{"id":1973,"date":"2025-02-07T08:50:41","date_gmt":"2025-02-07T07:50:41","guid":{"rendered":"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/?p=1973"},"modified":"2025-01-21T15:51:28","modified_gmt":"2025-01-21T14:51:28","slug":"automatizzare-posta-in-arrivo-docuware-intelligent-document-processing","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/automatizzare-posta-in-arrivo-docuware-intelligent-document-processing\/","title":{"rendered":"Come automatizzare la posta in arrivo con DocuWare Intelligent Document Processing"},"content":{"rendered":"

La gestione della posta in arrivo \u00e8 spesso un processo laborioso, che richiede tempo e risorse per l’elaborazione manuale dei documenti cartacei e digitali. Con <\/span>DocuWare Intelligent Document Processing (IDP)<\/b>, \u00e8 possibile digitalizzare e automatizzare completamente l’intero flusso di gestione della posta, sia essa cartacea che elettronica. Utilizzando l’intelligenza artificiale (AI), DocuWare IDP riduce al minimo i compiti manuali, migliorando l’efficienza e liberando risorse preziose per attivit\u00e0 a maggiore valore aggiunto.<\/span><\/p>\n

Cos’\u00e8 l’Intelligent Document Processing di DocuWare?<\/b><\/h3>\n

L’<\/span>Intelligent Document Processing (IDP)<\/b> di DocuWare \u00e8 una soluzione avanzata che sfrutta l’intelligenza artificiale per automatizzare la gestione dei documenti. Utilizzando algoritmi di <\/span>machine learning<\/b><\/a> e tecniche di <\/span>visione artificiale<\/b>, IDP consente di classificare, estrarre e gestire i contenuti dei documenti in modo intelligente, senza l’intervento manuale. Con IDP, le aziende possono gestire in modo rapido ed efficiente l’archiviazione e l’elaborazione della posta in arrivo, riducendo errori e accelerando i flussi di lavoro.<\/span><\/p>\n

Step 1: Scansione e separazione dei documenti cartacei<\/b><\/h3>\n

Il primo passo per automatizzare la gestione della posta in arrivo \u00e8 la<\/span> scansione dei documenti<\/b>.\u00a0<\/span><\/p>\n

Con <\/span>DocuWare IDP<\/b>, \u00e8 possibile caricare facilmente tutta la posta in un unico blocco e lasciare che il sistema separi automaticamente i documenti utilizzando la funzione di <\/span>“Splitting”<\/b>.\u00a0<\/span><\/p>\n

In alternativa, \u00e8 ancora possibile utilizzare fogli separatori o etichette con codici a barre per dividere i documenti, proprio come prima di implementare IDP. Questo passaggio riduce notevolmente la quantit\u00e0 di tempo necessario per organizzare manualmente i documenti.<\/span><\/p>\n

Step 2: Classificazione dei documenti<\/b><\/h3>\n

Una volta separati, i documenti vengono<\/span> automaticamente classificati da DocuWare IDP<\/b> in base al loro contenuto, alle propriet\u00e0 o alle caratteristiche specifiche.\u00a0<\/span><\/p>\n

Grazie alla possibilit\u00e0 di utilizzare categorie di documenti predefinite o di crearne di personalizzate,<\/span> \u00e8 facile classificare i documenti in modo che vengano indirizzati al flusso di lavoro giusto<\/b>. Le nuove classificazioni vengono create rapidamente, adattandosi alle esigenze specifiche dell\u2019azienda.<\/span><\/p>\n

Passaggio 3: Estrazione dei contenuti del documento con <\/b>Intelligent Document Processing<\/b><\/p>\n

La funzione di <\/span>Estrazione<\/b> di DocuWare IDP consente di estrarre in modo preciso e affidabile le informazioni rilevanti dai documenti.\u00a0<\/span><\/p>\n

Per esempio, nei contratti vengono estratti il<\/span> partner contrattuale, la durata e il periodo di preavviso,<\/b> mentre nelle fatture vengono identificati gli articoli, gli importi e le condizioni di pagamento.\u00a0<\/span><\/p>\n

Questa funzionalit\u00e0 \u00e8 particolarmente utile anche in situazioni complesse, come documenti sporchi o piegati, tabelle complicate (ad esempio, articoli di fattura), documenti strutturati diversamente (come i contratti) o contenuti scritti a mano (ad esempio, moduli cartacei).<\/span><\/p>\n

Passaggio 4: Avvio del processo appropriato per il documento<\/b><\/h3>\n

Dopo che i documenti sono stati classificati e i dati estratti, <\/span>DocuWare IDP avvia automaticamente il processo appropriato in base al tipo di documento e ai contenuti estratti.<\/b><\/p>\n

Per esempio, le fatture vengono inviate al dipartimento contabilit\u00e0 dove inizia il flusso di approvazione, <\/span>i contratti vengono trasferiti al dipartimento competente<\/b> per la revisione legale e la semplice posta viene mostrata nella lista della posta in arrivo di DocuWare del destinatario. Questo riduce notevolmente il tempo e l’intervento manuale necessari per l’elaborazione dei documenti.<\/span><\/p>\n

Come automatizzare la posta elettronica<\/b><\/h3>\n

DocuWare IDP non si limita ai documenti cartacei: automatizza anche il trattamento della <\/span>posta elettronica<\/b>.\u00a0<\/span><\/p>\n

Tutti i messaggi e gli allegati ricevuti su indirizzi email generali (ad esempio info@\u2026) <\/span>vengono automaticamente importati nel sistema<\/b>. A questo punto, i passaggi successivi sono identici a quelli descritti per i documenti cartacei, ovvero la classificazione, l’estrazione delle informazioni e l’avvio dei processi appropriati.<\/span><\/p>\n

Licenze per DocuWare<\/b><\/h3>\n

Intelligent Document Processing<\/b><\/h3>\n

DocuWare IDP pu\u00f2 essere utilizzato in combinazione con <\/span>DocuWare Cloud<\/b>, <\/span>DocuWare come sistema on-premise<\/b> o anche senza un sistema DocuWare. Sono disponibili vari pacchetti IDP per soddisfare le diverse esigenze aziendali. Per accedere alle funzionalit\u00e0 IDP nel proprio sistema DocuWare, \u00e8 necessario anche <\/span>DocuWare Workflow Manager<\/b>(incluso in DocuWare Cloud) o <\/span>DocuWare storageRobot<\/b>. La funzione di separazione dei documenti \u00e8 disponibile solo in combinazione con DocuWare storageRobot.\u00a0<\/span><\/p>\n

L’automazione della posta in arrivo con <\/span>DocuWare Intelligent Document Processing<\/b> rappresenta una soluzione potente per le aziende che desiderano semplificare e velocizzare la gestione dei documenti. Che si tratti di documenti cartacei o email,<\/span> IDP permette di ridurre al minimo il lavoro manuale, migliorare l\u2019accuratezza dei dati e ottimizzare i flussi di lavoro aziendali.<\/b> Con l’adozione di questa tecnologia, le organizzazioni possono liberare risorse preziose, consentendo ai dipendenti di concentrarsi su attivit\u00e0 pi\u00f9 strategiche e produttive.<\/span><\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

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