{"id":1689,"date":"2024-06-25T08:30:24","date_gmt":"2024-06-25T06:30:24","guid":{"rendered":"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/?p=1689"},"modified":"2024-06-25T08:56:02","modified_gmt":"2024-06-25T06:56:02","slug":"5-consigli-per-gestire-le-fatture-in-outlook-con-docuware","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/5-consigli-per-gestire-le-fatture-in-outlook-con-docuware\/","title":{"rendered":"5 consigli per gestire le fatture in Outlook con DocuWare"},"content":{"rendered":"

\"docuware<\/p>\n

 <\/p>\n

Nel panorama aziendale moderno,<\/span> l’<\/b>invio delle fatture tramite e-mail<\/b><\/a> \u00e8 diventato una pratica indispensabile. DocuWare arricchisce Microsoft Outlook con strumenti avanzati per semplificare la gestione delle fatture elettroniche insieme ai relativi messaggi di posta.<\/span><\/p>\n

DocuWare | Connect to Outlook per la tua gestione documentale<\/a><\/strong><\/p>\n

L’integrazione di DocuWare con Outlook<\/b> mira a migliorare l’efficienza operativa consentendo agli utenti di gestire documenti e flussi di lavoro direttamente dall’ambiente familiare di Outlook, riducendo la necessit\u00e0 di passare tra diverse piattaforme o applicazioni.<\/span><\/p>\n

Ecco <\/span>5 consigli per gestire al meglio le fatture in Outlook con DocuWare.<\/b><\/p>\n

 <\/p>\n

\"docuware<\/p>\n

1. Salva solo ci\u00f2 che \u00e8 importante\u00a0<\/b><\/h3>\n

Solitamente,<\/span> la fattura vera e propria viene inviata come <\/b>allegato all’e-mail<\/b><\/a>,<\/b> che funge da mezzo di comunicazione principale. Quando si configura il sistema di archiviazione, \u00e8 consigliabile specificare di archiviare esclusivamente le fatture vere e proprie in un file cabinet dedicato.\u00a0<\/span><\/p>\n

In questo modo si garantisce che solo i documenti finanziari essenziali siano conservati in modo organizzato e accessibile, <\/span>facilitando la gestione contabile e riducendo la confusione<\/b> associata alla memorizzazione di informazioni non pertinenti.<\/span><\/p>\n

Questa operazione pu\u00f2 essere eseguita in DocuWare Configuration nella sezione E-mail da Outlook, alla voce Opzioni di importazione.<\/span><\/p>\n

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\"docuware<\/p>\n

 <\/p>\n

2. Evita i duplicati\u00a0<\/b><\/h3>\n

Evitare la duplicazione delle fatture \u00e8 cruciale <\/b>per mantenere l’integrit\u00e0 dell’archivio e evitare complicazioni future.\u00a0<\/span><\/p>\n

Utilizzare l’ID del messaggio permette di<\/span> assicurarsi che ogni e-mail contenente una fattura sia unica nel sistema di archiviazione,<\/b> riducendo cos\u00ec il rischio di errori e confusioni durante la gestione dei documenti contabili.\u00a0<\/span><\/p>\n

Questo approccio non solo garantisce una migliore organizzazione dei dati, ma anche una maggiore precisione nel monitoraggio e nella revisione delle transazioni aziendali.<\/span><\/p>\n

3. Archivia pi\u00f9 fatture come documenti singoli\u00a0<\/b><\/h3>\n

Quando un’e-mail contiene pi\u00f9 fatture in formato PDF<\/b> come allegati, \u00e8 possibile archiviarle come documenti separati.\u00a0<\/span><\/p>\n

Questo permette di avviare automaticamente un <\/span>workflow dedicato per ciascuna fattura,<\/b> facilitando la gestione e il trattamento di ogni transazione in modo efficiente e conforme alle procedure aziendali stabilite.<\/span><\/p>\n

\u00c8 possibile impostare questa funzione anche in DocuWare Configuration, alla voce Opzioni di importazione nella sezione E-mail da Outlook.<\/span><\/p>\n

 <\/p>\n

\"docuware<\/p>\n

 <\/p>\n

4. Trova facilmente i documenti archiviati in Outlook\u00a0<\/b><\/h3>\n

Desiderate confrontare una fattura con un ordine di acquisto?\u00a0<\/span><\/p>\n

Con DocuWare Quick Search \u00e8 possibile<\/span> individuare rapidamente gli ordini di acquisto o le bolle di consegna <\/b>archiviati dal fornitore della fattura con un semplice clic, senza uscire dall’ambiente di Outlook.\u00a0<\/span><\/p>\n

\u00c8 essenziale avere le autorizzazioni adeguate per accedere a queste informazioni. Una volta archiviati, le autorizzazioni di DocuWare si estendono anche alle fatture inviate via e-mail, garantendo la genuinit\u00e0 e l’integrit\u00e0 dei documenti nel flusso di lavoro aziendale.<\/span><\/p>\n

5. Importa automaticamente\u00a0\u00a0<\/b><\/h3>\n

Quando si gestiscono numerose fatture attraverso una casella di posta elettronica, \u00e8 vantaggioso <\/span>configurare delle cartelle monitorate<\/b>. Utilizzando una regola di Outlook, \u00e8 possibile spostare automaticamente le fatture in una cartella specifica definita dall’utente.\u00a0<\/span><\/p>\n

DocuWare, a sua volta,<\/span> importa automaticamente tutte le e-mail da questa cartella nell’archivio<\/b>, procedendo poi con l’indicizzazione dei documenti per una facile ricerca e recupero.<\/span><\/p>\n

Questa strategia non solo <\/span>ottimizza il processo di archiviazione,<\/b> ma consente anche di avviare automaticamente flussi di lavoro dedicati per le fatture importate. \u00c8 un metodo efficace per migliorare l’efficienza operativa, garantendo che tutte le transazioni finanziarie siano gestite in modo organizzato e conforme ai requisiti aziendali.<\/span><\/p>\n

Caso speciale: Fatture XML\u00a0<\/b><\/h3>\n

Sempre pi\u00f9 aziende e enti pubblici stanno adottando <\/span>fatture in formato XML<\/b>, una pratica che DocuWare supporta pienamente. Durante l’archiviazione dei documenti, \u00e8 possibile utilizzare direttamente gli elementi delle fatture XML allegate per l’indicizzazione nell’archivio. Ad esempio, i numeri di articolo e altri dettagli estratti dal contenuto XML possono essere automaticamente inseriti nei campi chiave di ricerca di DocuWare.<\/span><\/p>\n

Per configurare correttamente l’importazione delle fatture XML in DocuWare, \u00e8 consigliabile <\/span>selezionare le opzioni appropriate in “Opzioni di importazione” > “Riconoscimento automatico delle fatture”.<\/b> Successivamente, nella scheda di indicizzazione, \u00e8 possibile mappare gli elementi specifici delle fatture XML ai campi indice corrispondenti nel sistema DocuWare.<\/span><\/p>\n

Questo approccio non solo semplifica il processo di archiviazione e ricerca dei documenti, ma migliora anche<\/span> l’accuratezza e l’efficienza della gestione delle fatture<\/b>, rispondendo alle esigenze di conformit\u00e0 e facilitando la verifica e il controllo delle transazioni aziendali.<\/span><\/p>\n

Le funzioni descritte sono incluse in <\/span>DocuWare Cloud<\/b><\/a>. \u00c8 sufficiente installare Connect to Outlook tramite DocuWare Desktop Apps. Se si utilizza DocuWare come sistema On-Premises, Connect to Outlook \u00e8 disponibile come modulo aggiuntivo.<\/span><\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

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