{"id":1303,"date":"2023-10-31T09:24:04","date_gmt":"2023-10-31T08:24:04","guid":{"rendered":"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/?p=1303"},"modified":"2023-10-18T18:56:14","modified_gmt":"2023-10-18T16:56:14","slug":"docuware-come-tracciare-facilmente-documento","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/docuware-come-tracciare-facilmente-documento\/","title":{"rendered":"Sicurezza e trasparenza con Docuware: come tracciare facilmente un documento"},"content":{"rendered":"

Dovete assicurarvi che la vostra azienda rispetti le linee guida di conformit\u00e0 o volete fare un’analisi sull’utilizzo e l’accesso ai documenti?\u00a0<\/span><\/i><\/p>\n

Con DocuWare \u00e8 facile! Grazie alle <\/span>funzioni di auditing<\/b>, potrete sempre vedere cosa succede nel vostro sistema DocuWare. L’attuale versione di DocuWare contiene un nuovo componente per la <\/span>verifica e il monitoraggio delle informazioni e dei documenti<\/b>. Ci\u00f2 consente di avere la massima trasparenza<\/a> su ci\u00f2 che accade all\u2019interno del sistema.<\/span><\/p>\n

Seguire il tracking di un documento con Docuware<\/b><\/h2>\n

\"\"<\/p>\n

Dovete rilasciare una fattura, ma avete bisogno di sapere cosa \u00e8 successo al documento prima che arrivasse a voi? Con Docuware \u00e8 molto semplice: basta<\/span> guardare la cronologia del flusso di lavoro <\/a><\/b>dove \u00e8 possibile trovare tutti i passaggi che un documento ha fatto fino a quel momento.<\/span><\/p>\n

Infatti, quando si sta svolgendo un\u2019attivit\u00e0, come l’<\/span>approvazione delle fatture per il pagamento<\/a><\/b>, \u00e8 spesso utile vedere quali decisioni sono state prese in un flusso di lavoro precedente. Forse \u00e8 stato assegnato un utente errato o nessun utente oppure non \u00e8 stata inviata un’e-mail o non sono stati inseriti i dati corretti dell’indice. Per vedere tutto questo, basta dare un’occhiata alla cronologia del flusso di lavoro del documento, a portata di clic.<\/span><\/p>\n

\"\"<\/p>\n

 <\/p>\n

Per aprire la cronologia del flusso di lavoro di un documento – come una fattura – dall’elenco delle attivit\u00e0, sono disponibili <\/span>due opzioni<\/b>:<\/span><\/p>\n

    \n
  1. \u00c8 possibile selezionare l’attivit\u00e0, fare clic su Cronologia e, dopo aver fatto clic su Mostra attivit\u00e0 automatiche, \u00e8 possibile vedere quali fasi ha percorso il documento fino a quel momento<\/span><\/li>\n
  2. \u00c8 possibile fare clic con il pulsante destro del mouse sull’attivit\u00e0, si sceglie Apri cronologia flusso di lavoro dal menu contestuale e si visualizzano le attivit\u00e0 automatiche come sopra.<\/span><\/li>\n<\/ol>\n

    Per aprire la cronologia del flusso di lavoro, fare clic sul pulsante o fare clic con il pulsante destro del mouse sull’attivit\u00e0 e scegliere “Apri cronologia del flusso di lavoro” dal menu contestuale.<\/span><\/p>\n

    Visualizzazione della cronologia dei documenti dall’elenco dei risultati<\/b><\/h3>\n

    \u00c8 possibile <\/span>visualizzare la cronologia del flusso di lavoro di un documento<\/b> anche dall’elenco dei risultati. \u00c8 sufficiente fare clic con il pulsante destro del mouse sulla voce dell’elenco relativa al documento e selezionare Cronologia. In questo modo \u00e8 possibile visualizzare la cronologia del documento oltre a quella del flusso di lavoro. A differenza della cronologia del flusso di lavoro, la<\/span> cronologia del documento<\/b> si riferisce agli eventi che sono accaduti a un documento da quando \u00e8 stato archiviato in uno schedario e sono registrati qui.<\/span><\/p>\n

    Con la cronologia del flusso di lavoro, tutti i passaggi relativi a un documento possono essere visualizzati anche in seguito. Anche se la configurazione di un flusso di lavoro \u00e8 stata eliminata, la cronologia di ogni documento elaborato rimane disponibile tramite DocuWare Client.<\/span><\/p>\n

    Docuware: documenti 100% trasparenti e in sicurezza<\/b><\/h2>\n

    Che sia a livello di documento, di archivio, di organizzazione o di sistema, con l’autorizzazione appropriata, \u00e8 possibile vedere, ad esempio, <\/span>chi ha modificato quali impostazioni o quando ha archiviato determinati documenti<\/b> oppure chi ha cancellato un documento e quando.<\/span><\/p>\n

    Tutti i rapporti di audit possono essere scaricati in formato CSV universale e utilizzati per le valutazioni in molti programmi.<\/span><\/p>\n

    Ecco alcuni esempi pratici:\u00a0<\/span><\/p>\n

      \n
    1. Audit a livello di documento<\/b><\/li>\n<\/ol>\n

       <\/p>\n

      \"\"<\/p>\n

       <\/p>\n

      Ad esempio, le seguenti attivit\u00e0 vengono tracciate insieme alla data, all’ora e all’utente: archiviazione, modifica dell’indice con valore vecchio e nuovo, visualizzazione, stampa, annotazione, ecc.<\/span><\/p>\n

      L’<\/span>apertura dei rapporti di audit del documento in Web Client avviene tramite il menu contestuale del documento<\/b>, ad esempio nell’elenco dei risultati. La voce di menu si chiama Cronologia. A tal fine, \u00e8 necessario disporre del nuovo diritto di schedario \u201cMostra la cronologia dei documenti\u201d per lo schedario corrispondente. Questo diritto non \u00e8 incluso in nessuno dei profili predefiniti.<\/span><\/p>\n

        \n
      1. Audit a livello di schedario, organizzazione e sistema<\/b><\/li>\n<\/ol>\n

        A questi livelli, tutti gli eventi sono tracciati con data, ora e utente. Ecco alcuni scenari possibili:<\/span><\/p>\n

          \n
        • Archivio<\/b>: nuovi campi indice, modifiche alle finestre di dialogo di ricerca e archiviazione e agli elenchi dei risultati, nuovi profili di schedario, ecc. Inoltre, tutti gli eventi relativi ai documenti all’interno dello schedario.<\/span><\/li>\n
        • Organizzazione<\/b>: nuove configurazioni e modifiche alle configurazioni esistenti, login e logout degli utenti (disattivati per impostazione predefinita).<\/span><\/li>\n
        • Sistema<\/b>: modifiche alle impostazioni del server, modifiche alle pianificazioni dei processi automatici come il trasferimento, i criteri di cancellazione e la sincronizzazione.<\/span><\/li>\n<\/ul>\n

          \"\"
          \n
          <\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

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