{"id":1252,"date":"2023-09-26T09:33:23","date_gmt":"2023-09-26T07:33:23","guid":{"rendered":"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/?p=1252"},"modified":"2023-09-26T09:33:23","modified_gmt":"2023-09-26T07:33:23","slug":"archiviazione-documenti-una-guida-completa","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/archiviazione-documenti-una-guida-completa\/","title":{"rendered":"Archiviazione documenti: una guida completa"},"content":{"rendered":"<p><i><span style=\"font-weight: 400;\">Stai cercando una guida completa su come archiviare documenti?\u00a0<\/span><\/i><\/p>\n<p><i><span style=\"font-weight: 400;\">Vuoi un software per l&#8217;archiviazione digitale dei documenti?\u00a0<\/span><\/i><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Allora sei nel posto giusto!\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Con il passare del tempo, le aziende si trovano spesso ad affrontare il problema di gestire documenti aziendali cruciali, come lettere, contratti e documenti di progetto, che prendono sempre pi\u00f9 spazio fisico di archiviazione.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">In questo contesto, <\/span><b>DocuWare si presenta come una soluzione vincente<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">. Questa piattaforma software consente alle aziende di convertire questi documenti aziendali in registri digitali, i quali possono essere archiviati in modo elettronico, gestiti con efficienza e facilmente accessibili. Ci\u00f2 non solo contribuisce al risparmio sui costi di archiviazione fisica, ma riduce anche le ore di lavoro necessarie per cercare e recuperare informazioni specifiche.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">DocuWare non solo ottimizza i processi aziendali, ma <\/span><b>offre anche un modo pi\u00f9 intelligente ed efficiente per gestire la crescente quantit\u00e0 di documenti aziendali<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">, consentendo alle aziende di concentrarsi sulle attivit\u00e0 principali e migliorare la loro competitivit\u00e0 sul mercato.<\/span><\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<h2><b>Archiviazione digitale documenti: significato<\/b><\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">L&#8217;archiviazione documentale rappresenta un processo fondamentale attraverso il quale un&#8217;azienda gestisce l&#8217;amministrazione di tutti i documenti che la coinvolgono. Questo comprende una serie di <\/span><b>operazioni finalizzate a gestire, condividere, organizzare e conservare i documenti<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Spesso, quando si parla di un sistema di archiviazione digitale dei documenti, si fa riferimento alla dematerializzazione, cio\u00e8 al processo che mira a sostituire i documenti cartacei con versioni digitali e, nella maggior parte dei casi, a conservare tali documenti in formato digitale.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Tuttavia, \u00e8 importante notare che l&#8217;archiviazione documentale \u00e8 altrettanto importante per i documenti che originano gi\u00e0 in formato digitale, in tal caso si parla di digitalizzazione, non di <\/span><a href=\"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/dematerializzazione-e-digitalizzazione-dei-documenti-quali-differenze\/\"><span style=\"font-weight: 400;\">dematerializzazione<\/span><\/a><span style=\"font-weight: 400;\">.<\/span><\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<h2><b>Come archiviare documenti cartacei in ufficio<\/b><\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Per una corretta organizzazione e archiviazione dei documenti cartacei in ufficio e a casa, \u00e8 essenziale disporre degli articoli di cancelleria appropriati.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Ecco un elenco di <\/span><b>articoli indispensabili <\/b><span style=\"font-weight: 400;\">per gestire efficacemente la documentazione:<\/span><\/p>\n<ul>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Buste portadocumenti in plastica trasparente<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">: queste buste resistenti agli strappi proteggono i fogli di carta e consentono una conservazione sicura all&#8217;interno dei raccoglitori. Sono ideali per documenti che devono essere facilmente visibili e consultati;<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Etichette adesive<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">: le etichette adesive sono essenziali per organizzare i faldoni in modo alfabetico o cronologico. Aiutano a identificare rapidamente il contenuto dei raccoglitori;<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Scatole da archiviazione<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">: le scatole da archiviazione sono utili per riporre faldoni che non richiedono accessori quotidiani, come documenti degli anni precedenti. Proteggono dalla polvere e possono essere collocate anche all&#8217;interno di mobili fuori dalle aree operative dell&#8217;ufficio;<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Cartelline con elastico o anelli<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">: le cartelline con elastico o anelli sono ideali per raccogliere documenti in base alla tipologia o alla serie. Consentono una separazione e un&#8217;organizzazione efficace dei documenti all&#8217;interno dei raccoglitori;<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Portadocumenti in cartone<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">: questi sono strumenti fondamentali per l&#8217;archiviazione, poich\u00e9 consentono una consultazione sistematica e ordinata dei documenti. Sono dotati di anelli nei quali \u00e8 possibile inserire le buste trasparenti per fogli. Sono disponibili in vari formati in base alle dimensioni del dorso e del foglio da contenere, ed \u00e8 possibile utilizzarli per conservare atti ufficiali, pratiche e altri documenti da catalogare per nome o anno;<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Faldoni richiudibili con fettucce<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">: Questi faldoni sono spesso utilizzati negli studi legali o quando si deve archiviare una grande quantit\u00e0 di fogli relativi alla stessa pratica. Sono particolarmente adatti per una catalogazione basata su persone o progetti specifici;<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Porta raccoglitori<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">: questi sono utili per raggruppare diversi tipi di portadocumenti o raccoglitori in modo ordinato. Consentono di organizzare e trasportare facilmente una variet\u00e0 di documenti.<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">L&#8217;utilizzo di questi articoli di cancelleria adeguati contribuir\u00e0 a mantenere una gestione efficiente dei documenti cartacei, rendendo pi\u00f9 facile la ricerca e l&#8217;archiviazione, sia in ambiente aziendale che domestico.<\/span><\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<h2><b>Archiviare documenti cartacei a casa o in ufficio: la scelta della logistica<\/b><\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">L&#8217;archiviazione dei documenti in un ambiente di ufficio richiede una <\/span><b>pianificazione accurata <\/b><span style=\"font-weight: 400;\">per garantire l&#8217;organizzazione e la facilit\u00e0 di accesso. Idealmente, l&#8217;archivio dovrebbe essere collocato in un&#8217;area separata dalla zona operativa, ma facilmente accessibile. Questo spazio dovrebbe comprendere scaffali e armadi ben illuminati, che possono essere raggiunti e puliti senza bisogno di una scaletta.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Tuttavia, quando si tratta dell&#8217;archiviazione dei documenti domestici, la situazione \u00e8 diversa. Questi documenti possono includere fatture di servizi pubblici, referti medici, garanzie per elettrodomestici e altri documenti relativi ai membri della famiglia. In questo caso, \u00e8 preferibile dedicare una scaffalatura specifica, che pu\u00f2 essere posizionata in un ripostiglio o in una veranda esterna.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Per l&#8217;archiviazione dei documenti domestici \u00e8 utile adottare due metodi principali:<\/span><\/p>\n<ul>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Metodo Cronologico<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">: questo metodo \u00e8 adatto per documenti come fatture di servizi pubblici e bollette. I documenti vengono organizzati in ordine cronologico, con i pi\u00f9 recenti in cima. Ci\u00f2 facilita il monitoraggio delle spese nel tempo e l&#8217;accesso rapido a documenti specifici quando \u00e8 necessario verificare pagamenti o confrontare dati storici;<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Metodo Nominativo<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">: questo metodo \u00e8 pi\u00f9 adatto per documenti che riguardano specifici membri della famiglia, come referti medici o garanzie per elettrodomestici. I documenti vengono suddivisi per persona o per oggetto, consentendo una ricerca agevole quando \u00e8 necessario trovare informazioni specifiche su una persona o un dispositivo.<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">L&#8217;archiviazione dei documenti pu\u00f2 diventare un compito impegnativo se non viene gestita in modo sistematico. \u00c8 quindi <\/span><b>importante pianificare sessioni di archiviazione regolari, ideali almeno una volta al mese<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">. Durante queste sessioni, \u00e8 possibile raccogliere documenti e atti e suddividerli immediatamente secondo il metodo di archiviazione stabilito.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Questo approccio aiuta a mantenere l&#8217;ordine e la chiarezza, garantendo che i documenti siano facilmente accessibili quando necessario e riducendo lo stress legato all&#8217;archiviazione disorganizzata.<\/span><\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<h2><b>Archiviazione elettronica documenti: la normativa sul passaggio da archivio cartaceo ad archivio digitale<\/b><\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Nel processo di transizione dalla documentazione cartacea a quella digitale, \u00e8 di fondamentale importanza<\/span><b> considerare la tutela dei dati e l&#8217;aderenza alle normative vigenti<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">. In particolare, durante questa transizione, si fa riferimento alla dematerializzazione documentale, che culmina nella conservazione sostitutiva, in cui una copia digitale assume il valore legale del documento cartaceo.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">La conservazione sostitutiva \u00e8 regolamentata dal <\/span><b>Codice dell&#8217;Amministrazione Digitale (CAD) <\/b><span style=\"font-weight: 400;\">attraverso il decreto legislativo del 7 marzo 2005, il quale afferma che &#8220;<\/span><i><span style=\"font-weight: 400;\">gli obblighi di conservazione e di esibizione di documenti si intendono soddisfatti a tutti gli effetti di legge a mezzo di documenti informatici, se le relative procedure sono effettuate in modo tale da garantire la conformit\u00e0 ai documenti originali e sono conformi alle Linee guida<\/span><\/i><span style=\"font-weight: 400;\">&#8220;.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Per essere conforme alle normative vigenti, il processo di dematerializzazione deve seguire <\/span><b>tre fasi fondamentali<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">:<\/span><\/p>\n<ul>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Protocollo<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">: questa fase coinvolge l&#8217;assegnazione di un numero univoco a ciascun documento, garantendone la tracciabilit\u00e0 e l&#8217;integrit\u00e0;<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Classificazione<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">: in questa fase, i documenti vengono organizzati in categorie o classi per semplificarne la ricerca e la gestione;<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Firma digitale o firma elettronica qualificata<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">: la firma digitale o la firma elettronica qualificata sono utilizzate per garantire l&#8217;autenticit\u00e0 e l&#8217;integrit\u00e0 dei documenti digitali.<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Il <\/span><b>GDPR <\/b><span style=\"font-weight: 400;\">(Regolamento generale sulla protezione dei dati), in vigore dal 25 maggio 2018, ha introdotto importanti cambiamenti nella gestione dei dati e degli archivi per garantire la protezione dei dati personali. \u00c8 importante notare che l&#8217;archiviazione cartacea non sempre \u00e8 in linea con i requisiti introdotti dal GDPR. Per affrontare questa sfida, <\/span><b>DocuWare offre procedure affidabili per garantire l&#8217;integrit\u00e0 delle informazioni aziendali e l&#8217;aderenza alle normative vigenti<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Le procedure di autenticazione e di analisi implementate da DocuWare assicurano un rigoroso controllo sulle versioni, le modifiche e i flussi di lavoro dei documenti, proteggendo da perdite, furti e manipolazioni dei dati. Questo approccio garantisce l&#8217;integrit\u00e0 e la conservazione dei dati per il periodo di tempo stabilito dalla legge, contribuendo a soddisfare i requisiti normativi e a proteggere la privacy dei dati aziendali.<\/span><\/p>\n<p><i><span style=\"font-weight: 400;\">Per saperne di pi\u00f9 ti consigliamo di leggere l\u2019articolo <\/span><\/i><a href=\"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/archiviazione-sostitutiva-normativa-e-compliance\/\"><i><span style=\"font-weight: 400;\">Archiviazione sostitutiva: normativa e compliance<\/span><\/i><\/a><i><span style=\"font-weight: 400;\">.<\/span><\/i><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">\u00a0<\/span><\/p>\n<h2><b>Archivio documenti: tutti i vantaggi della digitalizzazione<\/b><\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Un sistema di gestione documentale ben strutturato comporta una serie di vantaggi per le aziende, tra cui:<\/span><\/p>\n<ul>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Riduzione dei costi<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">: l&#8217;eliminazione o la riduzione dell&#8217;uso di documenti cartacei riduce i costi associati all&#8217;acquisto, alla stampa e alla conservazione fisica dei documenti. Inoltre, si evitano i costi legati alla ricerca manuale dei documenti;<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Efficienza operativa<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">: un software di archiviazione documenti semplifica la ricerca e l&#8217;accesso ai documenti, riducendo notevolmente il tempo necessario per recuperare informazioni importanti. Ci\u00f2 accelera i processi aziendali e migliora la produttivit\u00e0;<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Condivisione e collaborazione<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">: la gestione documentale digitale consente un facile accesso e la condivisione dei documenti tra i membri del team, anche quando si trovano in sedi diverse. Ci\u00f2 favorisce la collaborazione e il lavoro di squadra;<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Sicurezza dei dati<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">: i sistemi di archiviazione digitale spesso offrono livelli avanzati di sicurezza e controllo degli accessi, <\/span><a href=\"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/archiviazione-documenti-sicura-4-elementi-chiave\/\"><span style=\"font-weight: 400;\">proteggendo i documenti sensibili da perdite o accessi non autorizzati<\/span><\/a><span style=\"font-weight: 400;\">;<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Conformit\u00e0 normativa<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">: l&#8217;archiviazione digitale pu\u00f2 aiutare le aziende a rispettare le normative e le leggi sulla conservazione dei documenti, consentendo una gestione accurata delle scadenze e delle versioni dei documenti;<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Risparmio di spazio fisico<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">: la riduzione della necessit\u00e0 di spazio di archiviazione fisica consente alle aziende di utilizzare in modo pi\u00f9 efficiente le risorse fisiche nei propri uffici.<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">L&#8217;archiviazione digitale dei documenti \u00e8 un componente cruciale della gestione aziendale moderna che comporta numerosi vantaggi, tra cui la riduzione dei costi, l&#8217;efficienza operativa e la sicurezza dei dati, contribuendo cos\u00ec a migliorare complessivamente la produttivit\u00e0 e la competitivit\u00e0 delle aziende.<\/span><\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<h2><b>Archivio digitale: come organizzarlo al meglio\u00a0<\/b><\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">La creazione di un archivio digitale pe<\/span><b>r migliorare la reperibilit\u00e0 e la gestione dei documenti <\/b><span style=\"font-weight: 400;\">\u00e8 un passaggio cruciale per qualsiasi azienda. Per garantire un archivio digitale efficace, \u00e8 fondamentale attenersi a due principi fondamentali: organizzazione e praticit\u00e0.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Ecco alcuni consigli utili per organizzare al meglio il tuo archivio digitale aziendale:<\/span><\/p>\n<ul>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Selezione accurata dei documenti<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">: inizia selezionando attentamente i documenti che desideri archiviare. Evita di archiviare tutto indiscriminatamente, poich\u00e9 ci\u00f2 potrebbe creare confusione. Concentrati su documenti di valore e rilevanza per la tua attivit\u00e0;<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Creazione di cartelle tematiche<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">: organizza i documenti in apposite cartelle basate su temi o categorie chiare. Ad esempio, puoi creare cartelle come &#8220;Contratti&#8221;, &#8220;Fatture&#8221;, &#8220;Prese visione&#8221; e cos\u00ec via. L&#8217;etichettatura corretta delle cartelle \u00e8 essenziale per facilitare la ricerca successiva;<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Nomenclatura dei file<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">: nomina correttamente i file utilizzando un sistema di nomenclatura coerente. \u00c8 utile includere i dati di creazione nei nomi dei file, in modo che sia pi\u00f9 facile identificarli quando sono stati creati. Assicurati che i nomi dei file siano chiari, concisi e descrittivi del contenuto;<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Protocollo informatico<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">: definisci un protocollo informatico che stabilisca le procedure e le funzionalit\u00e0 per la gestione e l&#8217;organizzazione dei documenti digitali. Questo protocollo dovrebbe essere seguito da tutto il personale per garantire coerenza e ridurre al minimo gli errori umani;<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Automazione digitale:<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> Cerca di automatizzare il pi\u00f9 possibile i processi di archiviazione e gestione documentale. Utilizza strumenti e software che consentono l&#8217;organizzazione automatica dei documenti in base alle categorie e alle date. Ci\u00f2 ridurr\u00e0 la possibilit\u00e0 di errori umani e accelerer\u00e0 il recupero dei documenti quando necessario.<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<p><a href=\"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/5-consigli-per-un-perfetto-archivio-digitale\/\"><i><span style=\"font-weight: 400;\">Scopri i 5 consigli per un perfetto archivio digitale<\/span><\/i><\/a><i><span style=\"font-weight: 400;\">!\u00a0<\/span><\/i><\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<h2><b>Software archivio documenti: come sceglierlo\u00a0<\/b><\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">L&#8217;archiviazione documentale offre numerosi vantaggi, ma \u00e8 fondamentale comprendere come archiviare al meglio i documenti per sfruttare appieno questi benefici. Al centro di un&#8217;efficace gestione documentale si trova un modello di archiviazione, supportato dalla tecnologia, in particolare da un software di archiviazione documentale noto come <\/span><b>DMS <\/b><span style=\"font-weight: 400;\">(Document Management System).<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Questo DMS ha l&#8217;obiettivo di semplificare la gestione dei file, un compito che diventa sempre pi\u00f9 cruciale data l&#8217;evoluzione del mercato e l&#8217;aumento della concorrenza. Le aziende generano una quantit\u00e0 considerevole di documenti ogni giorno, e per gestirli efficacemente \u00e8 necessario un sistema di archiviazione che garantisca un facile accesso alle informazioni. <\/span><b>L&#8217;utilizzo di un software gestionale diventa il metodo pi\u00f9 efficiente per gestire e recuperare rapidamente tutte le informazioni necessarie<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Se in passato potrebbe essere sembrato difficile per le aziende diventare completamente <\/span><i><span style=\"font-weight: 400;\">paperless<\/span><\/i><span style=\"font-weight: 400;\">, oggi \u00e8 diventato molto pi\u00f9 semplice e vantaggioso grazie alle nuove tecnologie software.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Il software di gestione documentale consente di eseguire una vasta gamma di operazioni sui documenti. Oltre all&#8217;archiviazione, offre la <\/span><b>possibilit\u00e0 di categorizzare, indicizzare e cercare i documenti in modo moderno ed efficiente<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">. Con un DMS, una volta che i documenti sono stati caricati, \u00e8 possibile seguirne l&#8217;intero ciclo di vita, consultarli pi\u00f9 volte, effettuare modifiche e apporre firme digitali conformi alla legge. Inoltre, il sistema tiene traccia delle modifiche apportate ai documenti per gestire correttamente le revisioni.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Un altro vantaggio fondamentale \u00e8 la<\/span><b> gestione della privacy.<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> Un buon DMS consente di limitare l&#8217;accesso ai documenti solo a determinate persone o gruppi di lavoro, garantendo la sicurezza delle informazioni sensibili.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">In sintesi, l&#8217;archiviazione documentale supportata da un DMS rappresenta una <\/span><b>soluzione efficace per gestire in modo efficiente la crescente mole di documenti aziendali<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">, migliorando l&#8217;accessibilit\u00e0, la sicurezza e la conformit\u00e0 alle normative, e contribuendo cos\u00ec al successo e alla competitivit\u00e0 delle aziende.<\/span><\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<h2><b>Archivia i tuoi documenti con DocuWare<\/b><\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">DocuWare offre una <\/span><b>soluzione completa per l&#8217;archiviazione dei documenti aziendali<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> e si conforma agli standard necessari alle aziende per accedere e archiviare le proprie informazioni critiche in modo altamente sicuro.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Ecco alcune delle sue caratteristiche principali:<\/span><\/p>\n<ul>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Flessibilit\u00e0 dei formati<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">: DocuWare \u00e8 in grado di gestire una vasta gamma di formati di documenti, tra cui documenti scansionati, file PDF, e-mail, documenti di Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint e altri), immagini e molto altro ancora. Ci\u00f2 significa che \u00e8 possibile archiviare e gestire tutti i tipi di documenti aziendali in un unico sistema;<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Protezione e crittografia<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">: la sicurezza \u00e8 una priorit\u00e0 fondamentale per DocuWare. Tutte le trasmissioni dei dati avvengono tramite protocollo HTTPS e tutti i documenti sono crittografati con il metodo AES. Inoltre, il sistema offre un sistema di diritti di accesso che impedisce l&#8217;accesso non autorizzato ai documenti sensibili;<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Backup<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">: DocuWare utilizza data center dedicati di Microsoft Azure in Europa e negli Stati Uniti che garantiscono la massima disponibilit\u00e0 e sicurezza dei dati. La triplice duplicazione dei dati e la pianificazione del disaster recovery assicurano che le informazioni non vengano mai perse e che siano facilmente recuperabili in caso di emergenza;<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Tracciabilit\u00e0 e trasparenza per l&#8217;auditing<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">: DocuWare registra ogni acquisizione, versione e annotazione di un documento per garantire una tracciabilit\u00e0 completa. Inoltre, registra ogni fase del flusso di lavoro, offrendo una completa trasparenza del processo e la possibilit\u00e0 di revisioni e audit dettagliati.<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<p><i><span style=\"font-weight: 400;\">Contattaci per ricevere la tua demo gratuita di DocuWare!<\/span><\/i><\/p>\n<p><i><span style=\"font-weight: 400;\">Saremo lieti di assisterti nel migliorare la gestione dei tuoi documenti aziendali.<\/span><\/i><\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Stai cercando una guida completa su come archiviare documenti?\u00a0 Vuoi un software per l&#8217;archiviazione digitale dei documenti?\u00a0 Allora sei nel posto giusto!\u00a0 Con il passare [&#8230;]<\/p>\n","protected":false},"author":7,"featured_media":1253,"comment_status":"open","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"footnotes":""},"categories":[41],"tags":[],"yoast_head":"<!-- This site is optimized with the Yoast SEO plugin v22.2 - https:\/\/yoast.com\/wordpress\/plugins\/seo\/ -->\n<title>Archiviazione documenti: una guida completa - Blog RealDocumentSolution<\/title>\n<meta name=\"description\" content=\"Stai cercando una guida completa su come archiviare documenti?\u00a0Scopri tutto quello che c&#039;\u00e8 da sapere sul mondo dell&#039;archiviazione documenti.\" \/>\n<meta name=\"robots\" content=\"index, follow, max-snippet:-1, max-image-preview:large, max-video-preview:-1\" \/>\n<link rel=\"canonical\" href=\"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/archiviazione-documenti-una-guida-completa\/\" \/>\n<meta property=\"og:locale\" content=\"it_IT\" \/>\n<meta property=\"og:type\" content=\"article\" \/>\n<meta property=\"og:title\" content=\"Archiviazione documenti: una guida completa - Blog RealDocumentSolution\" \/>\n<meta property=\"og:description\" content=\"Stai cercando una guida completa su come archiviare documenti?\u00a0Scopri tutto quello che c&#039;\u00e8 da sapere sul mondo dell&#039;archiviazione documenti.\" \/>\n<meta property=\"og:url\" content=\"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/archiviazione-documenti-una-guida-completa\/\" \/>\n<meta property=\"og:site_name\" content=\"Blog RealDocumentSolution\" \/>\n<meta property=\"article:published_time\" content=\"2023-09-26T07:33:23+00:00\" \/>\n<meta property=\"og:image\" content=\"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/wp-content\/uploads\/2023\/09\/RDS-Immagini-blog-corrette-5.png\" \/>\n\t<meta property=\"og:image:width\" content=\"800\" \/>\n\t<meta property=\"og:image:height\" content=\"350\" \/>\n\t<meta property=\"og:image:type\" content=\"image\/png\" \/>\n<meta name=\"author\" content=\"Bruno Villa\" \/>\n<meta name=\"twitter:card\" content=\"summary_large_image\" \/>\n<meta name=\"twitter:label1\" content=\"Scritto da\" \/>\n\t<meta name=\"twitter:data1\" content=\"Bruno Villa\" \/>\n\t<meta name=\"twitter:label2\" content=\"Tempo di lettura stimato\" \/>\n\t<meta name=\"twitter:data2\" content=\"12 minuti\" \/>\n<script type=\"application\/ld+json\" class=\"yoast-schema-graph\">{\"@context\":\"https:\/\/schema.org\",\"@graph\":[{\"@type\":\"WebPage\",\"@id\":\"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/archiviazione-documenti-una-guida-completa\/\",\"url\":\"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/archiviazione-documenti-una-guida-completa\/\",\"name\":\"Archiviazione documenti: una guida completa - Blog RealDocumentSolution\",\"isPartOf\":{\"@id\":\"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/#website\"},\"primaryImageOfPage\":{\"@id\":\"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/archiviazione-documenti-una-guida-completa\/#primaryimage\"},\"image\":{\"@id\":\"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/archiviazione-documenti-una-guida-completa\/#primaryimage\"},\"thumbnailUrl\":\"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/wp-content\/uploads\/2023\/09\/RDS-Immagini-blog-corrette-5.png\",\"datePublished\":\"2023-09-26T07:33:23+00:00\",\"dateModified\":\"2023-09-26T07:33:23+00:00\",\"author\":{\"@id\":\"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/#\/schema\/person\/90b358edd00bc0dabed7ecc1af39a324\"},\"description\":\"Stai cercando una guida completa su come archiviare documenti?\u00a0Scopri tutto quello che c'\u00e8 da sapere sul mondo dell'archiviazione documenti.\",\"breadcrumb\":{\"@id\":\"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/archiviazione-documenti-una-guida-completa\/#breadcrumb\"},\"inLanguage\":\"it-IT\",\"potentialAction\":[{\"@type\":\"ReadAction\",\"target\":[\"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/archiviazione-documenti-una-guida-completa\/\"]}]},{\"@type\":\"ImageObject\",\"inLanguage\":\"it-IT\",\"@id\":\"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/archiviazione-documenti-una-guida-completa\/#primaryimage\",\"url\":\"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/wp-content\/uploads\/2023\/09\/RDS-Immagini-blog-corrette-5.png\",\"contentUrl\":\"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/wp-content\/uploads\/2023\/09\/RDS-Immagini-blog-corrette-5.png\",\"width\":800,\"height\":350},{\"@type\":\"BreadcrumbList\",\"@id\":\"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/archiviazione-documenti-una-guida-completa\/#breadcrumb\",\"itemListElement\":[{\"@type\":\"ListItem\",\"position\":1,\"name\":\"Home\",\"item\":\"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/\"},{\"@type\":\"ListItem\",\"position\":2,\"name\":\"Archiviazione documenti: una guida completa\"}]},{\"@type\":\"WebSite\",\"@id\":\"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/#website\",\"url\":\"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/\",\"name\":\"Blog RealDocumentSolution\",\"description\":\"\",\"potentialAction\":[{\"@type\":\"SearchAction\",\"target\":{\"@type\":\"EntryPoint\",\"urlTemplate\":\"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/?s={search_term_string}\"},\"query-input\":\"required name=search_term_string\"}],\"inLanguage\":\"it-IT\"},{\"@type\":\"Person\",\"@id\":\"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/#\/schema\/person\/90b358edd00bc0dabed7ecc1af39a324\",\"name\":\"Bruno Villa\",\"image\":{\"@type\":\"ImageObject\",\"inLanguage\":\"it-IT\",\"@id\":\"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/#\/schema\/person\/image\/\",\"url\":\"https:\/\/secure.gravatar.com\/avatar\/91fb566a31eebb20dbad7a2155fbea2c?s=96&d=mm&r=g\",\"contentUrl\":\"https:\/\/secure.gravatar.com\/avatar\/91fb566a31eebb20dbad7a2155fbea2c?s=96&d=mm&r=g\",\"caption\":\"Bruno Villa\"},\"description\":\"Responsabile centro servizi e collaudo di Real Document solution Conosce DocuWare come pochi in Italia. Si occupa di assistenza tecnica per i pi\u00f9 importanti clienti di Real Document Solution e creare sistemi avanzati per l'archiviazione.\u00a0Sfrutta le 57 pagine di funzionalit\u00e0 di DocuWare per trasformare semplici procedure veri processi digitali. Anche lui usa DocuWare:\u00a0per creare workflow documentali sincronizzati in tempo reale con altri applicativi, per creare report d'intervento,\u00a0per gestire il porting da altri sistemi ECM\/DMS. Per qualsiasi informazione puoi scrivermi a: info@realdocumentsolution.it oppure chiamare il numero: +39 039.228.17.23\",\"sameAs\":[\"http:\/\/www.realdocumentsolution.it\"],\"url\":\"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/author\/bruno-villa\/\"}]}<\/script>\n<!-- \/ Yoast SEO plugin. -->","yoast_head_json":{"title":"Archiviazione documenti: una guida completa - Blog RealDocumentSolution","description":"Stai cercando una guida completa su come archiviare documenti?\u00a0Scopri tutto quello che c'\u00e8 da sapere sul mondo dell'archiviazione documenti.","robots":{"index":"index","follow":"follow","max-snippet":"max-snippet:-1","max-image-preview":"max-image-preview:large","max-video-preview":"max-video-preview:-1"},"canonical":"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/archiviazione-documenti-una-guida-completa\/","og_locale":"it_IT","og_type":"article","og_title":"Archiviazione documenti: una guida completa - Blog RealDocumentSolution","og_description":"Stai cercando una guida completa su come archiviare documenti?\u00a0Scopri tutto quello che c'\u00e8 da sapere sul mondo dell'archiviazione documenti.","og_url":"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/archiviazione-documenti-una-guida-completa\/","og_site_name":"Blog RealDocumentSolution","article_published_time":"2023-09-26T07:33:23+00:00","og_image":[{"width":800,"height":350,"url":"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/wp-content\/uploads\/2023\/09\/RDS-Immagini-blog-corrette-5.png","type":"image\/png"}],"author":"Bruno Villa","twitter_card":"summary_large_image","twitter_misc":{"Scritto da":"Bruno Villa","Tempo di lettura stimato":"12 minuti"},"schema":{"@context":"https:\/\/schema.org","@graph":[{"@type":"WebPage","@id":"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/archiviazione-documenti-una-guida-completa\/","url":"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/archiviazione-documenti-una-guida-completa\/","name":"Archiviazione documenti: una guida completa - Blog RealDocumentSolution","isPartOf":{"@id":"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/#website"},"primaryImageOfPage":{"@id":"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/archiviazione-documenti-una-guida-completa\/#primaryimage"},"image":{"@id":"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/archiviazione-documenti-una-guida-completa\/#primaryimage"},"thumbnailUrl":"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/wp-content\/uploads\/2023\/09\/RDS-Immagini-blog-corrette-5.png","datePublished":"2023-09-26T07:33:23+00:00","dateModified":"2023-09-26T07:33:23+00:00","author":{"@id":"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/#\/schema\/person\/90b358edd00bc0dabed7ecc1af39a324"},"description":"Stai cercando una guida completa su come archiviare documenti?\u00a0Scopri tutto quello che c'\u00e8 da sapere sul mondo dell'archiviazione documenti.","breadcrumb":{"@id":"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/archiviazione-documenti-una-guida-completa\/#breadcrumb"},"inLanguage":"it-IT","potentialAction":[{"@type":"ReadAction","target":["https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/archiviazione-documenti-una-guida-completa\/"]}]},{"@type":"ImageObject","inLanguage":"it-IT","@id":"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/archiviazione-documenti-una-guida-completa\/#primaryimage","url":"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/wp-content\/uploads\/2023\/09\/RDS-Immagini-blog-corrette-5.png","contentUrl":"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/wp-content\/uploads\/2023\/09\/RDS-Immagini-blog-corrette-5.png","width":800,"height":350},{"@type":"BreadcrumbList","@id":"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/archiviazione-documenti-una-guida-completa\/#breadcrumb","itemListElement":[{"@type":"ListItem","position":1,"name":"Home","item":"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/"},{"@type":"ListItem","position":2,"name":"Archiviazione documenti: una guida completa"}]},{"@type":"WebSite","@id":"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/#website","url":"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/","name":"Blog RealDocumentSolution","description":"","potentialAction":[{"@type":"SearchAction","target":{"@type":"EntryPoint","urlTemplate":"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/?s={search_term_string}"},"query-input":"required name=search_term_string"}],"inLanguage":"it-IT"},{"@type":"Person","@id":"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/#\/schema\/person\/90b358edd00bc0dabed7ecc1af39a324","name":"Bruno Villa","image":{"@type":"ImageObject","inLanguage":"it-IT","@id":"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/#\/schema\/person\/image\/","url":"https:\/\/secure.gravatar.com\/avatar\/91fb566a31eebb20dbad7a2155fbea2c?s=96&d=mm&r=g","contentUrl":"https:\/\/secure.gravatar.com\/avatar\/91fb566a31eebb20dbad7a2155fbea2c?s=96&d=mm&r=g","caption":"Bruno Villa"},"description":"Responsabile centro servizi e collaudo di Real Document solution Conosce DocuWare come pochi in Italia. Si occupa di assistenza tecnica per i pi\u00f9 importanti clienti di Real Document Solution e creare sistemi avanzati per l'archiviazione.\u00a0Sfrutta le 57 pagine di funzionalit\u00e0 di DocuWare per trasformare semplici procedure veri processi digitali. Anche lui usa DocuWare:\u00a0per creare workflow documentali sincronizzati in tempo reale con altri applicativi, per creare report d'intervento,\u00a0per gestire il porting da altri sistemi ECM\/DMS. Per qualsiasi informazione puoi scrivermi a: info@realdocumentsolution.it oppure chiamare il numero: +39 039.228.17.23","sameAs":["http:\/\/www.realdocumentsolution.it"],"url":"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/author\/bruno-villa\/"}]}},"post_mailing_queue_ids":[],"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/1252"}],"collection":[{"href":"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/users\/7"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=1252"}],"version-history":[{"count":1,"href":"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/1252\/revisions"}],"predecessor-version":[{"id":1254,"href":"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/1252\/revisions\/1254"}],"wp:featuredmedia":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/media\/1253"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=1252"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=1252"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/tags?post=1252"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}