{"id":1639,"date":"2024-05-17T08:48:57","date_gmt":"2024-05-17T06:48:57","guid":{"rendered":"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/?p=1639"},"modified":"2024-05-09T09:52:55","modified_gmt":"2024-05-09T07:52:55","slug":"guida-alla-politica-di-distruzione-e-conservazione-dei-documenti","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/guida-alla-politica-di-distruzione-e-conservazione-dei-documenti\/","title":{"rendered":"Guida alla politica di distruzione e conservazione dei documenti"},"content":{"rendered":"

Nel mondo della gestione documentale, esistono alcune linee guida da mettere in atto per proteggere le aziende da multe per mancato rispetto della compliance, ridurre i costi di archiviazione e contribuire a evitare azioni legali e minacce informatiche.\u00a0<\/span>Con DocuWare queste linee guida possono essere applicate automaticamente e senza alcuno sforzo amministrativo. \u00c8 qui che entra in gioco la creazione di <\/span>criteri di conservazione dei documenti<\/b>.<\/span><\/p>\n

In questo articolo vedremo <\/span>perch\u00e9 un\u2019azienda dovrebbe avere politiche di conservazione dei documenti<\/b>, come crearle e perch\u00e9 la digitalizzazione gioca un ruolo importante.<\/span><\/p>\n

Che cos\u2019\u00e8 una politica di conservazione dei documenti<\/b><\/h2>\n

Una <\/span>politica di conservazione dei documenti<\/a><\/b> delinea le procedure che i dipendenti e i team interni devono seguire per gestire correttamente i documenti e i dati sia elettronici che cartacei. Essa copre il ciclo di vita del documento, dalla creazione all’archiviazione e al corretto smaltimento.\u00a0<\/span><\/p>\n

Queste<\/span> linee guida<\/b> possono essere applicate anche ad audio e video, agende e calendari, e-mail, note scritte a mano, post sui social media e altri formati di informazioni. Aiutano i dipendenti a capire come l’applicazione di queste regole<\/span> salvaguardi le informazioni riservate e protegga la privacy dei dati<\/b>.\u00a0<\/span><\/p>\n

Questa politica \u00e8 talvolta chiamata <\/span>politica di gestione dei record e delle informazioni<\/b>, di governance delle informazioni o di conservazione dei dati. I piani di conservazione possono essere basati sul tempo o determinati da un evento. Ad esempio, alcuni documenti devono essere conservati per un certo numero di anni, mentre altri vengono salvati dopo un evento come la risoluzione di un contratto.\u00a0\u00a0\u00a0<\/span><\/p>\n

Queste politiche devono delineare i tipi di materiali e documenti che devono essere conservati, il periodo di tempo in cui devono essere conservati e chi \u00e8 responsabile del loro monitoraggio. Esse svolgono <\/span>un ruolo centrale nel fornire l’accesso alle informazioni di un’azienda, garantendo al contempo l’aderenza agli standard normativi<\/b>, la preparazione alle revisioni e la risposta alle questioni legali. Alcune politiche di conservazione si applicano all’intera azienda, mentre altre sono in vigore per un singolo reparto o tipo di documento.\u00a0<\/span><\/p>\n

Perch\u00e9 un\u2019azienda dovrebbe avere linee guida per la conservazione documenti<\/b><\/h2>\n

Conservare i dati pi\u00f9 a lungo del necessario pu\u00f2 comportare un’esposizione legale<\/b>, un aumento del rischio di cyber attacchi e un aumento dei costi di archiviazione. Se, ad esempio, un’azienda \u00e8 coinvolta in un contenzioso, la presenza di una politica scritta dimostra a un giudice o a un ente governativo che lo smaltimento dei documenti da parte dell’azienda \u00e8 imparziale ed eseguito secondo i requisiti normativi.\u00a0\u00a0<\/span><\/p>\n

La <\/span>mancanza di una politica definita<\/b>, che porta a proteggere eccessivamente i documenti obsoleti o non regolamentati, pu\u00f2 <\/span>rallentare la risposta dell’azienda a una potenziale violazione dei dati<\/b>. In questo modo si aprono maggiori opportunit\u00e0 di accesso alle informazioni riservate da parte di hacker e utenti non autorizzati. Pu\u00f2, inoltre, compromettere la privacy, l’integrit\u00e0 e la disponibilit\u00e0 dei dati e della rete.<\/span><\/p>\n

Come creare una politica di conservazione\u00a0<\/b><\/h2>\n

Innanzitutto, occorre includere questi componenti:\u00a0<\/span>\u00a0<\/span><\/p>\n