{"id":2011,"date":"2025-03-19T08:04:43","date_gmt":"2025-03-19T07:04:43","guid":{"rendered":"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/?p=2011"},"modified":"2025-03-12T18:10:56","modified_gmt":"2025-03-12T17:10:56","slug":"intelligent-indexing-ancora-piu-efficiente-le-funzioni-di-autocompilazione-per-documenti-simili","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/intelligent-indexing-ancora-piu-efficiente-le-funzioni-di-autocompilazione-per-documenti-simili\/","title":{"rendered":"Intelligent Indexing ancora pi\u00f9 efficiente: le funzioni di autocompilazione per documenti simili"},"content":{"rendered":"<p><b>Gestire e archiviare documenti in modo rapido ed efficiente<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> \u00e8 una necessit\u00e0 per molte aziende, soprattutto quando si tratta di documenti ricorrenti che differiscono solo per pochi dettagli, come data, numero di transazione o progetto. Per semplificare e velocizzare questo processo,<\/span><b> l\u2019Intelligent Indexing di DocuWare <\/b><span style=\"font-weight: 400;\">mette a disposizione due funzioni di autocompilazione che riducono il lavoro manuale, migliorano la precisione e rendono il processo di archiviazione ancora pi\u00f9 efficiente.<\/span><\/p>\n<h3><b>Migliorare l&#8217;archiviazione con l&#8217;autocompilazione<\/b><\/h3>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">L&#8217;autocompilazione dei dati di indicizzazione permette di <\/span><b>velocizzare la registrazione di documenti simili<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">, evitando di dover inserire ripetutamente le stesse informazioni.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Le due <\/span><b>funzionalit\u00e0 offerte da DocuWare<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> sono &#8220;Mantieni le voci&#8221; e &#8220;<a href=\"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/3-consigli-per-ottimizzare-lintelligent-indexing-per-documenti-hr\/\">Indicizzazione automatica<\/a>&#8220;, entrambe pensate per ridurre gli errori e ottimizzare i tempi di lavoro.<\/span><\/p>\n<h3><b>1. Mantieni le voci per archiviare documenti multipli<\/b><\/h3>\n<p><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" class=\"aligncenter wp-image-2012 size-full\" src=\"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/wp-content\/uploads\/2025\/03\/1_Keep-entries.png.webp\" alt=\"intelligent indexing\" width=\"828\" height=\"401\" srcset=\"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/wp-content\/uploads\/2025\/03\/1_Keep-entries.png.webp 828w, https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/wp-content\/uploads\/2025\/03\/1_Keep-entries.png-300x145.webp 300w, https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/wp-content\/uploads\/2025\/03\/1_Keep-entries.png-768x372.webp 768w\" sizes=\"(max-width: 828px) 100vw, 828px\" \/><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Quando si devono archiviare pi\u00f9 documenti relativi a uno stesso argomento o progetto, la funzione &#8220;Mantieni le voci&#8221; consente di <\/span><b>evitare l&#8217;inserimento ripetitivo degli stessi dati<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Una volta attivata, questa opzione<\/span><b> precompila automaticamente i campi di indicizzazione <\/b><span style=\"font-weight: 400;\">con le informazioni dell&#8217;ultimo documento archiviato, rendendo necessario solo l&#8217;aggiornamento dei campi che variano.<\/span><\/p>\n<h4><b>Come utilizzare la funzione &#8220;Mantieni le voci&#8221;<\/b><\/h4>\n<ol>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Selezionare tutti i documenti nella Document Tray che devono avere dati di indicizzazione simili.<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Cliccare su &#8220;Archivia&#8221; e scegliere un archivio.<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Aprire le opzioni della finestra di archiviazione (tramite i tre puntini accanto al pulsante &#8220;Archivia&#8221;) e selezionare &#8220;Mantieni le voci&#8221;.<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Inserire i dati di indicizzazione per il primo documento e archiviare.<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Il documento successivo si aprir\u00e0 automaticamente con i campi gi\u00e0 compilati: modificare solo i dati differenti e procedere con l&#8217;archiviazione.<\/span><\/li>\n<\/ol>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Questa funzione riduce il rischio di errori di trascrizione e garantisce un inserimento uniforme dei dati, particolarmente utile per progetti con un elevato volume di documenti.<\/span><\/p>\n<h3><b>2. Indicizzazione automatica<\/b><\/h3>\n<p><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" class=\"aligncenter wp-image-2013 size-full\" src=\"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/wp-content\/uploads\/2025\/03\/2_Autofill-indexing.gif.webp\" alt=\"intelligent indexing\" width=\"821\" height=\"398\" srcset=\"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/wp-content\/uploads\/2025\/03\/2_Autofill-indexing.gif.webp 821w, https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/wp-content\/uploads\/2025\/03\/2_Autofill-indexing.gif-300x145.webp 300w, https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/wp-content\/uploads\/2025\/03\/2_Autofill-indexing.gif-768x372.webp 768w\" sizes=\"(max-width: 821px) 100vw, 821px\" \/><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Se l&#8217;archivio contiene gi\u00e0 documenti con dati di indicizzazione applicabili a nuove registrazioni, la funzione &#8220;Indicizzazione automatica&#8221; consente di<\/span><b> riempire i campi vuoti con un solo clic.<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">\u00a0<\/span><\/p>\n<p><b>DocuWare <\/b><span style=\"font-weight: 400;\">Intelligent Indexing<\/span><b>\u00a0ricerca nel sistema i documenti precedenti che condividono gli stessi criteri <\/b><span style=\"font-weight: 400;\">di indicizzazione e propone i valori pi\u00f9 pertinenti per il nuovo documento.<\/span><\/p>\n<h4><b>Come utilizzare la funzione &#8220;Indicizzazione automatica&#8221;<\/b><\/h4>\n<ol>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Selezionare il documento nella Document Tray, cliccare su &#8220;Archivia&#8221; e scegliere un archivio.<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Inserire almeno un termine di indicizzazione tipico per il documento.<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Aprire le opzioni della finestra di archiviazione (tramite i tre puntini accanto al pulsante &#8220;Archivia&#8221;) e selezionare &#8220;Indicizzazione automatica&#8221;.<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">DocuWare compiler\u00e0 automaticamente i campi vuoti con i valori estratti dall&#8217;ultimo documento archiviato con lo stesso termine di indicizzazione.<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Rivedere i dati suggeriti e modificarli, se necessario, prima di confermare l&#8217;archiviazione.<\/span><\/li>\n<\/ol>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Questa funzione \u00e8 particolarmente utile per<\/span><b> garantire la coerenza dei dati all&#8217;interno dell&#8217;archivio<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> e pu\u00f2 essere utilizzata anche per l&#8217;archiviazione delle e-mail da Outlook in DocuWare.<\/span><\/p>\n<h3><b>Vantaggi delle funzioni di autocompilazione<\/b><\/h3>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">L&#8217;integrazione di queste due funzionalit\u00e0 nella gestione documentale offre numerosi <\/span><b>vantaggi<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">:<\/span><\/p>\n<ul>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Maggiore efficienza<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">: si riduce il tempo necessario per l&#8217;inserimento dei dati ripetitivi.<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Minore rischio di errori<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">: evitando la digitazione manuale, si diminuiscono gli errori di trascrizione.<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Uniformit\u00e0 dei dati<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">: le informazioni archiviate risultano coerenti e standardizzate.<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Facilit\u00e0 di utilizzo<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">: entrambe le funzioni sono intuitive e facilmente attivabili con pochi clic.<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<h3><b>Quando utilizzare queste funzioni<\/b><\/h3>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Le funzioni &#8220;Mantieni le voci&#8221; e &#8220;Indicizzazione automatica&#8221; sono ideali in diversi contesti, tra cui:<\/span><\/p>\n<ul>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Gestione delle fatture ricorrenti<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">: quando i dati cambiano solo per importi o date.<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Archiviazione di documenti di progetto<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">: in cui la maggior parte delle informazioni rimane invariata.<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Classificazione di contratti o accordi simili<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">: che condividono dettagli come le parti coinvolte o le condizioni generali.<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<p><b>L&#8217;ottimizzazione del processo di archiviazione documentale<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> \u00e8 essenziale per migliorare la produttivit\u00e0 aziendale. Grazie alle funzioni di autocompilazione offerte da DocuWare Intelligent Indexing, \u00e8 possibile ridurre il tempo impiegato per la registrazione dei documenti, mantenere la coerenza dei dati e minimizzare gli errori. Implementare queste soluzioni nella gestione documentale significa adottare un<\/span><b> approccio pi\u00f9 efficiente e strutturato<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">, a vantaggio dell&#8217;intera organizzazione.<\/span><\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Gestire e archiviare documenti in modo rapido ed efficiente \u00e8 una necessit\u00e0 per molte aziende, soprattutto quando si tratta di documenti ricorrenti che differiscono solo [&#8230;]<\/p>\n","protected":false},"author":6,"featured_media":2014,"comment_status":"open","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"footnotes":""},"categories":[49],"tags":[],"yoast_head":"<!-- This site is optimized with the Yoast SEO plugin v22.2 - https:\/\/yoast.com\/wordpress\/plugins\/seo\/ -->\n<title>Intelligent Indexing pi\u00f9 efficiente: le funzioni di autocompilazione<\/title>\n<meta name=\"description\" content=\"L\u2019Intelligent Indexing di DocuWare mette a disposizione due funzioni di autocompilazione. 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