{"id":1293,"date":"2024-02-27T09:46:20","date_gmt":"2024-02-27T08:46:20","guid":{"rendered":"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/?p=1293"},"modified":"2024-03-09T22:15:16","modified_gmt":"2024-03-09T21:15:16","slug":"email-management-docuware","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/email-management-docuware\/","title":{"rendered":"Trasformare le e-mail in dati con l\u2019email management di Docuware"},"content":{"rendered":"<p><span style=\"font-weight: 400;\">La<strong> ricerca in una casella di posta elettronica non organizzata<\/strong>\u00a0influisce negativamente sulla produttivit\u00e0, sottraendo tempo e risorse ad altre attivit\u00e0 a maggiore valore aggiunto. Con la<strong> gestione automatizzata della posta elettronica in Docuware<\/strong>, le e-mail vengono indicizzate e archiviate in modo efficiente, cos\u00ec da poter essere trovate rapidamente tramite una ricerca per parola chiave o full-text. \u00c8 inoltre possibile inoltrare gli allegati delle e-mail per la revisione e l&#8217;approvazione o inviarli direttamente a un file di progetto associato.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\"><strong>\u00c8 il momento di automatizzare la gestione delle e-mail<\/strong> se:<\/span><\/p>\n<ul>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Avete difficolt\u00e0 a organizzare le e-mail e a seguire le attivit\u00e0 relative alla posta elettronica in modo efficiente<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Non riuscite ad accedere alla cronologia delle e-mail e agli allegati se un collega \u00e8 fuori ufficio<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Inviate e monitorate manualmente i documenti importanti ricevuti via e-mail, come le fatture, a pi\u00f9 persone per la revisione<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Passate troppo tempo a passare dal software di posta elettronica al sistema di gestione dei documenti e alle applicazioni di terze parti<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Non avete un metodo standard per recuperare le e-mail rilevanti quando vengono richieste dai revisori o sono necessarie per questioni di compliance<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<h2><b>Docuware e Outlook: un\u2019integrazione vincente<\/b><\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Se in aziende utilizzate\u00a0<\/span><b>Microsoft Outlook<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> come sistema di archiviazione, con DocuWare potete facilmente integrare la posta elettronica all\u2019interno dei processi aziendali, soddisfando tutti i suoi requisiti di conformit\u00e0.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Tramite questa integrazione siete sicuri che le informazioni contenute nei messaggi di <a href=\"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/e-mail-management-perche-e-cosi-importante\/\">Microsoft Outlook<\/a> siano <\/span><b>accessibili a tutti i membri del team<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">. Grazie a Docuware, non c\u2019\u00e8 la necessit\u00e0 di abbandonare la propria applicazione di posta per archiviare in modo sicuro e-mail e allegati: questo software di gestione documentale, infatti, aggiunge una serie di funzioni di archiviazione a Outlook di grande utilit\u00e0.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Nella maggior parte delle aziende, i documenti aziendali vengono ricevuti via e-mail. Se <\/span><b>Outlook \u00e8 correttamente integrato con Docuware<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">, una volta archiviate a livello centrale in un file cabinet DocuWare, le e-mail sono disponibili per tutti i dipendenti autorizzati in qualsiasi momento e da qualsiasi luogo. Le richieste dei clienti, ad esempio, possono essere evase senza ritardi anche se un collega \u00e8 in vacanza o lavora da remoto.<\/span><\/p>\n<p><b>Archiviare le <a href=\"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/allegati-e-mail-in-formato-pdf-come-utilizzare-al-meglio-lindicizzazione-automatica-di-docuware\/\">e-mail in DocuWare<\/a><\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> \u00e8 estremamente semplice: infatti, i dipendenti o chi ha accesso alla mail aziendale non deve uscire dal loro programma di posta elettronica poich\u00e9 tutte le funzioni pi\u00f9 importanti per l&#8217;archiviazione sono disponibili direttamente nell&#8217;interfaccia di Microsoft Outlook. Questo vale sia per l&#8217;importazione automatica delle e-mail che per l&#8217;archiviazione basata sulle transazioni.<\/span><\/p>\n<h3><b>Archiviazione automatica delle e-mail<\/b><\/h3>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Spesso i messaggi di posta elettronica vengono ordinati in diverse cartelle direttamente nella posta in arrivo. <\/span><b>DocuWare pu\u00f2 archiviare e indicizzare automaticamente i messaggi di posta elettronica <\/b><span style=\"font-weight: 400;\">direttamente da queste cartelle, senza doverlo fare manualmente. I dipendenti possono impostare autonomamente tali cartelle monitorate, a condizione che dispongano delle autorizzazioni appropriate. Il grande vantaggio? Non sono richieste competenze di programmazione.<\/span><\/p>\n<h3><b>Archiviazione delle e-mail personalizzata<\/b><\/h3>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">I dipendenti possono anche decidere, di mail in mail, quali archiviare. A tal fine, \u00e8 sufficiente selezionare un messaggio di posta elettronica e fare clic sul pulsante DocuWare Store, che si trova in tre punti diversi di Microsoft Outlook, comodamente accessibili a tutti, a seconda delle preferenze.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Ad esempio, nella barra dei menu superiore:<\/span><\/p>\n<p><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" class=\"aligncenter wp-image-1294 size-large\" src=\"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/wp-content\/uploads\/2023\/10\/email1-1024x199.webp\" alt=\"docuware\" width=\"800\" height=\"155\" srcset=\"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/wp-content\/uploads\/2023\/10\/email1-1024x199.webp 1024w, https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/wp-content\/uploads\/2023\/10\/email1-300x58.webp 300w, https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/wp-content\/uploads\/2023\/10\/email1-768x149.webp 768w, https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/wp-content\/uploads\/2023\/10\/email1.webp 1054w\" sizes=\"(max-width: 800px) 100vw, 800px\" \/><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">O nel menu di una e-mail:<\/span><\/p>\n<p><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" class=\"aligncenter wp-image-1295 size-full\" src=\"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/wp-content\/uploads\/2023\/10\/email2.webp\" alt=\"docuware\" width=\"882\" height=\"539\" srcset=\"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/wp-content\/uploads\/2023\/10\/email2.webp 882w, https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/wp-content\/uploads\/2023\/10\/email2-300x183.webp 300w, https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/wp-content\/uploads\/2023\/10\/email2-768x469.webp 768w\" sizes=\"(max-width: 882px) 100vw, 882px\" \/><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Oppure nella barra multifunzione di DocuWare:<\/span><\/p>\n<p><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" class=\"aligncenter wp-image-1296 size-full\" src=\"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/wp-content\/uploads\/2023\/10\/email3.webp\" alt=\"docuware\" width=\"833\" height=\"159\" srcset=\"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/wp-content\/uploads\/2023\/10\/email3.webp 833w, https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/wp-content\/uploads\/2023\/10\/email3-300x57.webp 300w, https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/wp-content\/uploads\/2023\/10\/email3-768x147.webp 768w\" sizes=\"(max-width: 833px) 100vw, 833px\" \/><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Nella barra multifunzione di DocuWare, il pulsante Memorizza \u00e8 integrato da utili funzioni, come Login all&#8217;avvio. Se questa opzione \u00e8 attivata, Microsoft Outlook si connette automaticamente a DocuWare all&#8217;avvio.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Inoltre, \u00e8 possibile selezionare l&#8217;archiviazione e l&#8217;indicizzazione per ogni messaggio. Le configurazioni di archiviazione corrispondenti sono disponibili sotto il pulsante Archivia.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">A seconda dell&#8217;impostazione, <\/span><b>un&#8217;e-mail viene archiviata automaticamente in DocuWare<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> o fornita manualmente con termini di indice aggiuntivi. Le e-mail archiviate possono essere eliminate da Outlook, ad esempio, o contrassegnate da un colore in modo che sia sempre chiaro quali e-mail sono gi\u00e0 state archiviate:<\/span><\/p>\n<p><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" class=\"aligncenter wp-image-1297 size-full\" src=\"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/wp-content\/uploads\/2023\/10\/email4.webp\" alt=\"docuware\" width=\"674\" height=\"261\" srcset=\"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/wp-content\/uploads\/2023\/10\/email4.webp 674w, https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/wp-content\/uploads\/2023\/10\/email4-300x116.webp 300w\" sizes=\"(max-width: 674px) 100vw, 674px\" \/><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Come gi\u00e0 anticipato, non \u00e8 necessario lasciare il client di posta elettronica per archiviare i messaggi e cercare nell&#8217;archivio. Le<strong> funzioni disponibili direttamente in Outlook<\/strong> sono:<\/span><\/p>\n<ul>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><strong>Archiviare automaticamente le e-mail<\/strong><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\"><strong>Contrassegnare messaggi di posta elettronica<\/strong> che si desidera conservare in Outlook come archiviati<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\"><strong>Scartare automaticamente i duplicati<\/strong> e i messaggi standard privi di significato<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\"><strong>Aggiungere i dati di indice ai messaggi di posta elettronica<\/strong> in modo che le e-mail possano essere facilmente trovate<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\"><strong>Aggiungere nomi di persone e aziende<\/strong> durante l&#8217;indicizzazione da fonti esterne come rubriche o CRM.<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\"><strong>Avviare la ricerca in DocuWare direttamente da Outlook<\/strong>: i risultati vengono visualizzati direttamente nel client di posta elettronica<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<p><i><span style=\"font-weight: 400;\">Se stai cercando un software di gestione documentale per gestire in modo efficace l\u2019archiviazione delle tue e-mail aziendali, prova la nostra demo gratuita di DocuWare!<\/span><\/i><\/p>\n<p><br style=\"font-weight: 400;\" \/><br style=\"font-weight: 400;\" \/><\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>La ricerca in una casella di posta elettronica non organizzata\u00a0influisce negativamente sulla produttivit\u00e0, sottraendo tempo e risorse ad altre attivit\u00e0 a maggiore valore aggiunto. 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