{"id":141,"date":"2021-06-29T18:39:38","date_gmt":"2021-06-29T16:39:38","guid":{"rendered":"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/?p=141"},"modified":"2022-04-20T16:19:21","modified_gmt":"2022-04-20T14:19:21","slug":"workflow-documentale-come-implementarlo-in-modo-corretto-nella-tua-azienda","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/workflow-documentale-come-implementarlo-in-modo-corretto-nella-tua-azienda\/","title":{"rendered":"Workflow documentale: come implementarlo al meglio nella tua azienda"},"content":{"rendered":"\n<p>Il<strong> workflow documentale<\/strong> \u00e8 un processo di gestione dei flussi aziendali, attraverso appositi software digitali. Rispetto alle procedure di archiviazione e documentazione manuali, esso porta con s\u00e9 numerosi vantaggi, accorciando le tempistiche richieste e minimizzando le risorse utili all\u2019implementazione dei processi.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p>Per sfruttare al meglio questo tipo di strumento, \u00e8 per\u00f2 importante imparare ad <strong>utilizzarlo nel modo corretto<\/strong>, sfruttando appieno le potenzialit\u00e0 dei software presenti sul mercato.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><strong>Caratteristiche di un software di gestione del workflow<\/strong><strong><\/strong><\/h2>\n\n\n\n<p>Ogni azienda \u00e8 caratterizzata da processi che tendono a seguire lo stesso percorso, con varie tappe che possono essere rese automatiche grazie all\u2019utilizzo di <strong>software di gestione del workflow documentale<\/strong>.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p>Attraverso questo tipo di strumento, tutte le operazioni di raccolta e archiviazione dei documenti vengono semplificate e coordinate, garantendo, al contempo, il totale controllo sulle stesse.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p>Il primo passo per <strong>automatizzare i processi aziendali<\/strong> consiste nel disegnarne il flusso. Per fare ci\u00f2, \u00e8 possibile affidarsi al <strong>process planner<\/strong>. Grazie a uno schema blocchi, questo strumento permette di disegnare il flusso.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p>Immaginiamo di dover predisporre un sistema di approvazione fatture per centro di costo: tra le tappe vi saranno l\u2019ingresso della fattura, lo spacchettamento e la validazione finale (rifiuto, approvazione, sospensione).&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p>Grazie a questo tipo di schema blocchi, \u00e8 quindi possibile disegnare il rispettivo flusso, il quale verr\u00e0 poi convertito in un workflow all\u2019interno del software.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-embed is-type-video is-provider-youtube wp-block-embed-youtube wp-embed-aspect-16-9 wp-has-aspect-ratio\"><div class=\"wp-block-embed__wrapper\">\n<iframe loading=\"lazy\" title=\"Funzionalit\u00e0 DocuWare - Process Planner\" width=\"800\" height=\"450\" src=\"https:\/\/www.youtube.com\/embed\/FcaWiwEVesw?feature=oembed\" frameborder=\"0\" allow=\"accelerometer; autoplay; clipboard-write; encrypted-media; gyroscope; picture-in-picture\" allowfullscreen><\/iframe>\n<\/div><\/figure>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><strong>Gestione processi approvativi con il workflow documentale<\/strong><\/h2>\n\n\n\n<p>La mole di documenti che un\u2019azienda \u00e8 costretta ad archiviare \u00e8 generalmente corposa e i <strong>processi approvativi<\/strong> che ne conseguono comportano un grande dispendio di tempo e risorse. Per questo motivo, fare affidamento a uno schema automatizzato attraverso <strong>workflow documentale<\/strong> rappresenta la soluzione migliore. I vantaggi che ne derivano sono infatti molteplici:&nbsp;&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<ul><li><strong>Velocizzare i flussi di lavoro;<\/strong><\/li><li><strong>Eliminare le pile di carta in ufficio;<\/strong><\/li><li><strong>Automatizzare le operazioni ripetitive.&nbsp;&nbsp;<\/strong><\/li><\/ul>\n\n\n\n<p>Questo tipo di benefici \u00e8 particolarmente visibile nel campo della fatturazione: come abbiamo visto in precedenza, disegnare e automatizzare il flusso di lavoro per <strong>l\u2019approvazione delle fatture<\/strong> permette di avviare un processo automatico per cui, una volta generate le quietanze, queste vengono inviate direttamente al referente, il quale pu\u00f2 procedere con lo spacchettamento e la validazione finale. In caso di approvazione, si procede automaticamente all\u2019invio al cliente; in caso di rifiuto, la fattura torna al mittente, il quale apporter\u00e0 le modifiche necessarie e dar\u00e0 vita a un nuovo flusso di approvazione.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p>Perci\u00f2, disegnare il flusso attraverso uno schema blocchi \u00e8 fondamentale per fissare le idee sul disegno e analizzare i propri processi di lavoro, apportando le dovute modifiche qualora servissero.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p>Infine, l\u2019automatizzazione del processo pu\u00f2 includere anche l\u2019apposizione della <strong>firma digitale<\/strong> del referente incaricato, andando ulteriormente a velocizzare i processi di validazione, nonch\u00e9 attribuendo autenticit\u00e0 e paternit\u00e0 ai documenti aziendali.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><strong>Un esempio di gestione dei flussi documentali&nbsp;<\/strong><\/h2>\n\n\n\n<p>Per definizione, <strong>la gestione dei flussi documentali <\/strong>raggruppa al suo interno l\u2019insieme di azioni e attivit\u00e0 di monitoraggio, gestione e archiviazione dei documenti aziendali. \u00c8 auspicabile che questo processo sia effettuato in maniera digitale, andando cos\u00ec a limitare l\u2019utilizzo di carta, limitando le risorse utili all\u2019implementazione e rendendo interoperabili i sistemi aziendali.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p>Per venire incontro alle esigenze e ottimizzare la gestione dei flussi di lavoro, l\u2019utilizzo di un software dedicato rappresenta, senza dubbio, la soluzione ideale. Vediamo come.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-embed is-type-video is-provider-youtube wp-block-embed-youtube wp-embed-aspect-16-9 wp-has-aspect-ratio\"><div class=\"wp-block-embed__wrapper\">\n<iframe loading=\"lazy\" title=\"Workflow Documentale\" width=\"800\" height=\"450\" src=\"https:\/\/www.youtube.com\/embed\/w-QfB1rLHUc?feature=oembed\" frameborder=\"0\" allow=\"accelerometer; autoplay; clipboard-write; encrypted-media; gyroscope; picture-in-picture\" allowfullscreen><\/iframe>\n<\/div><\/figure>\n\n\n\n<p>Prendiamo come esempio la <strong>gestione dei contratti aziendali <\/strong>durante l\u2019anno: per definizione, il contratto \u00e8 un accordo stipulato da due o pi\u00f9 parti e richiede, all\u2019interno dell\u2019impresa, la sollecitazione di differenti reparti (amministrativo, risorse umane\u2026). In questo contesto, un software di workflow garantisce la definizione di un flusso chiaro che tiene conto dei soggetti da attivare, delle azioni e delle tempistiche da rispettare. Il tutto avviene step by step, attivando il passaggio successivo non appena terminato quello precedente. Una volta terminata la procedura, il contratto potr\u00e0 essere archiviato, per procedere poi con l\u2019apertura di un nuovo flusso automatizzato all\u2019avvicinarsi della data di scadenza.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><strong>I campi applicativi di un workflow documentale<\/strong><\/h2>\n\n\n\n<p>Come abbiamo visto, il workflow documentale \u00e8 particolarmente utile nella gestione della fatturazione e dei contratti aziendali. Ma i campi in cui esso pu\u00f2 essere applicato sono in realt\u00e0 molteplici e abbracciano aree diverse tra loro:<\/p>\n\n\n\n<ul><li><strong>Acquisti<\/strong>: il disegno di flussi automatizzati \u00e8 indicato nella gestione delle Richieste di Acquisto (RDA) che, una volta validate, sfociano negli Ordini di Acquisto (ODA) inviati al fornitore. Altri processi possono essere la gestione digitale di Documenti di Trasporto (DDT) e i pagamenti delle fatture al fornitore;<\/li><li><strong>Vendita e post-vendita<\/strong>: in questo campo, si \u00e8 soliti automatizzare la gestione dei contratti, dell\u2019offerta (che copre dalla richiesta del preventivo al caricamento dello stesso) e dei ticket assistenza;<\/li><li><strong>Risorse umane<\/strong>: sfrutta il workflow documentale per la gestione degli iter di assunzione &#8211; partendo dalla richiesta di assunzione fino alla preparazione dei documenti e alla redazione del contratto &#8211; ma anche del fascicolo digitale per ogni dipendente e dei rimborsi spese;<\/li><li><strong>Amministrazione<\/strong>: come abbiamo visto in precedenza, in questo campo sono particolarmente richiesti workflow di gestione delle fatture, ma anche di notifiche di scarto o di mancata consegna della fattura emessa;<\/li><li><strong>Area Qualit\u00e0:<\/strong> gli addetti all\u2019area qualit\u00e0 sfruttano il flusso per aiutare l\u2019utente nella gestione di un reclamo e in caso di non conformit\u00e0, notificando in questo caso ai responsabili le pendenze e registrando le informazioni mancanti.&nbsp;<\/li><li><strong>Area GDPR: <\/strong>il software pu\u00f2 intervenire anche in casi di <em>data breach<\/em>, notificando la violazione e avvisando i referenti e le autorit\u00e0. In questo caso, pu\u00f2 essere prodotto un report che riassuma il numero di violazioni, il tipo di dati e le categorie, nonch\u00e9 le modalit\u00e0 e le tempistiche di risoluzione.&nbsp;<\/li><\/ul>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><strong>Crea il tuo workflow documentale<\/strong><\/h2>\n\n\n\n<p>Se vuoi velocizzare i tuoi flussi di gestione aziendale attraverso un software di workflow documentale, prova <strong>DocuWare!&nbsp;<\/strong><\/p>\n\n\n\n<p>Il nostro <strong>programma di gestione dei documenti <\/strong>mette a disposizione delle aziende un motore capace di ricreare qualsiasi processo aziendale, offrendo al contempo procedure affidabili per garantire l\u2019integrit\u00e0 delle informazioni sensibili. La nostra soluzione \u00e8 ideale per venire incontro alle esigenze dei clienti, ottimizzando i processi, riducendo le tempistiche e massimizzando il rapporto costi\/benefici ottenuto.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p>DocuWare \u00e8 la soluzione ideale che mette al centro le esigenze e gli obiettivi delle aziende clienti:&nbsp;<strong><a href=\"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/richiedi-workflow-personalizzato\">richiedi una Sessione di Workflow Personalizzata<\/a><\/strong>&nbsp;per scoprire come rendere la tua azienda pi\u00f9 agile!<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Il workflow documentale \u00e8 un processo di gestione dei flussi aziendali, attraverso appositi software digitali.<\/p>\n","protected":false},"author":5,"featured_media":166,"comment_status":"open","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"footnotes":""},"categories":[43],"tags":[3,5,2,4],"yoast_head":"<!-- This site is optimized with the Yoast SEO plugin v22.2 - 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