemente avanti e indietro digitando semplicemente \u201c+\u201d o \u201c\u2013\u201d nel campo data.<\/span><span style=\"font-weight: 400;\"><br \/>\n<\/span><span style=\"font-weight: 400;\">DocuWare aggiorner\u00e0 automaticamente la ricerca, <\/span><b>senza bisogno di aprire il calendario o reinserire le date manualmente<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">.<\/span><\/p>\n<h2><b>Combinare criteri per una ricerca pi\u00f9 precisa<\/b><\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">I caratteri jolly e le scorciatoie da tastiera diventano ancora pi\u00f9 potenti quando vengono combinate con altri <\/span><b>filtri avanzati <\/b><span style=\"font-weight: 400;\">disponibili nel motore di ricerca di DocuWare.<\/span><span style=\"font-weight: 400;\"><br \/>\n<\/span><span style=\"font-weight: 400;\">Puoi, ad esempio, cercare:<\/span><\/p>\n<ul>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Tutti i documenti archiviati da un determinato utente in una data fascia temporale;<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Tutte le fatture con un determinato importo o provenienti da fornitori il cui nome contiene una determinata parola chiave;<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Tutti i contratti firmati nel mese corrente che contengono una specifica dicitura.<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Un esempio concreto: scrivendo <\/span><i><span style=\"font-weight: 400;\">Client + x<\/span><\/i><span style=\"font-weight: 400;\">* nella barra di ricerca potresti trovare tutti i documenti del giorno relativi a clienti il cui nome inizia con \u201cClient\u201d.<\/span><span style=\"font-weight: 400;\"><br \/>\n<\/span><span style=\"font-weight: 400;\">In questo modo, DocuWare diventa <\/span><b>uno strumento di ricerca semantica<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">, capace di interpretare anche query complesse in pochi istanti.<\/span><\/p>\n<h2><b>Suggerimenti pratici per ottimizzare la ricerca<\/b><\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Per chi lavora quotidianamente con grandi volumi di documenti, conoscere le scorciatoie non basta: serve anche una buona organizzazione dei dati e dei campi di indicizzazione.<\/span><span style=\"font-weight: 400;\"><br \/>\n<\/span><span style=\"font-weight: 400;\">Ecco alcuni suggerimenti per sfruttare al massimo le potenzialit\u00e0 di DocuWare:<\/span><\/p>\n<ul>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Usa <a href=\"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/metadati-e-linee-guida-agid-tutto-cio-che-ce-da-sapere\/\">metadati<\/a> coerenti:<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> assicurati che i campi (cliente, data, progetto, numero documento) siano compilati sempre nello stesso modo. Questo permette ricerche pi\u00f9 rapide e risultati uniformi.<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Salva le ricerche pi\u00f9 frequenti:<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> DocuWare consente di memorizzare query personalizzate, cos\u00ec da non doverle riscrivere ogni volta.<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Sfrutta i filtri dinamici:<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> filtra i risultati in tempo reale senza dover avviare nuove ricerche.<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Combina le ricerche con i workflow:<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> puoi impostare automatismi che avviano azioni (come notifiche o approvazioni) al verificarsi di determinati criteri.<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Grazie a queste accortezze, la ricerca diventa parte integrante dei processi aziendali, non solo uno strumento di consultazione.<\/span><\/p>\n<h2><b>Conclusione<\/b><\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">La gestione documentale non riguarda solo l\u2019archiviazione: \u00e8 anche <\/span><b>capacit\u00e0 di ritrovare e utilizzare le informazioni nel momento in cui servono<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">.<\/span><span style=\"font-weight: 400;\"><br \/>\n<\/span><span style=\"font-weight: 400;\">I caratteri jolly e le <\/span><b>scorciatoie da tastiera<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> di DocuWare sono piccoli accorgimenti che, applicati nel lavoro quotidiano, possono far risparmiare tempo, ridurre gli errori e migliorare l\u2019efficienza complessiva dei team.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">In un contesto in cui i flussi digitali diventano sempre pi\u00f9 complessi, saper sfruttare queste funzionalit\u00e0 significa <\/span><b>avere il pieno controllo sui propri documenti<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> e garantire una produttivit\u00e0 continua.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Con DocuWare e l\u2019esperienza di <\/span><b>Real Document Solution<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">, la ricerca dei documenti non \u00e8 pi\u00f9 un\u2019attivit\u00e0 di routine, ma un vero vantaggio competitivo.<\/span><\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Quando si gestiscono centinaia di documenti ogni giorno, anche pochi secondi risparmiati per ogni ricerca fanno la differenza. 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