{"id":1551,"date":"2024-03-26T09:00:27","date_gmt":"2024-03-26T08:00:27","guid":{"rendered":"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/?p=1551"},"modified":"2024-03-25T10:39:25","modified_gmt":"2024-03-25T09:39:25","slug":"ciclo-di-vita-dei-documenti-100-trasparente-con-docuware","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/ciclo-di-vita-dei-documenti-100-trasparente-con-docuware\/","title":{"rendered":"Ciclo di vita dei documenti 100% trasparente con Docuware"},"content":{"rendered":"<p><span style=\"font-weight: 400;\">Nell&#8217;era digitale in cui le organizzazioni affrontano una crescente mole di documenti e dati, la<\/span><b> trasparenza e la tracciabilit\u00e0 <\/b><span style=\"font-weight: 400;\">diventano essenziali per garantire una gestione documentale efficace e conforme alle normative.\u00a0<\/span><span style=\"font-weight: 400;\">In questo articolo, vedremo <\/span><b>come Docuware facilita la creazione, l&#8217;archiviazione, la condivisione e la gestione dei documenti in modo trasparente<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">, fornendo agli utenti una visibilit\u00e0 completa sullo stato e le attivit\u00e0 legate ai loro documenti.\u00a0<\/span><\/p>\n<h2><b>Ciclo di vita di documento in Docuware<\/b><\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Per quanto riguarda il <\/span><a href=\"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/cronologia-documenti-docuware\/\"><b>ciclo di vita di un documento<\/b><\/a><span style=\"font-weight: 400;\">, Docuware offre diverse funzionalit\u00e0 per gestire ogni fase del processo.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Ecco come viene gestito il ciclo di vita di un documento in <\/span><b>Docuware<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">:<\/span><\/p>\n<ul>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Creazione e acquisizione<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">: i documenti possono essere creati digitalmente o acquisiti tramite scanner o altri dispositivi di input. Docuware consente di caricare documenti da diverse fonti, inclusi file digitali, e-mail, fax e documenti cartacei scansionati.<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Classificazione e indicizzazione<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">: Una volta acquisiti, i documenti vengono classificati e indicizzati in modo da renderli facilmente rintracciabili. Docuware offre strumenti per assegnare metadati ai documenti, come categorie, tag, parole chiave e altri attributi, per facilitare la ricerca e l&#8217;organizzazione.<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Archiviazione e conservazione<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">: I documenti vengono archiviati in modo sicuro e organizzati in repository digitali. Docuware consente di definire politiche di conservazione per garantire che i documenti vengano conservati per il periodo appropriato in conformit\u00e0 con le normative legali e aziendali.<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Condivisione e collaborazione<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">: Una volta archiviati, i documenti possono essere condivisi e resi accessibili agli utenti autorizzati in tutta l&#8217;organizzazione. Docuware facilita la condivisione sicura dei documenti, consentendo agli utenti di accedere, visualizzare, modificare e collaborare su documenti in modo collaborativo.<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Gestione delle revisioni e approvazioni<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">: Docuware offre funzionalit\u00e0 per gestire le revisioni e le approvazioni dei documenti. Gli utenti possono visualizzare la cronologia delle modifiche apportate ai documenti e tenere traccia dello stato di revisione e approvazione.<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Scadenza e disposizione<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">: quando i documenti raggiungono la fine del loro ciclo di vita utile, possono essere eliminati in modo sicuro o archiviati per fini di conservazione storica. Docuware offre strumenti per gestire la disposizione dei documenti in conformit\u00e0 con le politiche aziendali e le normative legali.<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<h2><b>Gestione documentale con Docuware: completa trasparenza e tracciabilit\u00e0<\/b><\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">La <\/span><b>trasparenza e la tracciabilit\u00e0<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> sono importanti per Docuware e fanno parte dei suoi principi fondamentali nella gestione documentale.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Ecco come Docuware affronta questi aspetti:<\/span><\/p>\n<ul>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Trasparenza nei processi<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">: Docuware offre una visione chiara dei processi documentali all&#8217;interno dell&#8217;organizzazione. Gli utenti possono monitorare lo stato dei documenti, le attivit\u00e0 di revisione e approvazione, nonch\u00e9 l&#8217;accesso e le modifiche apportate ai documenti. Ci\u00f2 consente una maggiore trasparenza riguardo a chi ha accesso ai documenti, quando sono stati modificati e quali azioni sono state eseguite su di essi.<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Tracciabilit\u00e0 delle modifiche<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">: Docuware tiene traccia delle modifiche apportate ai documenti, consentendo agli utenti di visualizzare la cronologia delle revisioni e delle versioni precedenti. Questo assicura che le modifiche siano tracciate e documentate, garantendo la responsabilit\u00e0 e la rintracciabilit\u00e0 delle azioni sugli documenti.<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Accesso controllato<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">: Docuware offre funzionalit\u00e0 avanzate di controllo degli accessi per garantire che solo gli utenti autorizzati possano accedere ai documenti sensibili. Ci\u00f2 contribuisce a mantenere la trasparenza nel processo consentendo solo agli utenti autorizzati di visualizzare e modificare i documenti pertinenti.<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Audit trail<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">: Docuware registra tutte le attivit\u00e0 relative ai documenti, inclusi accessi, modifiche e azioni degli utenti. Questo audit trail fornisce una traccia dettagliata di tutte le attivit\u00e0 eseguite sui documenti, consentendo un monitoraggio accurato e una revisione delle attivit\u00e0.<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<h2><b>3 livelli di visibilit\u00e0 in Docuware<\/b><\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Docuware offre una tripla visibilit\u00e0 grazie a:<\/span><b><\/b><\/p>\n<h3><b>1. Timbri e altre annotazioni sul documento<\/b><\/h3>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Molte informazioni aggiuntive su un documento sono visibili direttamente nella pagina di visualizzazione del documento. Le<\/span><b> annotazioni e i timbri, impostati come parte dei flussi di lavoro o individualmente, sono memorizzati sui cosiddetti overlay di annotazione<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Ad esempio, nel caso di una fattura che ha superato un workflow di approvazione, i timbri consentono di vedere a prima vista chi l&#8217;ha rilasciata e in quale centro di costo \u00e8 stata registrata.<\/span><\/p>\n<p><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" class=\"aligncenter wp-image-1552 size-full\" src=\"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/wp-content\/uploads\/2024\/03\/edocument.webp\" alt=\"docuware\" width=\"798\" height=\"851\" srcset=\"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/wp-content\/uploads\/2024\/03\/edocument.webp 798w, https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/wp-content\/uploads\/2024\/03\/edocument-281x300.webp 281w, https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/wp-content\/uploads\/2024\/03\/edocument-768x819.webp 768w\" sizes=\"(max-width: 798px) 100vw, 798px\" \/><\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Nel caso di una <\/span><b>bozza di contratto<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">, i commenti possono essere identificati direttamente con evidenziazioni, caselle di testo, ecc. A seconda di come \u00e8 stato impostato, diverse persone possono utilizzare i propri colori, in modo che sia immediatamente chiaro chi ha commentato e cosa.\u00a0<\/span><\/p>\n<h3><b>2. Cronologia del flusso di lavoro<\/b><b><\/b><\/h3>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Per i documenti che passano attraverso un workflow, \u00e8 disponibile anche una <\/span><b>panoramica tabellare delle fasi del flusso di lavoro <\/b><span style=\"font-weight: 400;\">che sono state completate fino a quel momento. Qui, oltre all&#8217;inizio e alla fine del flusso di lavoro, sono elencate tutte le attivit\u00e0 degli utenti con il loro nome, il risultato, la data e l&#8217;ora. Facendo clic su una voce dell&#8217;elenco, vengono visualizzati i dettagli di ogni fase del workflow.<\/span><\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<p><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" class=\"aligncenter wp-image-1553 size-full\" src=\"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/wp-content\/uploads\/2024\/03\/edocument2.webp\" alt=\"docuware\n\" width=\"947\" height=\"451\" srcset=\"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/wp-content\/uploads\/2024\/03\/edocument2.webp 947w, https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/wp-content\/uploads\/2024\/03\/edocument2-300x143.webp 300w, https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/wp-content\/uploads\/2024\/03\/edocument2-768x366.webp 768w\" sizes=\"(max-width: 947px) 100vw, 947px\" \/><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Oltre alle fasi del flusso di lavoro con interazione dell&#8217;utente, \u00e8 possibile visualizzare anche le attivit\u00e0 automatiche nella cronologia.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Per <\/span><b>aprire la cronologia di un flusso di lavoro<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">: per un documento nell&#8217;elenco dei risultati, utilizzare la voce del menu contestuale &#8220;Cronologia&#8221; e quindi la scheda &#8220;Flusso di lavoro&#8221;. Dall&#8217;elenco delle attivit\u00e0, aprire la cronologia tramite la voce del menu contestuale &#8220;Apri la cronologia del flusso di lavoro&#8221;.<\/span><b><\/b><\/p>\n<h3><b>3. Storia del documento<\/b><b><\/b><\/h3>\n<p><b>Nella cronologia dei documenti viene elencata ogni attivit\u00e0 <\/b><span style=\"font-weight: 400;\">effettuata sul documento: chi ha salvato il documento nello schedario e quando, chi ha modificato quali voci dell&#8217;indice, chi ha aperto il documento nel visualizzatore o lo ha inviato per e-mail o ha aggiunto annotazioni nel visualizzatore.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" class=\"aligncenter wp-image-1556 size-full\" src=\"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/wp-content\/uploads\/2024\/03\/edocument3.webp\" alt=\"docuware\" width=\"800\" height=\"565\" srcset=\"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/wp-content\/uploads\/2024\/03\/edocument3.webp 800w, https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/wp-content\/uploads\/2024\/03\/edocument3-300x212.webp 300w, https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/wp-content\/uploads\/2024\/03\/edocument3-768x542.webp 768w\" sizes=\"(max-width: 800px) 100vw, 800px\" \/><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Per<\/span><b> aprire la cronologia del documento<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">:<\/span><\/p>\n<ul>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Nel menu contestuale del documento, ad esempio nell&#8217;elenco dei risultati, fare clic sulla voce &#8220;Cronologia&#8221;<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Fare poi clic sulla scheda &#8220;Documento&#8221;<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">\u00c8 necessario il diritto di archivio &#8220;Visualizza cronologia documenti&#8221;, contenuto nel profilo di archivio predefinito &#8220;Proprietario&#8221;.<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Oltre agli eventi relativi ai documenti, vengono registrate anche tutte le attivit\u00e0 a livello di schedario, organizzazione e sistema.\u00a0<\/span><\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Nell&#8217;era digitale in cui le organizzazioni affrontano una crescente mole di documenti e dati, la trasparenza e la tracciabilit\u00e0 diventano essenziali per garantire una gestione [&#8230;]<\/p>\n","protected":false},"author":6,"featured_media":1555,"comment_status":"open","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"footnotes":""},"categories":[49],"tags":[75,28],"yoast_head":"<!-- This site is optimized with the Yoast SEO plugin v22.2 - 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