{"id":1680,"date":"2024-06-13T11:00:33","date_gmt":"2024-06-13T09:00:33","guid":{"rendered":"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/?p=1680"},"modified":"2024-10-02T14:17:12","modified_gmt":"2024-10-02T12:17:12","slug":"cartelle-di-raccolta-documenti-personalizzate-in-pochi-clic-con-docuware","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/cartelle-di-raccolta-documenti-personalizzate-in-pochi-clic-con-docuware\/","title":{"rendered":"Cartelle di raccolta documenti personalizzate in pochi clic con DocuWare"},"content":{"rendered":"

\"docuware\"<\/p>\n

Cosa sono le cartelle di raccolta personalizzate<\/b><\/h2>\n

In <\/span>DocuWare<\/b>, le “custom trays” – che \u00e8 possibile tradurre con \u201ccassetti personalizzati\u201d o cartelle – sono una funzionalit\u00e0 che permette agli utenti di creare cartelle specifiche per organizzare e gestire i documenti secondo le proprie esigenze.\u00a0<\/span><\/p>\n

Questa funzionalit\u00e0 consente di <\/span>personalizzare l’ambiente di lavoro <\/b>in modo da rendere pi\u00f9 semplice e veloce l’accesso ai documenti necessari per svolgere le attivit\u00e0 aziendali quotidiane.<\/span><\/p>\n

Ecco alcuni punti chiave riguardo alle custom trays su DocuWare:<\/span><\/p>\n

    \n
  1. Organizzazione personalizzata<\/b>: gli utenti possono creare cassetti che riflettono la struttura e le necessit\u00e0 specifiche del loro flusso di lavoro. Questo permette di organizzare i documenti in categorie o progetti specifici.<\/span><\/li>\n
  2. Facilit\u00e0 di accesso<\/b>: con i cassetti personalizzati, \u00e8 possibile accedere rapidamente ai documenti pi\u00f9 rilevanti senza dover cercare in tutta l’archiviazione. Ogni cartella pu\u00f2 essere configurata per contenere documenti di un certo tipo o provenienti da una specifica fonte.<\/span><\/li>\n
  3. Configurazione semplice<\/b>: la creazione e la gestione di cartelle personalizzate \u00e8 progettata per essere intuitiva, permettendo agli utenti di configurare i propri cassetti in pochi clic.<\/span><\/li>\n
  4. Efficienza del workflow<\/a><\/b>: utilizzando le cartelle personalizzate, gli utenti possono migliorare l’efficienza del loro flusso di lavoro, riducendo il tempo speso a cercare documenti e aumentando la produttivit\u00e0.<\/span><\/li>\n<\/ol>\n

    Questa funzionalit\u00e0 \u00e8 particolarmente utile per team che gestiscono grandi volumi di documenti e necessitano di un modo efficace per tenerli ordinati e facilmente accessibili.<\/span><\/p>\n

    Cartelle di raccolta documenti in DocuWare: qualche esempio pratico<\/strong><\/h2>\n

    Con i trays di DocuWare \u00e8 possibile<\/span> modificare, ordinare e pinzare i documenti prima di archiviarli.<\/b>\u00a0<\/span><\/p>\n

    Di default, \u00e8 sempre presente almeno un cassetto come impostazione predefinita. Tuttavia, a seconda dei tipi di documenti e dei raccoglitori con cui si lavora, si potrebbe decidere di avere pi\u00f9 cartelle per una maggiore efficienza.\u00a0<\/span><\/p>\n

    Ecco due esempi:<\/span><\/b><\/p>\n

      \n
    • Cartella di raccolta documenti con indicizzazione intelligente e uno senza<\/b><\/li>\n<\/ul>\n

      Se ad esempio, ricevete molte fatture A\/P in entrata, ma occasionalmente anche altri documenti, per le fatture in entrata, si utilizza un cassetto in cui \u00e8 attivata l’indicizzazione intelligente, in modo che i dati delle fatture vengano trasferiti direttamente a DocuWare e archiviati rapidamente in un raccoglitore di fatture.\u00a0<\/span><\/p>\n

      Altri documenti aziendali, come i contratti o le registrazioni del servizio clienti, devono essere archiviati in altri schedari. Per facilitare l’organizzazione, \u00e8 meglio non mescolare questi altri documenti con le fatture, ma utilizzare uno schedario separato.<\/span><\/p>\n

      Non \u00e8 necessario attivare l’indicizzazione intelligente, che \u00e8 pi\u00f9 indicata per i documenti con struttura uniforme.<\/span><\/p>\n

        \n
      • U<\/strong>na cartella di raccolta per schedario<\/b><\/li>\n<\/ul>\n

        Se si archiviano molti documenti in diversi schedari, si consiglia di impostare un cassetto per ogni schedario. In questo modo, \u00e8 possibile preparare in modo ottimale ogni tipo di documento per l’archiviazione nel rispettivo cassetto.<\/span><\/p>\n

        Per ottenere la massima efficienza, assegnate a ciascun cassetto un nome descrittivo, selezionate lo stesso colore del raccoglitore nelle impostazioni del cassetto e selezionate questo raccoglitore come destinazione predefinita.<\/span><\/p>\n

        Come creare un \u201ctray\u201d in DocuWare<\/b><\/h2>\n

        In <\/span>DocuWare Client<\/b>, aprire la sezione \u201cProfilo e impostazioni\u201d nel menu principale (fare clic sul proprio nome utente) e passare alla scheda \u201cCassetto documenti\u201d.\u00a0<\/span><\/p>\n

        Qui \u00e8 possibile vedere tutti i cassetti che si \u00e8 autorizzati a utilizzare. Il simbolo dell’occhio barrato significa che lo schedario non \u00e8 attualmente visualizzato nel Web Client. Facendo clic sull’occhio, \u00e8 possibile visualizzare nuovamente il cassetto.<\/span><\/p>\n

        \"docuware\"<\/p>\n

         <\/p>\n

        Se nella finestra di dialogo \u00e8 presente il link \u201cClicca qui per configurare i tuoi cassetti\u201d, come nella schermata precedente, \u00e8 possibile <\/span>impostare gli schedari da soli<\/b>. In caso contrario, occorre contattare il team di amministrazione.<\/span><\/p>\n

        Essenzialmente, sono necessarie solo tre impostazioni per una nuova cartella di raccolta:<\/span><\/p>\n

          \n
        • Nome<\/b> che verr\u00e0 visualizzato nel client Web<\/span><\/li>\n
        • Colore<\/b>: se si desidera preparare i documenti per uno specifico raccoglitore nel cestino, si consiglia di scegliere il colore di tale raccoglitore. In questo modo il lavoro nel client Web sar\u00e0 pi\u00f9 chiaro. Altrimenti, scegliete quello che preferite.<\/span><\/li>\n
        • Archivio<\/b>: un raccoglitore deve sempre essere assegnato a un cassetto. Tuttavia, se si archiviano manualmente i documenti dal cassetto, si pu\u00f2 anche scegliere uno schedario diverso da abbinare al rispettivo documento.<\/span><\/li>\n<\/ul>\n

          \"docuware\"<\/p>\n

           <\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

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