{"id":1484,"date":"2024-02-22T08:40:28","date_gmt":"2024-02-22T07:40:28","guid":{"rendered":"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/?p=1484"},"modified":"2024-03-09T22:15:34","modified_gmt":"2024-03-09T21:15:34","slug":"intelligent-indexing-docuware-best-practices","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/intelligent-indexing-docuware-best-practices\/","title":{"rendered":"Intelligent indexing di Docuware: 3 best practices"},"content":{"rendered":"<p><a href=\"https:\/\/realdocumentsolution.it\/intelligent-indexing\"><b>Intelligent Indexing<\/b><\/a> <span style=\"font-weight: 400;\">\u00e8 una funzionalit\u00e0 avanzata offerta da DocuWare, che utilizza l&#8217;intelligenza artificiale (AI) e la tecnologia di riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) per automatizzare e semplificare il processo di indicizzazione dei documenti.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">L&#8217;Intelligent Indexing <\/span><b>permette a DocuWare di analizzare automaticamente il contenuto dei documenti caricati nel sistema<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> e di estrarre le informazioni chiave per indicizzare correttamente i documenti in base a determinati criteri o metadati. Questo processo avviene <\/span><b>in modo automatico e intelligente<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">, senza la necessit\u00e0 di intervento manuale da parte degli utenti.<\/span><\/p>\n<h2><b>Intelligent Indexing di Docuware: funzionalit\u00e0 principali<\/b><\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Le <\/span><b>principali funzionalit\u00e0 e vantaggi<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> dell&#8217;Intelligent Indexing di DocuWare includono:<\/span><\/p>\n<ul>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Risparmio di tempo<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">: elimina la necessit\u00e0 di inserire manualmente le informazioni di indicizzazione per ogni documento, riducendo notevolmente il tempo e lo sforzo necessario per la gestione dei documenti.<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Precisione<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">: utilizza algoritmi avanzati di intelligenza artificiale per estrarre in modo accurato le informazioni dai documenti, garantendo una maggiore precisione nell&#8217;indicizzazione dei documenti.<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Automazione dei processi<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">: contribuisce a automatizzare i processi di gestione documentale, consentendo un flusso di lavoro pi\u00f9 efficiente e riducendo il rischio di errori umani.<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Scalabilit\u00e0<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">: pu\u00f2 essere utilizzato per gestire grandi volumi di documenti, consentendo alle aziende di scalare le proprie operazioni di gestione documentale in base alle proprie esigenze.<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Miglioramento della ricerca<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">: l&#8217;indicizzazione accurata dei documenti consente agli utenti di trovare rapidamente e facilmente i documenti desiderati utilizzando funzioni di ricerca avanzate.<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<p><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" class=\"aligncenter wp-image-1485 size-full\" src=\"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/wp-content\/uploads\/2024\/02\/1rds-2.png\" alt=\"\" width=\"756\" height=\"360\" srcset=\"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/wp-content\/uploads\/2024\/02\/1rds-2.png 756w, https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/wp-content\/uploads\/2024\/02\/1rds-2-300x143.png 300w\" sizes=\"(max-width: 756px) 100vw, 756px\" \/><\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">L&#8217;<\/span><b>indicizzazione automatica dei documenti<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">, dunque, elimina il monotono inserimento dei dati, poich\u00e9 il servizio di autoapprendimento riconosce automaticamente le informazioni chiave nei documenti e le utilizza per l&#8217;indicizzazione.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">L&#8217;indicizzazione intelligente si basa sull&#8217;<\/span><b>apprendimento automatico<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">. Non appena si corregge un valore di indice, il servizio impara dal vostro feedback e la qualit\u00e0 dell&#8217;indicizzazione aumenta con ogni documento aggiuntivo.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Ecco <\/span><b>3 best practices<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> per ottenere da questa funzionalit\u00e0 Docuware i migliori risultati.<\/span><\/p>\n<h3><b>1. Meglio cliccare che digitare<\/b><\/h3>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Come anticipato, l&#8217;indicizzazione intelligente apprende attraverso feedback e correzioni. Quando le voci vengono inserite in modo errato o incompleto, il consiglio \u00e8 di non utilizzare la tastiera per apportare correzioni nell&#8217;indicizzazione intelligente, ma di <\/span><b>utilizzare la funzione di indicizzazione con un clic<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">. In caso contrario, il servizio non imparer\u00e0 a trovare i dati giusti dal documento e si affider\u00e0 all&#8217;inserimento manuale per i documenti successivi.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Ecco come funziona:\u00a0<\/span><\/p>\n<ul>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Nella finestra di dialogo, fare clic nel campo dell&#8217;indice non sufficientemente riempito: la fonte della voce dell&#8217;indice nel documento verr\u00e0 evidenziata.\u00a0\u00a0<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Ora premete il tasto del mouse e contrassegnate il testo corretto o completo nel documento. Il testo verr\u00e0 immediatamente trasferito nella finestra di dialogo di archiviazione.\u00a0\u00a0<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Ora \u00e8 possibile archiviare il documento. L&#8217;indicizzazione intelligente non solo ricorda il termine corretto, ma anche la sua posizione. Gi\u00e0 con il prossimo documento corrispondente, il servizio intelligente potr\u00e0 indicizzare correttamente.<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<h3><b>2. Scegliere un\u2019alta risoluzione per i documenti\u00a0<\/b><\/h3>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">L&#8217;accuratezza dell&#8217;indicizzazione intelligente dipende in larga misura dalla leggibilit\u00e0 del documento. Si consiglia pertanto di <\/span><b>scansionare un documento con una risoluzione minima di 300 dpi<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">. In caso contrario, \u00e8 facile che si verifichino i cosiddetti errori OCR. Esempi comuni: il sistema non riesce a distinguere tra &#8220;i&#8221; o &#8220;!&#8221; o &#8220;I&#8221;; oppure trasforma una &#8220;w&#8221; in due &#8220;v&#8221;.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Anche in questo caso, \u00e8 meglio <\/span><b>correggere questi errori di lettura con <a href=\"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/intelligent-indexing-docuware-senza-errori-in-un-click\/\">One Click Indexing<\/a><\/b><span style=\"font-weight: 400;\">. L&#8217;inserimento manuale dovrebbe essere l&#8217;ultima risorsa, da utilizzare solo se non \u00e8 possibile acquisire le informazioni corrette dal documento. Se si notano diversi errori di OCR, si consiglia di regolare la risoluzione nelle impostazioni di scansione.<\/span><\/p>\n<h3><b>3. Inserire fin da subito dati di indice corretti<\/b><\/h3>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">L&#8217;Intelligent Indexing<\/span><b> apprende dai dati di indice<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> di un documento quando viene memorizzato. Tuttavia, se questi dati di indice sono sbagliati, l&#8217;Intelligent Indexing imparer\u00e0 a estrarre valori errati.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Un semplice esempio: tre colleghi archiviano i documenti in un sistema DocuWare. Il primo inserisce l&#8217;importo lordo delle fatture nel campo indice &#8220;Importo fattura&#8221;, il secondo collega inserisce invece l&#8217;importo netto e il terzo collega non inserisce nulla nel campo. In questa situazione,<\/span><b> l&#8217;indicizzazione intelligente non ha modo di sapere quali valori sono necessari come dati di indice.<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Inoltre, \u00e8 bene sapere che: se per qualche motivo un documento \u00e8 stato indicizzato e archiviato in modo errato con Intelligent Indexing, potrebbe essere <strong>necessario correggere l&#8217;inserimento pi\u00f9 volte affinch\u00e9 il servizio possa disimparare<\/strong> la scelta precedente e funzionare correttamente in futuro.<\/span><\/p>\n<p><br style=\"font-weight: 400;\" \/><br style=\"font-weight: 400;\" \/><\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Intelligent Indexing \u00e8 una funzionalit\u00e0 avanzata offerta da DocuWare, che utilizza l&#8217;intelligenza artificiale (AI) e la tecnologia di riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) per automatizzare 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