{"id":169,"date":"2021-07-06T12:00:00","date_gmt":"2021-07-06T10:00:00","guid":{"rendered":"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/?p=169"},"modified":"2022-05-25T15:22:52","modified_gmt":"2022-05-25T13:22:52","slug":"come-archiviare-documenti-digitali","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/come-archiviare-documenti-digitali\/","title":{"rendered":"Come archiviare documenti digitali"},"content":{"rendered":"\n

Quante aziende si sono ritrovate a cercare un vecchio preventivo o importanti documenti ricevuti da un fornitore, memorizzati in un computer che non c\u2019\u00e8 pi\u00f9? L\u2019archiviazione dei documenti digitali <\/strong>aziendali ha certamente portato a numerosi vantaggi in termini di risparmio economico e di tempo. Ci\u00f2 non significa che non ci siano sfide da affrontare da parte delle aziende nella gestione di un archivio digitale. <\/p>\n\n\n\n

\u00c8 evidente quanto i documenti siano un elemento chiave di un\u2019azienda; oggi il digitale pu\u00f2 essere uno strumento straordinariamente efficiente per gestirli correttamente e ottimizzarne l\u2019utilizzo.<\/p>\n\n\n\n

Vediamo di seguito alcune best practices per l’archiviazione digitale <\/strong>dei documenti aziendali.<\/p>\n\n\n\n

Archiviazione documenti digitali: le differenze con l\u2019analogico<\/strong><\/h2>\n\n\n\n

Oggi nelle aziende di tutto il mondo \u00e8 in atto la cosiddetta Digital Transformation<\/strong>, una vera e propria rivoluzione grazie alla quale le tecnologie digitali vengono utilizzate per migliorare i processi aziendali e ottimizzarne i risultati. <\/p>\n\n\n\n

Tuttavia, per comprendere correttamente i vantaggi di una gestione 2.0 dei documenti aziendali<\/strong>, occorre innanzitutto distinguere tra: <\/p>\n\n\n\n

  • Documento analogico<\/strong>: un documento che, quando viene formato, ha una sua dimensione fisica ovvero occupa un volume ed \u00e8 presente nello spazio. All\u2019interno di questa definizione – oltre ai documenti cartacei – possono rientrare diverse tipologie di documenti come le registrazioni audio oppure le fotografie.<\/li>
  • Documento informatico<\/strong>: come riportato dal Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD-DLgs 82\/2005), il documento informatico \u00e8 la “rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti” la cui caratteristica peculiare \u00e8 la possibilit\u00e0 di essere gestito in maniera totalmente dematerializzata. Si pu\u00f2 anche distinguere tra documento nativo digitale ovvero creato direttamente in formato digitale e un documento ottenuto tramite digitalizzazione di un documento originale cartaceo.<\/li><\/ul>\n\n\n\n

    Ciascuna categoria di documenti d\u00e0 origine ad una diversa tipologia di archiviazione. L\u2019allestimento di un archivio analogico necessita, infatti, di appositi contenitori nonch\u00e9 di uno spazio adeguato di una grandezza sufficiente da poter ospitare tutti i file aziendali. Dall\u2019altra parte, invece, \u00e8 possibile procedere con la generazione di documenti digitali, partendo da quelli analogici oppure archiviando direttamente gli originali digitali<\/strong>, con l\u2019opportunit\u00e0 di rintracciare in tempo reale tutti i documenti e di avere un archivio potenzialmente \u201ceterno\u201d, non soggetto n\u00e9 a deterioramento n\u00e9 a eventuali rischi esterni.<\/p>\n\n\n\n

    Passaggio da archivio cartaceo ad archivio digitale: la normativa<\/strong><\/h2>\n\n\n\n

    Nel passaggio da cartaceo a digitale, un elemento di cui tenere conto \u00e8 la tutela dei dati e l\u2019allineamento delle procedure alla normativa vigente. In particolare, quando si effettua questo passaggio, si parla di dematerializzazione documentale<\/strong>, in seguito alla quale avviene la conservazione sostitutiva attraverso cui la copia digitale acquista il valore legale del cartaceo. <\/p>\n\n\n\n

    Questa conservazione \u00e8 normata dal Codice dell\u2019Amministrazione Digitale<\/strong> (CAD) tramite il d.lgs 7 marzo 2005 che recita: \u201cgli obblighi di conservazione e di esibizione di documenti si intendono soddisfatti a tutti gli effetti di legge a mezzo di documenti informatici, se le relative procedure sono effettuate in modo tale da garantire la conformit\u00e0 ai documenti originali e sono conformi alle Linee guida\u201d. <\/p>\n\n\n\n

    In particolare, la dematerializzazione per essere a norma<\/strong> deve seguire 3 fasi: <\/p>\n\n\n\n

    • Protocollo<\/strong><\/li>
    • Classificazione<\/strong><\/li>
    • Firma digitale <\/strong>o firma elettronica qualificata<\/li><\/ul>\n\n\n\n

      Il GDPR<\/strong> (General Data Protection Regulation) – in vigore a partire dal 25 maggio 2018 – ha introdotto una serie di novit\u00e0 per quanto riguarda la protezione dei dati a livello di gestione degli archivi. Ma non tutti sanno che l\u2019archiviazione cartacea non sempre rispetta la normativa introdotta dal GDPR. Per questo motivo, DocuWare <\/strong>offre procedure affidabili per garantire l’integrit\u00e0 delle informazioni aziendali e soddisfare requisiti della normativa in vigore. Le procedure di autenticazione e di analisi assicurano il controllo su versioni, modifiche e workflow dei documenti, proteggendo da perdite, sottrazioni e manipolazione dei documenti. In questo modo, viene garantito l\u2019integrit\u00e0 e la conversazione dei dati per il tempo prestabilito dalla legge. <\/p>\n\n\n\n

      Verso un\u2019archiviazione digitale dei documenti<\/strong><\/h2>\n\n\n\n

      Per quanto riguarda la gestione documentale, ogni impresa ha l\u2019obiettivo ultimo di gestire i flussi di lavoro nell\u2019ottica di migliorarne la produttivit\u00e0 e l\u2019efficienza. Da questo punto di vista, i software di gestione documentale<\/strong> garantiscono un notevole risparmio di tempo nell\u2019archiviazione nonch\u00e9 offrono la possibilit\u00e0 che i documenti siano disponibili ovunque e in qualsiasi momento. <\/p>\n\n\n\n

      In particolare, DocuWare automatizza il flusso dei documenti all\u2019interno di un\u2019azienda grazie alle diverse funzionalit\u00e0 implementate. Una di queste \u00e8 l\u2019Intelligent Indexing <\/strong>che permette di passare dall\u2019archiviazione in cartelle e sottocartelle ad una classificazione di documenti per indici. Ci\u00f2 significa che Docuware indicizza i campi in automatico grazie all\u2019algoritmo di intelligenza artificiale che recupera all\u2019interno del documento gli indici che si vogliono riportare, eliminando il rischio di salvare il file nel posto sbagliato.<\/p>\n\n\n\n

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