{"id":1890,"date":"2024-11-13T08:49:53","date_gmt":"2024-11-13T07:49:53","guid":{"rendered":"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/?p=1890"},"modified":"2024-11-08T11:51:48","modified_gmt":"2024-11-08T10:51:48","slug":"archiviazione-e-mail-in-docuware-tutte-le-opzioni-disponibili","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/archiviazione-e-mail-in-docuware-tutte-le-opzioni-disponibili\/","title":{"rendered":"Archiviazione e-mail in DocuWare: tutte le opzioni disponibili"},"content":{"rendered":"<p><span style=\"font-weight: 400;\">L&#8217;<\/span><b>e-mail <\/b>&#8211; e di conseguenza l&#8217;archiviazione delle e-mail &#8211;<span style=\"font-weight: 400;\">\u00a0\u00e8 diventata uno strumento essenziale per le comunicazioni aziendali, contenendo spesso informazioni critiche sotto forma di testi o allegati.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">In questo scenario, gestire e <\/span><b>archiviare in modo efficace le e-mail <\/b><span style=\"font-weight: 400;\">\u00e8 fondamentale per garantire la sicurezza e l&#8217;accessibilit\u00e0 delle informazioni, oltre a conformarsi alle normative vigenti. <\/span><b>DocuWare offre strumenti avanzati per l&#8217;integrazione e l&#8217;<a href=\"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/archiviazione-e-mail-docuware-workflow-semplice-efficiente-sicuro\/\">archiviazione delle e-mail<\/a><\/b><span style=\"font-weight: 400;\">, rendendo questi dati facilmente accessibili e ben organizzati.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Di seguito esploreremo <\/span><b>le soluzioni offerte da DocuWare per archiviare le e-mail e i relativi allegati<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">, integrandoli nei processi aziendali e rendendoli disponibili ai colleghi, oltre a esaminarne i benefici in termini di sicurezza e compliance.<\/span><\/p>\n<h3><b>Perch\u00e9 \u00e8 importante archiviare le e-mail?<\/b><\/h3>\n<p><b>Archiviare le e-mail<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> non \u00e8 solo una pratica vantaggiosa, ma in molti casi \u00e8 necessaria per diverse ragioni:<\/span><\/p>\n<ul>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Accessibilit\u00e0 e condivisione:<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> le informazioni salvate nelle e-mail archiviate diventano accessibili ai colleghi, eliminando il rischio che documenti importanti restino nascosti nelle caselle e-mail personali.<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Integrazione con altri documenti:<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> le e-mail possono essere archiviate insieme a documenti correlati (contratti, fatture, certificati), migliorando la continuit\u00e0 e l\u2019efficienza nei processi aziendali.<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Sicurezza e conformit\u00e0:<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> i sistemi come DocuWare garantiscono che le e-mail siano archiviate in modo sicuro e rispettando le normative di settore, riducendo i rischi associati alla gestione documentale.<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<p><b>DocuWare facilita questo processo attraverso varie modalit\u00e0<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">, integrandosi perfettamente con Microsoft Outlook e altri client di posta elettronica, grazie ai moduli &#8220;Connect to Outlook&#8221; e &#8220;DocuWare Outlook Add-In.&#8221;<\/span><\/p>\n<h3><b>Archiviazione delle e-mail con Microsoft Outlook<\/b><\/h3>\n<p><b><a href=\"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/5-consigli-per-gestire-le-fatture-in-outlook-con-docuware\/\">Microsoft Outlook<\/a> <\/b><span style=\"font-weight: 400;\">\u00e8 uno dei sistemi di posta elettronica pi\u00f9 diffusi a livello aziendale. Per questo motivo, DocuWare ha sviluppato specifiche integrazioni per Outlook, in grado di rispondere alle esigenze delle aziende che utilizzano sia Outlook installato come client desktop sia Microsoft 365. Le due principali opzioni offerte sono &#8220;Connect to Outlook&#8221; e il &#8220;DocuWare Outlook Add-In.&#8221;<\/span><\/p>\n<h4><b>Connect to Outlook<\/b><\/h4>\n<p><b>Connect to Outlook<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> \u00e8 una soluzione pensata per aziende che utilizzano Outlook come client desktop e desiderano una gestione avanzata delle e-mail direttamente dall\u2019applicazione Outlook. Questo modulo consente di trasferire e-mail e allegati a DocuWare e di eseguire ricerche su questi archivi senza mai lasciare Outlook. Alcune delle principali funzioni includono:<\/span><\/p>\n<ul>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Selezione delle e-mail per l\u2019archiviazione:<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> gli utenti possono scegliere di archiviare e-mail manualmente o mediante l\u2019uso di una cartella monitorata.<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Destinazione:<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> le e-mail possono essere archiviate nella casella di posta o in un &#8220;file cabinet&#8221; di DocuWare.<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Ambito di archiviazione:<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> \u00e8 possibile decidere se trasferire solo l\u2019e-mail, solo gli allegati o entrambi.<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Formato dei documenti:<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> le e-mail possono essere convertite in PDF per un&#8217;archiviazione a lungo termine o mantenute nel formato originale.<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Indicizzazione automatica:<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> grazie a configurazioni preimpostate, \u00e8 possibile automatizzare l\u2019indicizzazione basata su propriet\u00e0 come il mittente, l\u2019oggetto o addirittura il contenuto degli allegati PDF.<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Con &#8220;Connect to Outlook,&#8221; gli utenti possono cos\u00ec archiviare e accedere alle e-mail direttamente da Outlook, migliorando l\u2019efficienza del flusso di lavoro e riducendo il tempo necessario per organizzare e recuperare informazioni.<\/span><\/p>\n<h4><b>DocuWare Outlook Add-In<\/b><\/h4>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Il <\/span><b>DocuWare Outlook Add-In<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">, introdotto all&#8217;inizio del 2024, \u00e8 una soluzione progettata per chi utilizza la versione web di Outlook e DocuWare Cloud. Questo add-in \u00e8 perfetto anche per gli utenti Mac, supportando tutti i principali browser. Tra i vantaggi offerti da questa soluzione troviamo:<\/span><\/p>\n<ul>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Selezione manuale delle e-mail da trasferire:<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> gli utenti possono scegliere manualmente quali e-mail salvare e quali allegati includere nell&#8217;archiviazione.<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Destinazione e ambito dell\u2019archiviazione:<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> come per Connect to Outlook, \u00e8 possibile archiviare solo le e-mail, solo gli allegati o entrambi.<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Indicizzazione manuale:<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> gli utenti possono inserire valori fissi o personalizzati per garantire una gestione ordinata delle e-mail archiviate.<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Questo add-in si distingue per la sua interfaccia intuitiva e moderna, che semplifica l&#8217;archiviazione delle e-mail in DocuWare senza bisogno di installare software aggiuntivi sul dispositivo.<\/span><\/p>\n<h3><b>Archiviazione di e-mail con altri sistemi di posta elettronica<\/b><\/h3>\n<p><b>DocuWare<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> non si limita solo a Outlook, ma<\/span><b> consente di archiviare e-mail anche da altri sistemi di posta elettronica <\/b><span style=\"font-weight: 400;\">come Google e Yahoo, grazie al modulo <\/span><b>Connect to Mail<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">. Questo modulo supporta tutti gli account Exchange e IMAP, permettendo di importare e-mail provenienti da vari provider. Con Connect to Mail, l\u2019archiviazione \u00e8 automatizzata attraverso una cartella monitorata (come una cartella di fatture), dalla quale le e-mail vengono trasferite automaticamente in DocuWare.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Tra le funzionalit\u00e0 principali di Connect to Mail troviamo:<\/span><\/p>\n<ul>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Cartella monitorata:<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> le e-mail vengono archiviate automaticamente da una cartella predefinita.<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Ambito di archiviazione:<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> \u00e8 possibile decidere se archiviare solo l\u2019e-mail, solo gli allegati o entrambi.<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Formato dei documenti:<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> anche qui \u00e8 possibile convertire le e-mail in PDF per l\u2019archiviazione a lungo termine.<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<p><b>DocuWare offre una serie di strumenti innovativi per integrare l&#8217;archiviazione delle e-mail<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> nei processi aziendali, adattandosi sia alle esigenze di chi utilizza Outlook sia a quelle di chi preferisce altri sistemi di posta. Con una gestione ordinata e sicura delle e-mail, le aziende possono migliorare l&#8217;efficienza operativa, facilitare l\u2019accesso alle informazioni e garantire la conformit\u00e0 alle normative di archiviazione.<\/span><\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>L&#8217;e-mail &#8211; e di conseguenza l&#8217;archiviazione delle e-mail &#8211;\u00a0\u00e8 diventata uno strumento essenziale per le comunicazioni aziendali, contenendo spesso informazioni critiche sotto forma di testi [&#8230;]<\/p>\n","protected":false},"author":7,"featured_media":1891,"comment_status":"open","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"footnotes":""},"categories":[49,42],"tags":[8,28,18],"yoast_head":"<!-- This site is optimized with the Yoast SEO plugin v22.2 - https:\/\/yoast.com\/wordpress\/plugins\/seo\/ -->\n<title>Archiviazione e-mail in DocuWare: tutte le opzioni disponibili - Blog RealDocumentSolution<\/title>\n<meta name=\"description\" content=\"Tutte le soluzioni offerte da DocuWare per archiviazione delle e-mail e i relativi allegati, integrandoli nei processi aziendali.\" \/>\n<meta name=\"robots\" content=\"index, follow, max-snippet:-1, max-image-preview:large, max-video-preview:-1\" \/>\n<link rel=\"canonical\" href=\"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/archiviazione-e-mail-in-docuware-tutte-le-opzioni-disponibili\/\" \/>\n<meta property=\"og:locale\" content=\"it_IT\" \/>\n<meta property=\"og:type\" content=\"article\" \/>\n<meta property=\"og:title\" content=\"Archiviazione e-mail in DocuWare: tutte le opzioni disponibili - 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