{"id":1926,"date":"2024-12-20T11:50:09","date_gmt":"2024-12-20T10:50:09","guid":{"rendered":"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/?p=1926"},"modified":"2024-12-16T13:51:14","modified_gmt":"2024-12-16T12:51:14","slug":"status-tracking-come-gestire-storia-documento-in-docuware","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/status-tracking-come-gestire-storia-documento-in-docuware\/","title":{"rendered":"Status tracking: come vedere e gestire la storia di un documento in DocuWare"},"content":{"rendered":"<p><span style=\"font-weight: 400;\">Una<\/span><b> gestione documentale efficace<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> \u00e8 una componente essenziale per garantire la fluidit\u00e0 dei processi aziendali. In un ambiente sempre pi\u00f9 digitalizzato, avere visibilit\u00e0 sulla storia di un documento e sullo stato delle attivit\u00e0 collegate \u00e8 cruciale per ottimizzare il lavoro e mantenere alta l&#8217;efficienza.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Con <\/span><b>DocuWare<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">, \u00e8 possibile tenere traccia di ogni decisione presa su un documento grazie alla funzione <\/span><b>Decision history<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">, disponibile nella barra laterale del visualizzatore.<\/span><\/p>\n<h2><b>Decision history: uno strumento chiave per la tracciabilit\u00e0<\/b><\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Quando si lavora su un documento, spesso emerge la necessit\u00e0 di sapere quali decisioni siano state prese in precedenza e da chi. La <\/span><b>Decision history<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> risponde a questa esigenza fornendo un registro cronologico delle scelte effettuate. Questo strumento \u00e8 utile non solo per documenti attualmente in lavorazione, ma anche per quelli che hanno gi\u00e0 completato il loro ciclo di workflow. Inoltre, la Decision history integra e completa la <\/span><a href=\"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/ciclo-di-vita-dei-documenti-100-trasparente-con-docuware\/\"><b>Workflow history<\/b><\/a><span style=\"font-weight: 400;\">, ampliando la gamma di informazioni disponibili.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Tra i <\/span><b>principali<\/b> <b>vantaggi<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> troviamo:<\/span><\/p>\n<ul>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Trasparenza<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">: ogni decisione \u00e8 registrata in ordine cronologico, permettendo di avere una visione chiara del processo decisionale.<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Retroattivit\u00e0<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">: \u00e8 possibile consultare la storia delle decisioni anche per workflow gi\u00e0 conclusi.<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Accessibilit\u00e0<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">: lo strumento \u00e8 facilmente raggiungibile dal visualizzatore di DocuWare.<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<h2><b>Come accedere alla storia di un documento<\/b><\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Per <\/span><b>accedere alla Decision history<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">, basta cliccare sull&#8217;icona dell&#8217;orologio situata nella barra degli strumenti in alto a destra del visualizzatore. Una volta aperta, vengono mostrate tutte le decisioni relative al documento in ordine cronologico, partendo dalla pi\u00f9 recente.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Va sottolineato che la Decision history \u00e8 esclusivamente focalizzata sulle<\/span><b> decisioni prese dagli utenti<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">. Le attivit\u00e0 automatiche del sistema non sono incluse in questa sezione, a differenza della Workflow history. Inoltre, i timbri apposti sul documento restano visibili come di consueto e non vengono influenzati dalle informazioni presenti nella Decision history.<\/span><\/p>\n<h3><b>Filtrare per workflow<\/b><\/h3>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Uno degli aspetti pi\u00f9 interessanti della Decision history \u00e8 la<\/span><b> possibilit\u00e0 di filtrare le informazioni in base al workflow<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">. Ad esempio, se si apre un documento direttamente da un&#8217;attivit\u00e0 di workflow specifica, la Decision history viene automaticamente pre-filtrata per quel workflow. Questo semplifica notevolmente la consultazione delle informazioni pi\u00f9 rilevanti.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">\u00c8 anche possibile visualizzare decisioni relative a workflow ad hoc, come quelli creati tramite la funzione <\/span><b>\u201cInvia richiesta\u201d<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">. Se il workflow \u00e8 ancora in corso, l&#8217;attivit\u00e0 attualmente assegnata \u00e8 mostrata in cima all&#8217;elenco.<\/span><\/p>\n<h3><b>Consultare le attivit\u00e0 correnti di una richiesta<\/b><\/h3>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Quando si utilizza la funzione \u201cInvia richiesta\u201d, la Decision history consente di <\/span><b>visualizzare i dettagli delle attivit\u00e0 attuali<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">, seguendo una struttura chiara e intuitiva. Le informazioni includono:<\/span><\/p>\n<ul>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Tipo<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">: il tipo di richiesta (ad esempio, \u201cRichiesta\u201d).<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Nome<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">: l&#8217;oggetto della richiesta.<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Risultato<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">: la decisione o conferma relativa alla richiesta.<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Utente<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">: il destinatario assegnato.<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Completato il<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">: la data e l&#8217;ora di completamento della richiesta.<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Avviato il<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">: la data e l&#8217;ora in cui la richiesta \u00e8 stata assegnata.<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Questi dettagli aiutano a monitorare l&#8217;avanzamento delle richieste e garantiscono che ogni attivit\u00e0 sia tracciabile in modo trasparente.<\/span><\/p>\n<h3><b>Disponibilit\u00e0 della Decision history<\/b><\/h3>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">La Decision history \u00e8 disponibile a partire dalla versione <\/span><b>7.11 di DocuWare<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> e pu\u00f2 essere utilizzata da tutti gli utenti autorizzati a consultare la storia di un documento. Se non si dispone delle autorizzazioni necessarie, \u00e8 possibile rivolgersi all&#8217;amministratore di sistema.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Per gli utenti di <\/span><b>DocuWare Cloud<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">, l&#8217;accesso alla Decision history \u00e8 garantito a chi possiede una licenza <\/span><b>\u201cWorkflow User\u201d<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">. Per i sistemi on-premises, invece, \u00e8 necessario il componente aggiuntivo <\/span><b>\u201cWorkflow Manager\u201d<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">La Decision history rappresenta uno strumento indispensabile per le aziende che vogliono mantenere un <\/span><b>controllo totale sui propri processi documentali<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">. Grazie alla possibilit\u00e0 di consultare e filtrare le decisioni prese, gli utenti possono lavorare in modo pi\u00f9 consapevole e collaborativo, riducendo i rischi di errori e migliorando la produttivit\u00e0.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Integrata con la Workflow history, questa funzione garantisce una<\/span><b> tracciabilit\u00e0 completa e una maggiore trasparenza nella gestione dei documenti<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">. Che si tratti di seguire un workflow in corso o di analizzare le decisioni passate, la Decision history di DocuWare \u00e8 lo strumento ideale per ottimizzare la gestione documentale in ogni contesto aziendale.<\/span><\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Una gestione documentale efficace \u00e8 una componente essenziale per garantire la fluidit\u00e0 dei processi aziendali. 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