{"id":1357,"date":"2023-11-30T09:34:56","date_gmt":"2023-11-30T08:34:56","guid":{"rendered":"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/?p=1357"},"modified":"2023-11-21T10:02:43","modified_gmt":"2023-11-21T09:02:43","slug":"come-ecm-aiuta-gestire-compliance","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/come-ecm-aiuta-gestire-compliance\/","title":{"rendered":"Come l\u2019Enterprise Content Management aiuta a gestire la compliance"},"content":{"rendered":"

Quando si utilizzano processi basati su carta, mantenere la compliance pu\u00f2 diventare una sfida significativa per le aziende, \u00a0talvolta con conseguenze reali sul rischio aziendale e sulla soddisfazione dei clienti. Fortunatamente, le soluzioni di gestione documentale dei contenuti aziendali (ECM)<\/strong> offrono una variet\u00e0 di modi per ridurre le difficolt\u00e0 legate alla compliance, ai costi operativi e al risk management.<\/p>\n

Che cos’\u00e8 l’Enterprise Content Management<\/h2>\n

L’Enterprise Content Management<\/strong><\/a> (ECM) \u00e8 un sistema integrato di tecnologie, strategie e processi volti a gestire in modo efficiente l’intero ciclo di vita dei contenuti aziendali.<\/p>\n

Questo approccio olistico consente alle organizzazioni di catturare, archiviare, organizzare,<\/strong> recuperare e distribuire informazioni in modo sicuro ed efficiente. L’ECM abbraccia una vasta gamma di funzionalit\u00e0, tra cui la gestione documentale, la collaborazione, il controllo delle versioni, la sicurezza dei dati e la conformit\u00e0 normativa.<\/p>\n

Un elemento fondamentale dell’ECM \u00e8 la creazione di un repository<\/strong> centralizzato<\/strong> che agisce da deposito sicuro per documenti e dati aziendali, migliorando l’accessibilit\u00e0 e facilitando la condivisione delle informazioni in tutta l’organizzazione. Con la sua capacit\u00e0 di integrarsi con flussi di lavoro automatizzati e strumenti di gestione dei documenti, l’ECM si pone come una soluzione chiave per migliorare l’efficienza operativa, garantire la conformit\u00e0 normativa e promuovere una gestione intelligente dei contenuti in contesti aziendali complessi.<\/p>\n

ECM e content management: le differenze\u00a0<\/b><\/h2>\n

Il termine <\/span>sistema di gestione dei documenti <\/span><\/i>– DMS – \u00e8 spesso usato in modo intercambiabile con<\/span> content management <\/span><\/i>– gestione dei contenuti aziendali.\u00a0<\/span><\/p>\n

Il modo pi\u00f9 semplice per pensare alla gestione dei documenti \u00e8 come un sottoinsieme del pi\u00f9 ampio set di funzionalit\u00e0 ECM. La gestione dei documenti copre infatti molte delle funzionalit\u00e0 principali, quali l’acquisizione, l’indicizzazione, l’archiviazione, l’automazione e il controllo delle informazioni, ma in genere solo le informazioni presenti nei documenti.<\/span><\/p>\n

Un<\/span> sistema ECM completo <\/b>potrebbe invece gestire le informazioni da contenuti Web, account di social media e altre fonti di informazioni altamente dinamiche e scalabili che sono al di fuori dei confini di un documento.\u00a0<\/span><\/p>\n

Per le organizzazioni pi\u00f9 grandi, dotarsi di un sistema ECM pu\u00f2 essere immensamente prezioso. Per molte organizzazioni pi\u00f9 piccole, la gestione dei documenti potrebbe invece essere sufficiente. Ad ogni modo \u00e8 importante notare che il valore dell’ECM pu\u00f2 essere realizzato in organizzazioni di qualsiasi dimensione.<\/span><\/p>\n

Come l\u2019ECM aiuta a gestire la compliance\u00a0<\/span><\/h2>\n

Uno dei principali problemi dei documenti cartacei<\/strong> \u00e8 la difficolt\u00e0 di recuperarli rapidamente in caso di verifica.<\/p>\n

In termini di operativit\u00e0 quotidiana, i dipendenti devono dedicare grandi quantit\u00e0 di tempo a processi manuali e ci sono costi continui per carta e archiviazione fisica dei documenti. Ci\u00f2 pu\u00f2 portare ad una\u00a0perdita di efficienza<\/strong> che danneggia l’agilit\u00e0 e la performativit\u00e0 di un’azienda.<\/p>\n

Ecco un esempio pratico: la divisione brokeraggio al dettaglio di una grande azienda di servizi finanziari utilizza processi cartacei che richiedono molto tempo per reclutare nuovi investitori. Dal momento in cui un broker registra un cliente fino alla gestione effettiva dei loro soldi, passano circa 45 giorni; in caso di complicazioni o problemi, possono passare pi\u00f9 di 90 giorni prima che il cliente abbia accesso ai propri soldi e alle proprie informazioni.<\/p>\n

La mancata digitalizzazione del workflow<\/strong>, dunque, crea un ostacolo e rallenta quello che dovrebbe essere un processo rapido. Il processo di registrazione, inoltre, genera molti errori dovuti a errori di battitura. Il risultato \u00e8 che l’azienda di servizi finanziari deve gestire quasi ogni processo di registrazione, anzich\u00e9 utilizzare l’automazione per gestire solo le eccezioni. Questo processo di registrazione non solo \u00e8 costoso, ma porta anche ad una possibile insoddisfazione dei clienti.<\/p>\n

Digitalizzando questo processo, l’azienda di servizi finanziari pu\u00f2 arrivare a ridurre il processo di registrazione di 45-90 giorni a sette giorni lavorativi, e in seguito a solo un giorno lavorativo. Questo migliora la soddisfazione del cliente e permette all’azienda di iniziare a guadagnare commissioni di brokeraggio molto prima.<\/p>\n

Ottimizzare i processi con l’ECM<\/h3>\n

Quando si cerca di ottimizzare i processi aziendali<\/strong> mantenendo la compliance, c’\u00e8 un enorme vantaggio nel lavorare in un ambiente digitale con ECM.<\/p>\n

Quando i documenti digitali sono categorizzati e contrassegnati in modo appropriato, \u00e8 possibile recuperarli in pochi secondi utilizzando la funzione di ricerca. Questa facilit\u00e0 di accesso riduce notevolmente il rischio di non conformit\u00e0.<\/p>\n

I flussi di lavoro digitali automatizzati in ECM<\/strong>\u00a0aiutano anche a gestire le eccezioni. Ad esempio, \u00e8 possibile creare regole aziendali che definiscono le informazioni necessarie per un determinato tipo di accordo o fattura e il sistema \u00e8 in grado di segnalare automaticamente i documenti non conformi per una revisione aggiuntiva. L’automazione facilita anche la gestione dell’intero ciclo di vita del documento in modo da poter eliminare i documenti con un semplice clic del mouse una volta soddisfatti i requisiti di conservazione.<\/p>\n

 <\/p>\n

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