{"id":1208,"date":"2023-08-31T10:34:02","date_gmt":"2023-08-31T08:34:02","guid":{"rendered":"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/?p=1208"},"modified":"2023-08-31T10:34:19","modified_gmt":"2023-08-31T08:34:19","slug":"conservazione-documenti-5-anni","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/conservazione-documenti-5-anni\/","title":{"rendered":"Documenti da conservare per 5 anni: quali sono"},"content":{"rendered":"<p><span style=\"font-weight: 400;\">Nell\u2019era della digital transformation \u00e8 sempre pi\u00f9 importante che le aziende abbiano un <\/span><b>luogo sicuro e protetto dove conservare i documenti aziendali<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">. Informazioni sui dipendenti, documenti finanziari, contratti e altro ancora richiedono un archivio organizzato e sicuro che protegga ci\u00f2 che non deve essere perso, rubato o compromesso.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Una <\/span><b>corretta <a href=\"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/documento-informatico-e-conservazione-digitale-5-cose-da-sapere\/\">conservazione dei documenti<\/a><\/b><span style=\"font-weight: 400;\">, infatti, \u00e8 una pratica fondamentale per l&#8217;efficienza, la conformit\u00e0 legale, la sicurezza e la preservazione della storia e delle informazioni aziendali.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Sebbene molti documenti richiedano una conservazione a lungo termine, esistono anche categorie di documenti che devono essere mantenute per un periodo pi\u00f9 breve.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">In questo articolo, vediamo <\/span><b>quali sono i documenti da conservare per 5 anni<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> e perch\u00e9 Docuware pu\u00f2 aiutarti nell\u2019archiviazione dei tuoi documenti aziendali.<\/span><\/p>\n<h2><b>Documenti Fiscali<\/b><\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">I <\/span><b>documenti fiscali <\/b><span style=\"font-weight: 400;\">sono una delle categorie principali che richiedono una conservazione di 5 anni. Questi includono:<\/span><\/p>\n<ul>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Dichiarazioni dei Redditi<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">: occorre conservare dichiarazioni dei redditi e relativi documenti di supporto, come W-2 e 1099, per almeno 5 anni poich\u00e9 questi documenti possono essere richiesti in caso di verifica fiscale.<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Ricevute Fiscali<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">: bisogna conservare le ricevute delle spese deducibili, come quelle mediche o di spese di lavoro, per dimostrare le detrazioni in caso di necessit\u00e0.<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<h2><b>Documenti Finanziari<\/b><\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Molte categorie di <\/span><b>documenti finanziari<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> richiedono una conservazione di 5 anni:<\/span><\/p>\n<ul>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Estratti conto bancari e carte di credito<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> per tenere traccia delle transazioni nel tempo e come prova dei pagamenti effettuati nel tempo;<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Ricevute di pagamento e bollette<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">: come per gli estratti conto, \u00e8 fondamentale conservare le ricevute di pagamento e le bollette delle utenze come testimonianza delle transazioni svolte;<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Contratti di Prestiti e Mutui<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> in caso di controlli o accertamenti.<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<h2><b>Documenti legali e assicurativi<\/b><\/h2>\n<p><b>Conservare i documenti legali e assicurativi<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">, cartacei o digitali, \u00e8 fondamentale in caso di futuri controlli, per esempio riguardanti eventuali multe, contestazioni o accertamenti fiscali<\/span><\/p>\n<ul>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Polizze Assicurative<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> per auto, ufficio e altre coperture;<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Contratti di Locazione<\/b><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Documenti di Propriet\u00e0<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> come titoli di propriet\u00e0 e documenti di acquisto.<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<h2><b>Conservazione dei documenti perch\u00e9 \u00e8 cos\u00ec importante<\/b><\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Con <\/span><b>conservazione dei documenti<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> si fa riferimento all&#8217;attivit\u00e0 di custodire e proteggere nel corso del tempo i dati informatici e gli archivi documentali. Un metodo importante in questo ambito \u00e8 la<\/span><a href=\"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/archiviazione-sostitutiva-normativa-e-compliance\/\"><b> conservazione sostitutiva<\/b><\/a><span style=\"font-weight: 400;\">, che permette di eliminare il documento cartaceo originale o di evitarne la stampa, conformemente alle leggi vigenti. Questo processo \u00e8 regolamentato dall&#8217;articolo 44 del Codice dell&#8217;Amministrazione Digitale (CAD) e assicura l\u2019\u201cautenticit\u00e0, integrit\u00e0, affidabilit\u00e0, leggibilit\u00e0 e reperibilit\u00e0 dei documenti informatici&#8221;.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">La conservazione sostitutiva rappresenta l&#8217;unico processo legalmente accettato per documenti che, per loro natura, non possono essere materializzati su supporto cartaceo. Questo include documenti come:<\/span><\/p>\n<ul>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Fatture Elettroniche<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Posta Elettronica Certificata (PEC)<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Contratti con firma digitale<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">La conservazione sostitutiva \u00e8 quindi<\/span><b> obbligatoria per tutti quei documenti che non<\/b><b> possono essere digitalizzati<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">. <\/span><span style=\"font-weight: 400;\">In relazione ai documenti informatici, il riferimento normativo chiave \u00e8 il Decreto Legislativo n. 82 del 2005, noto come il Codice dell&#8217;Amministrazione Digitale.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">A partire da gennaio 2022, inoltre, \u00e8 diventato obbligatorio adottare le Linee Guida su formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici, sviluppate da <a href=\"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/metadati-e-linee-guida-agid-tutto-cio-che-ce-da-sapere\/\">AgID<\/a>, l&#8217;Agenzia per l&#8217;Italia Digitale.<\/span><span style=\"font-weight: 400;\">.<\/span><\/p>\n<h2><b>Archiviazione documenti con DocuWare<\/b><\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Oltre a facilitare il recupero dei documenti pi\u00f9 vecchi, l&#8217;<\/span><b>archiviazione dei documenti <\/b><span style=\"font-weight: 400;\">offre sicurezza e protezione legale per garantire che tutta la documentazione sia sempre correttamente archiviata e registrata. Inoltre, consente di risparmiare spazio prezioso sia in ufficio che sui server.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Quando documenti aziendali come fatture, documenti relativi ai dipendenti, contratti con i fornitori, e altro ancora vengono archiviati in modo sicuro e strutturato, le aziende possono tutelarsi con facilit\u00e0 da eventuali controversie, perdite e smarrimenti, sfruttando al tempo stesso tutti vantaggi della digitalizzazione.<\/span><\/p>\n<p><b>DocuWare<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> offre un&#8217;<\/span><b>archiviazione completa dei documenti aziendali<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> ed \u00e8 in grado di soddisfare gli standard necessari alle aziende<\/span> <span style=\"font-weight: 400;\">per accedere e archiviare le proprie informazioni business-critical con la massima sicurezza. Ecco le caratteristiche principali:<\/span><\/p>\n<ul>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Flessibilit\u00e0 dei formati<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">: <\/span><span style=\"font-weight: 400;\">documenti scansionati, PDF, e-mail, file di Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint e altri), immagini e molto altro ancora.<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Protezione e crittografia<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">: Tutte le trasmissioni di dati sono inviate tramite HTTPS e tutti i documenti sono crittografati AES. Inoltre, un sistema di diritti di accesso impedisce a chi non ha l\u2019autorizzazione di accedere ai documenti sensibili.<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Backup<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">: i data center Microsoft Azure dedicati all&#8217;UE e agli USA dispongono di un triplo mirroring di dati (<\/span><span style=\"font-weight: 400;\">operazione in tempo reale di copia dei dati da una posizione a un supporto di archiviazione locale o remoto).<\/span><span style=\"font-weight: 400;\"> Le informazioni non vanno mai perse e la pianificazione del disaster recovery \u00e8 molto semplificata.<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Tracciabilit\u00e0 e trasparenza per l&#8217;auditing<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">: ogni acquisizione, versione e annotazione di un documento viene registrata per una tracciabilit\u00e0 completa e ogni fase del flusso di lavoro viene registrata per una completa trasparenza del processo.\u00a0<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<p><i><span style=\"font-weight: 400;\">Contattaci per sapere come conservare a norma i tuoi documenti e per richiedere la versione gratuita di DocuWare, il software di gestione documentale che rivoluziona il tuo modo di lavorare.\u00a0<\/span><\/i><\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Nell\u2019era della digital transformation \u00e8 sempre pi\u00f9 importante che le aziende abbiano un luogo sicuro e protetto dove conservare i documenti aziendali. 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