{"id":1948,"date":"2025-01-15T08:16:01","date_gmt":"2025-01-15T07:16:01","guid":{"rendered":"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/?p=1948"},"modified":"2025-01-08T20:21:27","modified_gmt":"2025-01-08T19:21:27","slug":"integrazione-docuware-e-microsoft-outlook-tutte-le-novita","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/integrazione-docuware-e-microsoft-outlook-tutte-le-novita\/","title":{"rendered":"Integrazione DocuWare e Microsoft Outlook: tutte le novit\u00e0"},"content":{"rendered":"

L<\/span>‘integrazione tra DocuWare e Microsoft Outlook<\/b> rappresenta una delle novit\u00e0 pi\u00f9 rilevanti per migliorare la produttivit\u00e0 all\u2019interno delle aziende. Grazie al nuovo add-in di DocuWare per Outlook, le aziende possono ora archiviare in modo sicuro le email in entrata e in uscita, avviando automaticamente nuove attivit\u00e0 nei flussi di lavoro e migliorando l’efficienza operativa.\u00a0<\/span><\/p>\n

In questo articolo, esploreremo le <\/span>principali funzionalit\u00e0 di questa integrazione<\/b> e come le novit\u00e0 introdotte possano semplificare la gestione dei documenti aziendali.<\/span><\/p>\n

Un connubio perfetto tra Outlook e DocuWare<\/b><\/h3>\n

L’<\/span>add-in di DocuWare per Microsoft Outlook<\/a><\/b>, disponibile da gennaio 2024, offre una connessione fluida tra DocuWare Cloud e Outlook, sia nella versione web che desktop. Questo strumento consente agli utenti di archiviare email e allegati in modo semplice e veloce, direttamente dal client di posta elettronica, senza dover passare ad altre applicazioni o piattaforme. Grazie a questa integrazione, le aziende possono ottimizzare i processi di archiviazione e gestione dei documenti, riducendo i tempi di ricerca e aumentando la sicurezza.<\/span><\/p>\n

Funzionalit\u00e0 principali dell’add-in<\/b><\/h3>\n
    \n
  1. Archiviazione diretta delle email: <\/b>con l’add-in, gli utenti non devono lasciare Outlook per archiviare le email. Basta un clic per memorizzare i messaggi nella piattaforma DocuWare. Le email possono essere archiviate automaticamente o su richiesta, a seconda delle preferenze impostate. Inoltre, \u00e8 possibile configurare DocuWare affinch\u00e9 rimuova automaticamente le email duplicate o quelle senza valore, come i messaggi standard che vengono spesso inviati automaticamente.<\/span><\/li>\n
  2. Arricchimento automatico dei dati delle email: <\/b>DocuWare arricchisce ogni email con i dati di indicizzazione necessari, consentendo una ricerca rapida e precisa. Grazie a questa funzionalit\u00e0, trovare una specifica email o allegato diventa un’operazione semplice e veloce. Inoltre, i nomi di persone o aziende possono essere aggiunti durante il processo di indicizzazione, provenendo da fonti esterne come rubrica o CRM.<\/span><\/li>\n
  3. Avvio di ricerche direttamente da Outlook:<\/b> una delle funzionalit\u00e0 pi\u00f9 utili \u00e8 la possibilit\u00e0 di avviare ricerche direttamente all’interno di Outlook. Non \u00e8 necessario aprire un’altra finestra o applicazione: i risultati della ricerca vengono visualizzati direttamente nel client di posta, facilitando la consultazione dei documenti archiviati.<\/span><\/li>\n<\/ol>\n

    Le novit\u00e0 dell’add-in: miglioramenti per una connessione ancora pi\u00f9 potente<\/b><\/h3>\n

    L’add-in per Outlook \u00e8 stato gi\u00e0 aggiornato due volte dal suo rilascio iniziale, introducendo <\/span>nuove funzionalit\u00e0 che migliorano ulteriormente l’integrazione con DocuWare<\/a><\/b>. Ecco le principali novit\u00e0:<\/span><\/p>\n

      \n
    1. Funzione “Invia e archivia”: <\/b>una delle novit\u00e0 pi\u00f9 significative \u00e8 la funzione “Invia e archivia”, che consente di archiviare automaticamente le email e i loro allegati durante l’invio. Questa funzione pu\u00f2 essere attivata manualmente o impostata come predefinita, permettendo agli utenti di archiviare tutte le email in uscita senza dover fare ulteriori operazioni.<\/span><\/li>\n
    2. Archiviazione da caselle di posta condivise<\/b>: con l’aggiornamento, gli utenti con accesso a caselle di posta condivise possono ora archiviare email e allegati anche da queste caselle, non limitandosi pi\u00f9 alla sola email aziendale personale. Questa funzionalit\u00e0 \u00e8 particolarmente utile per le aziende che gestiscono caselle di posta condivise, garantendo che tutti i membri del team possano archiviare facilmente le email rilevanti.<\/span><\/li>\n
    3. Archiviazione da dispositivi mobili: <\/b>l’add-in per Outlook \u00e8 ora disponibile anche per dispositivi mobili, compatibile con le versioni iOS e Android dell’app Outlook. Gli utenti possono archiviare email e allegati direttamente dai loro dispositivi mobili, migliorando ulteriormente la flessibilit\u00e0 e l’accessibilit\u00e0.<\/span><\/li>\n
    4. Sincronizzazione delle posizioni di archiviazione<\/b>: un’altra novit\u00e0 importante \u00e8 la possibilit\u00e0 di sincronizzare le posizioni di archiviazione tra il client web di DocuWare e l’add-in di Outlook. Questo significa che le cartelle e i file archiviati in DocuWare saranno visualizzati in Outlook nell’ordine e con la stessa visibilit\u00e0 configurata nel client web di DocuWare.<\/span><\/li>\n
    5. Funzione di cancellazione della memoria cache: <\/b>la nuova funzionalit\u00e0 di cancellazione della cache permette di ripristinare le impostazioni predefinite dell’add-in, eliminando la connessione con il sistema DocuWare. Questo strumento pu\u00f2 essere utile per chi desidera ripristinare le configurazioni iniziali o risolvere eventuali problemi di sincronizzazione.<\/span><\/li>\n<\/ol>\n

      Vantaggi per le aziende<\/b><\/h3>\n

      L’integrazione di DocuWare con Outlook consente alle aziende di <\/span>migliorare significativamente l’efficienza dei processi di gestione documentale<\/b>. Archiviare email e allegati in modo rapido e sicuro riduce il rischio di perdere informazioni importanti e semplifica la ricerca dei documenti.\u00a0<\/span><\/p>\n

      Inoltre, grazie alle <\/span>funzionalit\u00e0 di archiviazione automatica<\/b> e alla possibilit\u00e0 di personalizzare i flussi di lavoro, le aziende possono ottenere un controllo maggiore sui propri documenti e risparmiare tempo.<\/span><\/p>\n

      L’add-in \u00e8 disponibile per i clienti di DocuWare Cloud senza costi aggiuntivi, ma non pu\u00f2 essere utilizzato con le versioni on-premises di DocuWare. \u00c8 compatibile con Outlook sia nella versione desktop che web, ed \u00e8 accessibile anche su sistemi Mac.<\/span><\/p>\n

      L’integrazione di DocuWare e Microsoft Outlook \u00e8 una<\/span> risorsa fondamentale per le aziende che desiderano ottimizzare la gestione dei documenti <\/b>e aumentare la produttivit\u00e0. Con le nuove funzionalit\u00e0 introdotte, l’add-in per Outlook si conferma uno strumento versatile e potente per archiviare email, allegati e documenti direttamente dal client di posta elettronica, senza mai dover uscire da Outlook. Grazie a queste innovazioni, DocuWare continua a rafforzare la propria offerta per le aziende, rendendo la gestione dei documenti aziendali ancora pi\u00f9 semplice e sicura.<\/span><\/p>\n



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