{"id":1590,"date":"2024-04-16T08:40:42","date_gmt":"2024-04-16T06:40:42","guid":{"rendered":"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/?p=1590"},"modified":"2024-04-18T19:23:15","modified_gmt":"2024-04-18T17:23:15","slug":"rimborso-spese-viaggio-workflow-docuware","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/rimborso-spese-viaggio-workflow-docuware\/","title":{"rendered":"Rimborso spese di viaggio: un workflow semplice ed efficace con Docuware"},"content":{"rendered":"<p><span style=\"font-weight: 400;\">Per un&#8217;azienda, il <strong>rimborso spese di viaggio<\/strong><\/span><strong>\u00a0<\/strong><span style=\"font-weight: 400;\">rappresenta spesso una delle voci pi\u00f9 significative nel bilancio. Inoltre, gestire le spese aziendali pu\u00f2 diventare estremamente complesso senza gli strumenti adeguati per organizzare le informazioni e automatizzare i processi.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">La<\/span><b><a href=\"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/gestione-spese-trasferta-docuware\/\"> gestione delle spese di viaggio<\/a> aziendali<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">, infatti, pu\u00f2 spesso risultare un compito oneroso per i reparti amministrativi. Ottimizzare questa gestione \u00e8 oggi un requisito indispensabile per un&#8217;efficace gestione documentale aziendale.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Con <\/span><b>DocuWare<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> \u00e8 possibile rendere il processo molto pi\u00f9 rapido e semplice per i dipendenti, i responsabili dei centri di costo e il personale addetto alla contabilit\u00e0 e alle risorse umane.<\/span><\/p>\n<h2><b>Come Docuware migliora la contabilit\u00e0 aziendale<\/b><\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Il software di gestione documentale Docuware pu\u00f2 migliorare la <a href=\"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/migliora-contabilita-accelera-processi-con-docuware-forms\/\">contabilit\u00e0 nelle aziende<\/a> in diversi modi:<\/span><\/p>\n<ul>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Automazione dei processi<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">: DocuWare consente di automatizzare i processi contabili, riducendo la necessit\u00e0 di lavoro manuale e minimizzando gli errori umani. Ad esempio, \u00e8 possibile automatizzare la registrazione e l&#8217;archiviazione delle fatture e dei documenti contabili, accelerando i tempi di registrazione e migliorando l&#8217;efficienza complessiva.<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Archiviazione digitale<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">: con DocuWare, i documenti contabili possono essere digitalizzati e archiviati in modo sicuro e accessibile. Ci\u00f2 elimina la necessit\u00e0 di spazio fisico per l&#8217;archiviazione di documenti cartacei e semplifica il recupero dei documenti quando necessario.<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Accesso remoto e condivisione dei documenti<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">: DocuWare consente agli utenti autorizzati di accedere ai documenti contabili da qualsiasi luogo e in qualsiasi momento tramite dispositivi connessi a Internet. Questo \u00e8 particolarmente utile per aziende con sedi multiple o per il lavoro remoto, consentendo una collaborazione pi\u00f9 efficace tra i dipendenti.<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Controllo e conformit\u00e0<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">: DocuWare offre funzionalit\u00e0 avanzate di sicurezza e controllo degli accessi per garantire la conformit\u00e0 normativa e proteggere i dati sensibili. \u00c8 possibile impostare autorizzazioni di accesso granulari per garantire che solo le persone autorizzate possano visualizzare o modificare determinati documenti contabili.<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Flussi di lavoro automatizzati<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">: DocuWare consente di creare flussi di lavoro personalizzati per il processo contabile. Questi flussi di lavoro possono automatizzare le attivit\u00e0 ripetitive, come l&#8217;approvazione delle fatture, accelerando i tempi di elaborazione e riducendo il rischio di errori.<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<h2><b>Un workflow automatico grazie a Docuware<\/b><\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Supponiamo che un manager di nome Thomas Sanders stia tornando da un <\/span><b>viaggio di lavoro.<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> Comincia a rendicontare le spese di viaggio, usando il suo smartphone per scannerizzare tutte le ricevute delle spese di albergo, cibo e viaggio.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><b>Con pochi clic, compila il modulo per le spese di viaggio<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> fornito dall&#8217;ufficio contabilit\u00e0. Essendo il modulo di Docuware basato sul web, pu\u00f2 compilarlo con lo smartphone o il portatile da qualsiasi luogo. Il modulo indica chiaramente quali informazioni sono necessarie, ad esempio le ricevute dei pasti o le spese per il noleggio di un&#8217;auto.\u00a0<\/span><\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<p><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" class=\"aligncenter wp-image-1591 size-large\" src=\"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/wp-content\/uploads\/2024\/04\/viaggio1-1024x587.webp\" alt=\"rimborso spese viaggio \" width=\"800\" height=\"459\" srcset=\"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/wp-content\/uploads\/2024\/04\/viaggio1-1024x587.webp 1024w, https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/wp-content\/uploads\/2024\/04\/viaggio1-300x172.webp 300w, https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/wp-content\/uploads\/2024\/04\/viaggio1-768x440.webp 768w, https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/wp-content\/uploads\/2024\/04\/viaggio1.webp 1524w\" sizes=\"(max-width: 800px) 100vw, 800px\" \/><\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Poi vengono<\/span><b> caricate le ricevute scansionate nel modulo<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">. Con un clic, le ricevute vengono inviate e il gioco \u00e8 fatto! Il giorno dopo l\u2019utente ricever\u00e0 un&#8217;e-mail in cui il reparto contabilit\u00e0 comunica l&#8217;importo totale che gli verr\u00e0 poi rimborsato.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Perch\u00e9 \u00e8 stato tutto cos\u00ec semplice e veloce? Perch\u00e9 il supervisore &#8211; nel nostro esempio, Birgit Jones &#8211; ha <\/span><b>ricevuto automaticamente la richiesta di rimborso spese di viaggio <\/b><span style=\"font-weight: 400;\">all\u2019interno del flusso di lavoro e ha potuto approvarla con un timbro elettronico in pochissimo tempo, grazie a DocuWare. Di conseguenza, l&#8217;attivit\u00e0 \u00e8 stata inoltrata automaticamente al reparto contabilit\u00e0 per il completamento.\u00a0<\/span><\/p>\n<h2><b>Rimborso spese di viaggio in pochi step<\/b><\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Il punto di partenza per la<\/span><b> rendicontazione delle spese di viaggio con DocuWare<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> \u00e8 sempre un modulo creato con DocuWare Forms e compilato dal dipendente.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Tutte le fasi successive sono controllate automaticamente dal flusso di lavoro. Non appena le ricevute vengono registrate, \u00e8 sufficiente <\/span><b>seguire questi passaggi:<\/b><\/p>\n<ol>\n<li><b> \u00a0 Compilare il modulo e caricare le ricevute\u00a0<\/b><\/li>\n<\/ol>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Nel browser, Thomas Sanders compila il modulo per le spese di viaggio e lo invia, in modo che la sua richiesta di spese di viaggio venga inviata al suo supervisore come attivit\u00e0 all\u2019interno del workflow.<\/span><\/p>\n<ol start=\"2\">\n<li><b> \u00a0 Controllare e approvare la nota spese di viaggio\u00a0<\/b><\/li>\n<\/ol>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Birgit controlla le informazioni e le approva con un clic, in modo che vengano inviate al reparto contabilit\u00e0 come attivit\u00e0.<\/span><\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<p><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" class=\"aligncenter wp-image-1592 size-large\" src=\"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/wp-content\/uploads\/2024\/04\/viaggio2-1024x380.webp\" alt=\"rimborso spese viaggio\" width=\"800\" height=\"297\" srcset=\"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/wp-content\/uploads\/2024\/04\/viaggio2-1024x380.webp 1024w, https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/wp-content\/uploads\/2024\/04\/viaggio2-300x111.webp 300w, https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/wp-content\/uploads\/2024\/04\/viaggio2-768x285.webp 768w, https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/wp-content\/uploads\/2024\/04\/viaggio2.webp 1352w\" sizes=\"(max-width: 800px) 100vw, 800px\" \/><\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Il calcolo esatto dell&#8217;importo del rimborso, comprese le diarie, viene effettuato direttamente\u00a0 nel software.<\/span><\/p>\n<ol start=\"3\">\n<li><b> \u00a0 Registrazione e pagamento\u00a0<\/b><\/li>\n<\/ol>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Il reparto contabilit\u00e0 registra l&#8217;importo che d\u00e0 il via al pagamento. Viene quindi generata automaticamente un&#8217;e-mail che informa Thomas Sanders dell&#8217;importo totale che gli verr\u00e0 rimborsato.\u00a0<\/span><\/p>\n<h3><b>Trasferimento dei dati dal software per le spese di viaggio<\/b><\/h3>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Se si utilizza un <\/span><b>software per le spese di viaggio<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">, i dati possono essere trasferiti anche a DocuWare, a seconda della soluzione adottata. DocuWare offre diverse opzioni a seconda del programma per le spese di viaggio utilizzato. Ad esempio, \u00e8 possibile utilizzare un servizio Web o collegare un database.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Con <\/span><a href=\"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/passare-da-docuware-onpremise-a-cloud\/\"><b>DocuWare Cloud<\/b><\/a><span style=\"font-weight: 400;\"> sono disponibili tutte le funzioni descritte per la rendicontazione delle spese di viaggio. Se si lavora con un sistema DocuWare installato localmente, sono necessarie le licenze per DocuWare Forms e Workflow Manager.<\/span><\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Per un&#8217;azienda, il rimborso spese di viaggio\u00a0rappresenta spesso una delle voci pi\u00f9 significative nel bilancio. Inoltre, gestire le spese aziendali pu\u00f2 diventare estremamente complesso senza [&#8230;]<\/p>\n","protected":false},"author":7,"featured_media":1611,"comment_status":"open","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"footnotes":""},"categories":[43],"tags":[],"yoast_head":"<!-- This site is optimized with the Yoast SEO plugin v22.2 - https:\/\/yoast.com\/wordpress\/plugins\/seo\/ -->\n<title>Rimborso spese di viaggio: workflow semplice ed efficace con Docuware<\/title>\n<meta name=\"description\" content=\"Rimborso spese di viaggio con Docuware: un flusso di lavoro semplice e veloce. 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