{"id":1704,"date":"2024-06-28T10:22:48","date_gmt":"2024-06-28T08:22:48","guid":{"rendered":"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/?p=1704"},"modified":"2024-06-19T10:41:51","modified_gmt":"2024-06-19T08:41:51","slug":"tenere-traccia-delle-scadenze-contrattuali-con-autoindex-in-docuware","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/tenere-traccia-delle-scadenze-contrattuali-con-autoindex-in-docuware\/","title":{"rendered":"Tenere traccia delle scadenze contrattuali con Autoindex in DocuWare"},"content":{"rendered":"

\"docuware<\/p>\n

 <\/p>\n

Grazie a DocuWare, evitare di perdere scadenze contrattuali<\/a> \u00e8 semplice ed efficace<\/b>. Il software consente di impostare avvisi per garantire che nessun contratto o abbonamento scada senza essere gestito in tempo utile.<\/span><\/p>\n

Ad esempio, \u00e8 possibile <\/span>configurare notifiche per avvisare un collega di rinegoziare o annullare contratti prima della scadenza<\/b>. Questo aiuta a evitare aumenti di prezzo indesiderati e a mantenere un controllo costante sugli obblighi contrattuali.<\/span><\/p>\n

DocuWare versione 7 o successiva facilita questa gestione tramite <\/span>Autoindex, un modulo che monitora automaticamente le voci dell’indice dei contratti<\/b>.<\/span><\/p>\n

Ecco come fare!<\/span><\/p>\n

DocuWare Autoindex: come funziona<\/h2>\n

Per impostare un avviso di contratto<\/b>, assicuratevi innanzitutto che la finestra di dialogo di indicizzazione dei contratti contenga i campi “Data di scadenza” e “Stato”, oltre agli altri tipi di campo quali societ\u00e0, tipo di documento, ecc.<\/span><\/p>\n

    \n
  1. In DocuWare Configuration, aprire Autoindex e fare clic su Nuovo.<\/span><\/li>\n
  2. Selezionare l’archivio che contiene i contratti, in questo caso il pool di documenti, e specificare in Pianificazione quali voci dell’indice devono essere monitorate e con quale frequenza. In questo esempio, il tipo di documento \u00e8 un contratto, la data di scadenza deve essere entro i prossimi tre mesi e lo stato \u00e8 “valido”.\u00a0<\/span><\/li>\n<\/ol>\n

    \"immagine<\/p>\n

    3. Passare alla scheda successiva Dati partita e scegliere l’opzione Indice con voci fisse dell’indice come origine:<\/p>\n

     <\/p>\n

    \"docuware<\/p>\n

     <\/p>\n

    4. Nella scheda Assegnazione dati, inserire che Autoindex cambier\u00e0 automaticamente lo stato di un documento in Controllo non appena la data di scadenza sar\u00e0 entro i tre mesi successivi e salvare la configurazione.<\/span><\/p>\n

     <\/p>\n

    \"docuware<\/p>\n

     <\/p>\n

    Una volta al mese, Autoindex verifica se un contratto scade nei tre mesi successivi.<\/span><\/p>\n

    Per <\/span>notificare automaticamente al dipendente responsabile<\/b> la scadenza del contratto, impostare un elenco DocuWare in Configurazione DocuWare > Archivi. Immettere il tipo di documento: Contratto e Stato: Controlla come criteri di filtro.<\/span><\/p>\n

    Se un contratto sta per scadere, il dipendente lo vedr\u00e0 immediatamente nel client DocuWare:<\/span><\/p>\n

    \"docuware<\/p>\n

     <\/p>\n

    \u00c8 inoltre possibile fare in modo che <\/span>DocuWare notifichi al dipendente tramite e-mail quando un contratto deve essere controllato.<\/b><\/p>\n

    Autoindex ed Elenchi sono inclusi in DocuWare Cloud. Per i clienti che utilizzano un sistema DocuWare installato localmente (on-premises), Autoindex e Task Manager per gli elenchi sono disponibili come moduli aggiuntivi che richiedono una licenza.<\/span><\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

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