{"id":1755,"date":"2024-08-01T12:42:16","date_gmt":"2024-08-01T10:42:16","guid":{"rendered":"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/?p=1755"},"modified":"2024-08-01T12:42:16","modified_gmt":"2024-08-01T10:42:16","slug":"6-consigli-per-ottimizzare-gli-elenchi-di-risultati-in-docuware","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/6-consigli-per-ottimizzare-gli-elenchi-di-risultati-in-docuware\/","title":{"rendered":"6 consigli per ottimizzare gli elenchi di risultati in DocuWare"},"content":{"rendered":"

Ottimizzare l’uso degli elenchi di risultati in DocuWare<\/strong> \u00e8 essenziale per migliorare l’efficienza e la gestione dei documenti.\u00a0<\/span><\/p>\n

In questo articolo, esploreremo <\/span>sei consigli pratici per personalizzare e utilizzare al meglio queste liste<\/b>, consentendo agli utenti di trovare rapidamente le informazioni necessarie e di gestire i dati in modo pi\u00f9 efficace.\u00a0<\/span><\/p>\n

Dai metodi di visualizzazione alle opzioni di ordinamento e filtraggio, <\/span>scopri come sfruttare al massimo le funzionalit\u00e0 di DocuWare <\/b>per migliorare il tuo workflow quotidiano<\/a>.<\/span><\/p>\n

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Perch\u00e9 gli elenchi di risultati sono importanti<\/b><\/h2>\n

I <\/span>risultati di ricerca in DocuWare<\/b> rappresentano un elemento cruciale per la gestione efficiente dei documenti all’interno di un’organizzazione.<\/span><\/p>\n

Consentono di <\/span>accedere rapidamente alle informazioni necessarie<\/b>, organizzare i dati in modo chiaro e strutturato, e semplificare il processo decisionale. La capacit\u00e0 di visualizzare, ordinare e filtrare i risultati consente agli utenti di trovare esattamente ci\u00f2 di cui hanno bisogno senza perdere tempo, migliorando cos\u00ec la produttivit\u00e0 e l’efficienza.\u00a0<\/span><\/p>\n

Inoltre, la <\/span>personalizzazione delle liste dei risultati <\/b>in base alle esigenze specifiche degli utenti rende l’interfaccia pi\u00f9 intuitiva e adatta ai diversi flussi di lavoro. In un contesto lavorativo in cui il tempo \u00e8 una risorsa preziosa, l’efficacia dei risultati di ricerca pu\u00f2 fare una grande differenza.<\/span><\/p>\n

1. Cambia vista<\/b><\/h3>\n

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Di default, <\/span>gli elenchi dei risultati vengono visualizzati in modalit\u00e0 tabella<\/b>, che mostra una lista di termini di indice per tutti i documenti trovati.\u00a0<\/span><\/p>\n

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Se i tuoi documenti sono visivamente diversi e preferisci una <\/span>presentazione pi\u00f9 visuale<\/b>, puoi passare alla vista miniatura, scheda indice o testo. Tutte includono una miniatura della prima pagina.<\/span><\/p>\n

2. Ordina i risultati secondo le necessit\u00e0<\/b><\/h3>\n

Puoi facilmente <\/span>ordinare le voci negli elenchi dei risultati secondo le tue necessit\u00e0<\/b>: per esempio, per azienda, per visualizzare i documenti relativi a un cliente; per data di scadenza, per vedere i documenti pi\u00f9 urgenti in cima; o per stato, per avere una buona panoramica di ci\u00f2 che \u00e8 in lavorazione.<\/span><\/p>\n

Indipendentemente dal tipo di visualizzazione, puoi usare le due frecce accanto alle <\/span>opzioni di visualizzazione per scegliere in base a quali criteri di indice <\/b>ordinare i documenti. In modalit\u00e0 tabella, puoi ordinare semplicemente cliccando sull’intestazione di una colonna.<\/span><\/p>\n

3. Filtra i risultati<\/b><\/h3>\n

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Se l’elenco dei risultati contiene troppi elementi, <\/span>puoi filtrare per valori specifici<\/b> per restringere i risultati senza dover tornare indietro e iniziare una nuova ricerca.<\/span><\/p>\n

Ecco come fare: clicca sull’intestazione di una colonna in modalit\u00e0 tabella, verr\u00e0 visualizzata un’icona di filtro. Clicca su di essa per inserire il filtro aggiuntivo. <\/span>Questo ti offrir\u00e0 le stesse opzioni disponibili per l’inserimento dei termini di ricerca<\/b>.<\/span><\/p>\n

Queste opzioni di filtro sono disponibili per i campi di testo dalla versione 7.3 di DocuWare e per intervalli di date\/numeri dalla versione 7.4.<\/span><\/p>\n

4. Vedi tutte le funzioni<\/b><\/h3>\n

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Gli elenchi dei risultati contengono molte funzionalit\u00e0, alcune delle quali si riferiscono a singoli documenti o a gruppi di documenti, altre all’intero elenco. Clicca con il tasto destro su un documento selezionato per <\/span>aprire il menu contestuale<\/b>.<\/span><\/p>\n

Qui <\/span>troverai alcune delle funzionalit\u00e0 di base necessarie <\/b>per la gestione dei documenti: invio, modifica delle voci di indice, recupero del link al documento, eliminazione, richiesta di invio e molto altro.<\/span><\/p>\n

A seconda dei diritti e delle licenze, le funzionalit\u00e0 possono variare. Cliccando sui tre puntini, puoi anche<\/span> aprire il menu con le funzioni relative all’intero elenco dei risultati<\/b>, come ad esempio “Salva ricerca come lista”.<\/span><\/p>\n

5. Riordina e nascondi colonne<\/b><\/h3>\n

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Gli elenchi dei risultati contengono pi\u00f9 colonne di quelle necessarie o non sono ordinate nel modo migliore per il tuo lavoro? Poich\u00e9 ogni persona ha compiti o preferenze diverse, <\/span>gli elenchi dei risultati possono essere ulteriormente personalizzati<\/b>.\u00a0<\/span><\/p>\n

Con pochi clic, puoi <\/span>ottimizzare la tua interfaccia di lavoro <\/b>e mantenere solo le cose pi\u00f9 urgenti o necessarie direttamente in vista.<\/span><\/p>\n

Ecco come far<\/b>e: nel menu principale del client DocuWare, accedi a “Profilo & Impostazioni”, clicca sulla scheda “Ricerche” e scorri fino a “Elenchi dei risultati”. Clicca sull’icona del pi\u00f9 davanti all’elenco dei risultati desiderato per visualizzare i campi\/colonne inclusi. Nascondi le colonne che non ti servono cliccando sull’icona dell’occhio. Usa il drag and drop per cambiare l’ordine delle colonne.<\/span><\/p>\n

6. Definisci le funzionalit\u00e0 dell’elenco dei risultati (per amministratori di archivi documentali)<\/b><\/h3>\n

Gli <\/span>amministratori di archivi documentali<\/a><\/b> possono definire esattamente quali funzioni sono disponibili per gli utenti in ogni elenco dei risultati.\u00a0<\/span><\/p>\n

Inoltre, \u00e8 possibile mostrare le due o tre funzionalit\u00e0 pi\u00f9 utilizzate per un accesso diretto come pulsante nella parte superiore di un elenco dei risultati. Per team diversi con esigenze diverse, <\/span>puoi creare l’interfaccia utente ottimale per ciascuno<\/b>, e fornire i risultati con una vista ottimizzata.\u00a0<\/span><\/p>\n

Le funzionalit\u00e0 degli elenchi dei risultati possono essere<\/span> utilizzate solo nei limiti dei diritti complessivi dell’archivio documentale<\/b>. Ad esempio, se un elenco dei risultati contiene la funzione “Elimina”, solo gli utenti con i diritti di eliminazione possono utilizzarla.<\/span><\/p>\n


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