{"id":1350,"date":"2023-11-28T09:31:32","date_gmt":"2023-11-28T08:31:32","guid":{"rendered":"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/?p=1350"},"modified":"2023-11-19T15:39:11","modified_gmt":"2023-11-19T14:39:11","slug":"gestione-documentale-e-trasporti-verso-una-logistica-paperless","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/gestione-documentale-e-trasporti-verso-una-logistica-paperless\/","title":{"rendered":"Gestione documentale e trasporti: verso una logistica paperless"},"content":{"rendered":"<p>Nonostante il mondo sia sempre pi\u00f9 improntato alla digitalizzazione, gestire la logistica \u00e8 ancora oggi sinonimo di una massiccia produzione di carta. Sono infatti ancora molte le <b>aziende nel settore dei trasporti <\/b>che producono i loro documenti principali in formato cartaceo. Si tratta di tutti i documenti di trasporto e spedizione e le schede di spedizione.<\/p>\n<p>La <b>digitalizzazione <\/b>\u00e8 oggi trainata dalle nuove tecnologie che risultano sempre pi\u00f9 efficaci e semplici da utilizzare in azienda. Anche l\u2019evoluzione del mercato e dal mutamento delle normative fiscali ha profondi effetti nel processo di digitalizzazione aziendale. Insomma, la digitalizzazione rappresenta un necessario passo per tutte quelle aziende che vogliono <b>continuare a crescere ed essere competitive<\/b>, rendendo l\u2019intero flusso logistico pi\u00f9 gestibile ed agile.<\/p>\n<h2><b>Logistica e gestione documenti: quanto \u00e8 importante digitalizzare<\/b><\/h2>\n<p>Iniziamo la nostra analisi rispondendo ad una domanda fondamentale:\u00a0cosa vuol dire digitalizzare l\u2019azienda?<\/p>\n<p>La digitalizzazione consiste nella <b>creazione di documenti nativamente elettronici <\/b>o la trasformazione di documenti che sono nati analogici &#8211; quindi in formato cartaceo &#8211; in elettronici. L\u2019obiettivo \u00e8 in ogni caso quello di sfruttare le varie opportunit\u00e0 che sono oggi offerte dalla tecnologia. In questo modo \u00e8 possibile aumentare le performance generali dell\u2019azienda.<\/p>\n<p>La <b>digitalizzazione di un ufficio<\/b> appartenente al settore della logistica implica in primis la digitalizzazione dei documenti che sono propri della supply chain. Si tratta di documenti quali il DTT, le fatture, picking e packing list, dichiarazioni di libera esportazione e mandati di sdoganamento.<\/p>\n<p>La digitalizzazione non coinvolge per\u00f2 solo e semplicemente i documenti degli uffici della logistica, ma si estende fino alla <b>coordinazione dei suoi processi interni<\/b>. Digitalizzare infatti non vuol dire banalmente inviare un\u2019e-mail al posto di una lettera commerciale. Bens\u00ec si parla di adattare i processi aziendali alle esigenze che oggi vengono imposte dall\u2019era digitale, valorizzando la velocit\u00e0 d\u2019esecuzione e l\u2019efficienza.<\/p>\n<p>Per cui digitalizzare i processi vuol dire innanzitutto avere sotto controllo tutte le attivit\u00e0 che vengono svolte in azienda. Esse verranno cos\u00ec gestite in modalit\u00e0 digitale e diventando in questo modo completamente tracciabili. Ma significa anche poter strutturare le varie attivit\u00e0 aziendali tramite <b>workflow<\/b>, con attribuzione di ruoli di visibilit\u00e0 e di permessi. Per non parlare poi del fatto di come i processi digitali consentono di monitorare in tempo reale lo stato di avanzamento delle pratiche.<\/p>\n<p>La digitalizzazione apporta quindi all\u2019azienda tutta una serie di importanti <b>benefici<\/b>, con impatti rilevanti per il business. Non stupisce perci\u00f2 come la digitalizzazione documentale assuma oggi un ruolo centrale, poich\u00e9 garantisce:<\/p>\n<ul>\n<li><b>Rapidit\u00e0<\/b><\/li>\n<li><b>Tracciabilit\u00e0<\/b><\/li>\n<li><b>Sostenibilit\u00e0<\/b><\/li>\n<li><b>Efficienza<\/b><\/li>\n<\/ul>\n<p>Dall\u2019altra parte infatti la gestione cartacea della documentazione rischia di creare ritardi nel transito delle merci ed inefficienze. I documenti cartacei possono essere manomessi, smarriti e deteriorarsi, oltre che richiedere un tempo anche molto lungo di consultazione, produzione e archiviazione degli stessi.<\/p>\n<p>Per tutti questi motivi le aziende logistiche devono digitalizzare i propri documenti e processi attraverso<b> soluzioni software<\/b>. Queste sono in grado di guidare l\u2019azienda in modo proattivo all\u2019interno della complessit\u00e0 del proprio settore. Se non sai come fare o vuoi approfondire questo tema, ti consigliamo questa <a href=\"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/una-guida-step-by-step-per-digitalizzare-la-tua-azienda-con-smart-document-control-di-docuware\/\">guida per digitalizzare la tua azienda con Smart Document Control di DocuWare<\/a>.<\/p>\n<h2><b>Fatturazione elettronica e logistica: il ruolo della gestione documentale\u00a0<\/b><\/h2>\n<p>\u00c8 di assoluta importanza che la digitalizzazione dei processi nel settore della logistica porti con s\u00e9 anche un\u2019agile gestione della fatturazione elettronica.<\/p>\n<p>Con il termine di<b> fatturazione elettronica <\/b>viene inteso un processo digitale. Esso presenta come caratteristiche principali la generazione e la gestione di fatture nel loro ciclo, dalla loro generazione all\u2019emissione e ricezione, fino alla loro conservazione. \u00c8 proprio questo processo che permette all\u2019azienda logistica di abbandonare il formato cartaceo, e tutti i suoi costi &#8211; come quelli di stampa, spedizione e conservazione.<\/p>\n<p>La fattura elettronica consiste quindi in un <b>documento digitale<\/b> all\u2019interno del quale \u00e8 possibile trovare le informazioni che normalmente sono presenti in una fattura cartacea. Si trovano, per esempio, i dati del mittente e del destinatario, la descrizione delle prestazioni effettuate ed importi. Non solo, ma grazie ad un software di gestione documentale l\u2019azienda rispetta ogni normativa vigente in tema di <a href=\"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/fattura-elettronica-come-conservarla-a-norma-di-legge\/\">corretta conservazione della fattura elettronica<\/a>. Essa risulta sempre pi\u00f9 importante per la presenza di norme molte stringenti in tema GDPR.<\/p>\n<p>Ma correlato al tema della fatturazione elettronica vi \u00e8 anche quello della <b>firma digitale<\/b>. Nel dettaglio, le soluzioni software logistica permettono che la firma sui documenti aziendali &#8211; e quindi anche sulle fatture &#8211; diventi integralmente digitale. Da qui ne consegue che con la digitalizzazione dei processi, le firme sono integralmente gestibili da qualsiasi dispositivo. In pi\u00f9, i documenti da firmare possono essere proposti proattivamente agli operatori.<\/p>\n<p>Il ruolo della gestione documentale diventa cos\u00ec determinante anche nel settore della logistica. Soprattutto se esso si abbina all\u2019uso della firma digitale, dalla gestione dei contratti alla dematerializzazione dei DDT operata nei magazzini, passando ovviamente per le fatture elettroniche.<\/p>\n<h3><b>Docuware: efficienza e sicurezza per il settore trasporti<\/b><\/h3>\n<p>Abbiamo sottolineato pi\u00f9 volte come nel settore della logistica i documenti necessari per monitorare i processi e fatturare i clienti possono essere manomessi, dispersi o addirittura essere bloccati a bordo di un treno, aereo o qualsiasi altro mezzo di trasporto. E soprattutto se disponi di pi\u00f9 filiali, una <b>cooperazione efficiente<\/b> \u00e8 praticamente impossibile senza un archivio di documenti centralizzato.<\/p>\n<p><b><i>La soluzione \u00e8 DocuWare.\u00a0<\/i><\/b><\/p>\n<p>Con DocuWare subito dopo la consegna gli autisti provvedono a scansionare i documenti di trasporto con il loro dispositivo e li caricano subito su DocuWare. L&#8217;archiviazione e l&#8217;elaborazione automatizzata delle fatture inizia gi\u00e0 prima che il camion torni su strada. Tutti i soggetti coinvolti, interni ed esterni, sono cos\u00ec sempre aggiornati e hanno sempre accesso a tutti i documenti di cui hanno bisogno.<\/p>\n<p>L&#8217;<b>archiviazione centralizzata<\/b> e le funzioni di <b>ricerca full-text <\/b>consentono inoltre al personale di back-office di risparmiare ogni giorno del tempo prezioso, consentendo loro di elaborare pi\u00f9 ordini e pianificare nuovi percorsi.<\/p>\n<p>Inoltre i documenti devono essere immediatamente recuperabili, sia per monitorare una spedizione che per rispondere a una richiesta urgente del cliente. DocuWare consente di<b> applicare pi\u00f9 facilmente le policy di conformit\u00e0 <\/b>per evitare sanzioni, controllare i costi e creare una catena di approvvigionamento affidabile.<\/p>\n<p>Con DocuWare qualsiasi azienda di servizi di trasporto, stoccaggio e logistica merci pu\u00f2 organizzare, proteggere ed elaborare tutte le informazioni aziendali.<\/p>\n<p><i>Contattaci per saperne di pi\u00f9 su come digitalizzare la tua azienda nel settore della logistica e ricevere una demo gratuita di DocuWare!<\/i><\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Nonostante il mondo sia sempre pi\u00f9 improntato alla digitalizzazione, gestire la logistica \u00e8 ancora oggi sinonimo di una massiccia produzione di carta. 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