{"id":1664,"date":"2024-06-06T10:48:52","date_gmt":"2024-06-06T08:48:52","guid":{"rendered":"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/?p=1664"},"modified":"2024-06-04T10:54:22","modified_gmt":"2024-06-04T08:54:22","slug":"come-creare-workflow-documentali-per-approvazioni-piu-rapide-ed-efficienti","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/come-creare-workflow-documentali-per-approvazioni-piu-rapide-ed-efficienti\/","title":{"rendered":"Come creare workflow documentali per approvazioni e conferme pi\u00f9 rapide ed efficienti"},"content":{"rendered":"

Dovete approvare o confermare un documento? La <\/span>funzione \u201cInvia richiesta\u201d di DocuWare <\/b>\u00e8 ideale per coordinare le decisioni a breve termine e renderle tracciabili a lungo termine, senza alcuna configurazione preliminare.\u00a0<\/span><\/p>\n

Vediamo come <\/span>creare workflow documentali flessibili<\/b><\/a> e personalizzati <\/b>per rendere pi\u00f9 veloci ed efficienti i processi interni aziendali.<\/span><\/p>\n

\"workflow<\/p>\n

 <\/p>\n

Vantaggi e flessibilit\u00e0 dei flussi di lavoro ad hoc\u00a0<\/b><\/h2>\n

I <\/span>flussi di lavoro automatizzati<\/b><\/a> vengono solitamente eseguiti in base a parametri fissi e definiti.\u00a0<\/span><\/p>\n

Con la funzione \u201cInvia richiesta\u201d, <\/span>DocuWare offre anche la possibilit\u00e0 di avviare i flussi di lavoro in base alla situazione<\/b>, ad esempio per ottenere rapidamente un’approvazione.\u00a0<\/span><\/p>\n

La flessibilit\u00e0 di questo tipo di flusso di lavoro ad hoc \u00e8 particolarmente utile. In questo modo \u00e8 possibile <\/span>determinare individualmente chi \u00e8 coinvolto<\/b>, se riceve l’attivit\u00e0 contemporaneamente o in sequenza e se la richiesta viene completata quando una o tutte le persone hanno completato l’attivit\u00e0.\u00a0<\/span><\/p>\n

Anche altre opzioni decisionali sono completamente definibili, ad esempio con opzioni come \u201cApprova\u201d e \u201cRifiuta\u201d o anche solo con un’opzione come \u201cNota\u201d.<\/span><\/p>\n

Casi d’uso pratici per i workflow documentali personalizzati<\/b><\/h3>\n

Un’applicazione classica del flusso di lavoro personalizzato \u00e8 <\/span>l’approvazione di documenti da parte di una o pi\u00f9 persone<\/b>.\u00a0<\/span><\/p>\n

Supponiamo di aver ricevuto un preventivo e di averlo archiviato in DocuWare. A questo punto, ai vari membri del team viene chiesto di dare un feedback sull’accettazione o meno dell’offerta. Per <\/span>gestire questo processo senza un lungo scambio di e-mail<\/b>, \u00e8 possibile avviare un flusso di lavoro ad hoc tramite \u201cInvia richiesta\u201d.\u00a0<\/span><\/p>\n

Oppure, se avete ricevuto un ordine e volete applicare uno sconto che deve essere approvato dalla direzione vendite, <\/span>potete farlo molto rapidamente con un flusso di lavoro ad hoc.<\/b><\/p>\n

Un’altra applicazione molto diffusa \u00e8<\/span> la conferma o il riconoscimento di un documento<\/b> che si desidera richiedere ai colleghi. Ad esempio, se una clausola contrattuale \u00e8 cambiata e si desidera che tutti i partecipanti al progetto ne prendano nota, \u00e8 sufficiente inoltrare il contratto a tutti cliccando su \u201cInvia una richiesta\u201d e ottenere la conferma della ricezione.\u00a0\u00a0<\/span><\/p>\n

Invia richiesta: come avviare un flusso di lavoro ad hoc<\/b><\/h2>\n

\"workflow<\/p>\n

Come abbiamo visto, \u00e8 possibile<\/span> avviare\u00a0<\/b>workflow documentali<\/b><\/a> ad hoc utilizzando la funzione \u201cInvia richiesta\u201d<\/b>, disponibile direttamente nel menu contestuale di un documento archiviato.\u00a0<\/span><\/p>\n

La funzione si trova anche nella barra degli strumenti del visualizzatore. Per un accesso rapido, \u00e8 anche possibile appuntare la funzione negli elenchi dei risultati.\u00a0<\/span><\/p>\n

1. Definire le opzioni decisionali<\/b><\/h3>\n

Una volta fatto clic su \u201cInvia richiesta\u201d, si apre una nuova finestra in cui \u00e8 possibile <\/span>impostare i dettagli del flusso di lavoro con pochi clic<\/b>.<\/span><\/p>\n

\u00c8 sufficiente aggiungere gli utenti coinvolti utilizzando il segno pi\u00f9 e poi l’elenco a discesa.\u00a0<\/span><\/p>\n

\"workflow<\/p>\n

Se si desidera che <\/span>una notifica via e-mail venga inviata contemporaneamente alla richiesta<\/b>, attivare questa opzione.\u00a0<\/span><\/p>\n

Sono gi\u00e0 inseriti un oggetto, un testo e le due opzioni di decisione \u201cApprova\u201d e \u201cRifiuta\u201d. Tuttavia, <\/span>\u00e8 possibile modificare queste voci in base alle proprie esigenze specifiche<\/b>. \u00c8 anche possibile utilizzare un’opzione di decisione a utente singolo per una progressione pi\u00f9 snella. Come in questo esempio:<\/span><\/p>\n

2. Tracciabilit\u00e0 tramite timbri sul documento<\/b><\/h3>\n

Selezionare la casella \u201cDettagli\u201d se si desidera che<\/span> le decisioni siano visibili in seguito come timbri sul documento<\/b>.<\/span><\/p>\n

Inoltre, il timbro contiene sempre il testo inserito in precedenza come opzione di decisione. Per una maggiore chiarezza, <\/span>\u00e8 possibile regolare il colore dei timbri <\/b>per ogni decisione:<\/span><\/p>\n

\"workflow<\/p>\n

3. Gestione di una richiesta e monitoraggio dello stato<\/b><\/p>\n

Una volta inoltrata la richiesta, gli utenti selezionati la riceveranno nei loro compiti:\u00a0<\/span><\/p>\n

\"\"<\/p>\n

Chi comincia il workflow, ha la possibilit\u00e0 visualizzare facilmente lo stato delle richieste inviate in \u201cMonitoraggio attivit\u00e0\u201d.\u00a0<\/span><\/p>\n

A partire dalla versione 7.10 di DocuWare, nell’elenco delle \u201cRichieste inviate\u201d viene visualizzata anche una <\/span>colonna di stato con la nota \u201cCompletato\u201d o \u201cIn attesa\u201d<\/b>. Occorre fare clic sulla richiesta in fondo alla pagina per visualizzare i dettagli sullo stato in tempo reale:<\/span><\/p>\n

\"\"<\/p>\n



<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

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