{"id":1256,"date":"2023-09-28T14:56:21","date_gmt":"2023-09-28T12:56:21","guid":{"rendered":"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/?p=1256"},"modified":"2023-09-28T14:56:21","modified_gmt":"2023-09-28T12:56:21","slug":"conservazione-documenti-che-cose-come-funziona-e-normativa-di-riferimento","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/conservazione-documenti-che-cose-come-funziona-e-normativa-di-riferimento\/","title":{"rendered":"Conservazione documenti: che cos\u2019\u00e8, come funziona e normativa di riferimento"},"content":{"rendered":"

La conservazione documenti in formato digitale \u00e8 un processo cruciale nella gestione delle informazioni nel mondo moderno.\u00a0<\/span><\/p>\n

Questo articolo esplorer\u00e0 in dettaglio cos’\u00e8 la conservazione documenti digitali, come funziona questo complesso processo, e l’importante normativa di riferimento che ne regola l’attuazione.<\/span><\/p>\n

La conservazione digitale va oltre la semplice archiviazione e <\/span>richiede una serie di procedure ben definite per garantire l’autenticit\u00e0, l’integrit\u00e0 e la reperibilit\u00e0 dei documenti nel corso del tempo<\/b>. Scopriremo come questa pratica si \u00e8 evoluta per affrontare le sfide della digitalizzazione e quali sono le normative che stabiliscono gli standard da seguire per la sua corretta implementazione.<\/span><\/p>\n

Continua a leggere per saperne di pi\u00f9!<\/span><\/p>\n

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Conservazione documenti: cos\u2019\u00e8<\/b><\/h2>\n

Nella nostra societ\u00e0, documenti di vario genere vengono prodotti da aziende, cittadini e pubbliche amministrazioni fin dai tempi pi\u00f9 antichi. La conservazione di tali documenti \u00e8 una <\/span>pratica essenziale<\/b>, poich\u00e9 questi rappresentano testimonianze importanti della storia e delle attivit\u00e0 svolte nel corso del tempo.<\/span><\/p>\n

Nel corso dei secoli, \u00e8 diventato sempre pi\u00f9 evidente l’importanza di stabilire regole per la conservazione dei documenti. Tuttavia, fino all’avvento del computer, la normativa si basava principalmente sul supporto fisico, ovvero la carta.<\/span><\/p>\n

Ma cosa \u00e8 cambiato quando \u00e8 stato deciso di attribuire validit\u00e0 legale anche ai documenti dematerializzati o ai documenti nativi digitali?<\/span><\/i><\/p>\n

Questo rappresenta un punto chiave di discussione.<\/span><\/p>\n

Iniziamo col chiarire che, sebbene siano spesso usati come sinonimi (per comodit\u00e0), <\/span>“conservazione digitale<\/b>” e “<\/span>conservazione sostitutiva<\/b>” non sono esattamente la stessa cosa. Anche il termine “archiviazione sostitutiva” \u00e8 scorretto, poich\u00e9 entrambe queste pratiche si limitano alla conservazione dei documenti senza estenderne la validit\u00e0 legale.<\/span><\/p>\n

Da un lato, abbiamo documenti informatici che possono nascere direttamente in formato digitale, mentre, dall’altro, possiamo avere documenti cartacei che vengono dematerializzati e trasformati in formato digitale. In quest’ultimo caso, \u00e8 pi\u00f9 appropriato parlare di “conservazione sostitutiva”.<\/span><\/p>\n

Con “conservazione digitale”, intendiamo invece tutti i processi finalizzati all’archiviazione e alla conservazione di documenti informatici<\/b>, indipendentemente dalla loro origine, che sia essa digitale sin dall’inizio o frutto di una conversione da formato cartaceo.<\/span><\/p>\n

Nel contesto attuale, quindi, sarebbe pi\u00f9 accurato utilizzare il termine “conservazione digitale” piuttosto che “conservazione documentale sostitutiva”, dato che sempre pi\u00f9 documenti vengono creati direttamente in formato elettronico e la normativa conferisce loro la stessa validit\u00e0 legale dei documenti cartacei.\u00a0<\/span><\/p>\n

La conservazione digitale \u00e8 diventata una<\/span> pratica essenziale<\/b> nell’era digitale per garantire l’integrit\u00e0 e l’accessibilit\u00e0 a lungo termine dei documenti.<\/span><\/p>\n

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Obbligo conservazione documenti: quali documenti sono da conservare per 10 anni e 20 anni<\/b><\/h2>\n

Quali documenti devono essere conservati per 10 anni?\u00a0<\/span><\/i><\/p>\n

L’articolo 2220 del Codice Civile, che riguarda la conservazione delle scritture contabili, stabilisce chiaramente le disposizioni che devono essere seguite da chiunque sia responsabile della gestione dei documenti finanziari di un’azienda.\u00a0<\/span><\/p>\n

In sintesi, l’articolo afferma che:<\/span><\/p>\n

Le scritture contabili devono essere conservate per un periodo di <\/span><\/i>dieci anni <\/i><\/b>a partire dalla data dell’ultima registrazione.<\/span><\/i><\/p>\n

Lo stesso periodo di dieci anni si applica alla conservazione di fatture, lettere e telegrammi ricevuti, nonch\u00e9 alle copie di fatture, lettere e telegrammi inviati.<\/span><\/i><\/p>\n

\u00c8 possibile conservare queste scritture e documenti in forma di registrazioni su supporti di immagini, a condizione che tali registrazioni corrispondano ai documenti originali e siano sempre leggibili mediante i mezzi forniti dal soggetto che utilizza questi supporti.<\/span><\/i><\/p>\n

In pratica, ci\u00f2 significa che <\/span>tutti i documenti contabili e correlati devono essere mantenuti in archivio per un decennio<\/b>, il che rappresenta una pratica fondamentale per garantire la conformit\u00e0 legale e la tracciabilit\u00e0 delle transazioni finanziarie dell’azienda. La conservazione accurata di questi documenti \u00e8 di vitale importanza per rispettare la legge e gestire in modo responsabile gli aspetti finanziari dell’attivit\u00e0 aziendale.<\/span><\/p>\n

Ecco invece quali sono i <\/span>documenti da conservare per 20 anni<\/b>:\u00a0<\/span><\/p>\n