{"id":1166,"date":"2023-08-08T09:59:22","date_gmt":"2023-08-08T07:59:22","guid":{"rendered":"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/?p=1166"},"modified":"2023-09-07T10:12:26","modified_gmt":"2023-09-07T08:12:26","slug":"come-il-gruppo-contship-italia-ha-trasformato-la-sua-gestione-documentale-con-docuware","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/come-il-gruppo-contship-italia-ha-trasformato-la-sua-gestione-documentale-con-docuware\/","title":{"rendered":"Come il Gruppo Contship Italia ha trasformato la sua Gestione Documentale con DocuWare"},"content":{"rendered":"<p><span style=\"font-weight: 400;\">Negli ultimi anni, il <\/span><b>Gruppo Contship Italia <\/b><span style=\"font-weight: 400;\">ha affrontato un&#8217;enorme crescita nel settore della containerizzazione, diventando un<\/span><b> pilastro fondamentale del commercio marittimo in Europa<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">. Con il crescere esponenziale della quantit\u00e0 di documenti, informazioni e dati necessari per gestire le operazioni quotidiane, l&#8217;azienda si \u00e8 trovata ad affrontare sfide sempre pi\u00f9 complesse in termini di organizzazione e accessibilit\u00e0. Per soddisfare le esigenze crescenti, il Gruppo Contship Italia si \u00e8 rivolto a un affidabile alleato: Real Document Solution.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Abbiamo quindi sviluppato una partnership strategica con il Gruppo Contship Italia per introdurre il software di gestione documentale <\/span><b>DocuWare<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">, una soluzione all&#8217;avanguardia progettata per semplificare il flusso di lavoro documentale e migliorare l&#8217;efficienza aziendale.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">DocuWare ha aperto nuove prospettive per il Gruppo Contship Italia, <\/span><b>consentendo all&#8217;azienda di affrontare sfide complesse, automatizzare i processi e migliorare la collaborazione tra i dipartimenti<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">. Grazie a questa partnership, il Gruppo Contship Italia ha potuto concentrarsi sulla sua missione principale di fornire servizi logistici di alta qualit\u00e0 e di rimanere all&#8217;avanguardia nel settore della containerizzazione in Europa.<\/span><\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<h2><b>Gruppo Contship: conosciamo l\u2019azienda pioniere della containerizzazione<\/b><\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Nel lontano 1969, un&#8217;idea innovativa di <\/span><b>Angelo Ravano<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> ha gettato le solide fondamenta per ci\u00f2 che sarebbe diventato uno dei principali protagonisti del commercio marittimo in Europa: <\/span><a href=\"https:\/\/www.contshipitalia.com\/it\"><span style=\"font-weight: 400;\">Contship Italia<\/span><\/a><span style=\"font-weight: 400;\">.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Partendo dalla trasformazione delle navi di famiglia in portacontainer, questa audace intuizione ha aperto la strada alla <\/span><b>containerizzazione<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">, che ha poi avuto un impatto significativo sia in Italia che in Europa. Da allora, Contship Italia \u00e8 stata una vera e propria pioniera in questo campo, costruendo un autentico network di Terminal Marittimi e soluzioni per Intermodalit\u00e0 e Logistica.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Oggi, <\/span><b>Contship Italia si compone di 13 aziende<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">. L&#8217;incessante impegno per l&#8217;eccellenza e l&#8217;innovazione ha permesso al gruppo di affermarsi come un punto di riferimento nel settore logistico e marittimo.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">La focalizzazione sull&#8217;intermodalit\u00e0 e la logistica ha consentito al gruppo di offrire <\/span><b>soluzioni complete e personalizzate per soddisfare le esigenze sempre pi\u00f9 complesse dei clienti<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">. Grazie a una rete consolidata di Terminal Marittimi strategici, Contship Italia \u00e8 in grado di gestire con precisione e affidabilit\u00e0 il flusso di merci, facilitando le operazioni di import\/export e ottimizzando l&#8217;efficienza delle catene di approvvigionamento.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">La lunga storia di successo di Contship Italia \u00e8 il risultato della continua volont\u00e0 di superare le sfide, di <\/span><b>innovare <\/b><span style=\"font-weight: 400;\">e di <\/span><b>adattarsi <\/b><span style=\"font-weight: 400;\">alle mutevoli esigenze del mercato globale. La capacit\u00e0 di adottare tecnologie all&#8217;avanguardia, come la containerizzazione, ha posizionato il gruppo all&#8217;apice dell&#8217;industria marittima, consentendogli di gestire con successo le sfide logistiche e di diventare un leader riconosciuto nel settore.<\/span><\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<h2><b>Scenario di partenza: le richieste dell\u2019azienda<\/b><\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Dal 2004 Real Document Solution collabora con diverse societ\u00e0 del Gruppo Contship. Le prime richieste sono state quelle di una <\/span><b>soluzione documentale <\/b><span style=\"font-weight: 400;\">per supportarli in tre processi specifici:<\/span><\/p>\n<ul>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Gestione del ciclo passivo;<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Lettere di Vettura;<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Gestione documentazione doganale.<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<h2><b>Problemi riscontrati dal Gruppo Contship nella gestione fatture attive e passive<\/b><\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Prima di utilizzare DocuWare, una volta ricevuta, la fattura era inviata tramite mail ai diversi uffici di competenza per l\u2019approvazione in base al centro di costo e\/o all\u2019importo della stessa.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">In sostanza, i <\/span><b>problemi <\/b><span style=\"font-weight: 400;\">che abbiamo riscontrato sono stati tre:\u00a0<\/span><\/p>\n<ul>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><a href=\"https:\/\/realdocumentsolution.it\/gestione-ciclo-passivo-e-fatture-passive\"><span style=\"font-weight: 400;\">Gestione delle fatture<\/span><\/a><span style=\"font-weight: 400;\"> complessa e disgregata;<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Tempi lunghi per la registrazione contabile;<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Tempo perso a fare azioni manuali e talvolta ripetitive.<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<h3><b>Soluzione proposta<\/b><\/h3>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Real Document Solution ha implementato, grazie all\u2019applicativo DocuWare, un <\/span><b>flusso di approvazione su 3 livelli<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Il primo livello \u00e8 quello dell\u2019amministrazione che si occupa di smistare le fatture ai responsabili incaricati dei diversi reparti.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Nel secondo livello ogni responsabile decide se approvare il pagamento della fattura oppure se \u00e8 necessaria la firma di un direttore\/manager &#8211; terzo livello.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Quando il flusso approvativo giunge al termine, <\/span><a href=\"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/docuware\"><span style=\"font-weight: 400;\">DocuWare<\/span><\/a><span style=\"font-weight: 400;\">, in automatico, notifica il reparto amministrativo guidando l\u2019utente alla registrazione contabile.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Inoltre, <\/span><b>Real Document Solution \u00e8 intermediario diretto del Sistema di Interscambio (SDI)<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">, pertanto anche l\u2019invio dell\u2019XML all\u2019agenzia delle entrate sar\u00e0 immediato ed automatico.<\/span><\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<table>\n<tbody>\n<tr>\n<td><span style=\"font-weight: 400;\">\u00a0<\/span><\/td>\n<td><b>Prima<\/b><\/td>\n<td><b>Dopo<\/b><\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td><b>Approvazione fatture<\/b><\/td>\n<td><span style=\"font-weight: 400;\">Scambio informazioni mediante mail e\/o telefono<\/span><\/td>\n<td><span style=\"font-weight: 400;\">Step guidati con DocuWare<\/span><\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td><b>Archiviazione fatture e dati sensibili<\/b><\/td>\n<td><span style=\"font-weight: 400;\">Archivio cartaceo e\/o mail<\/span><\/td>\n<td><span style=\"font-weight: 400;\">Ambiente sicuro, perch\u00e9 certificato<\/span><\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td><b>Registrazione contabile<\/b><\/td>\n<td><span style=\"font-weight: 400;\">Gestita manualmente con errori e ritardi di registrazione<\/span><\/td>\n<td><span style=\"font-weight: 400;\">Automatica grazie alla comunicazione diretta con lo SDI e il sistema gestione (SAP)<\/span><\/td>\n<\/tr>\n<\/tbody>\n<\/table>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<h2><b>Come DocuWare ha migliorato la gestione delle lettere di vettura<\/b><\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Le lettere di vettura (LDV) sono una tipologia di documentazione importantissima per il complesso network di soluzioni intermodali offerte dal Gruppo Contship Italia.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Prima di DocuWare, le lettere di vettura cartacee subivano una scansione da parte del primo operativo disponibile che si premurava di inviarle mediante mail agli uffici di competenza per il \u201csalvataggio\u201d nel sistema informativo di Contship e, successivamente, corrisposte alle LDV originali manualmente per una verifica di conformit\u00e0.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Ecco i <\/span><b>principali problemi <\/b><span style=\"font-weight: 400;\">che abbiamo riscontrato:\u00a0<\/span><\/p>\n<ul>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Sovraccarico delle attivit\u00e0 degli uffici;<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Errore umano molto frequente;<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Disgregazione delle informazioni.<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<h3><b>Soluzione proposta<\/b><\/h3>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Grazie a DocuWare \u00e8 possibile <\/span><b>monitorare automaticamente tutte le lettere di vettura <\/b><span style=\"font-weight: 400;\">generate da Contship con un software di terze parti.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">DocuWare si occupa di recuperare tutte le informazioni presenti nelle LDV e le indirizza correttamente. Le LDV seguono il trasporto della merce fino a destinazione, dove verranno scansionate e archiviate in DocuWare, previo controllo delle firme apposte sul documento.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Inoltre, <\/span><b>DocuWare \u00e8 in grado di legare la LDV originale con la LDV scansita<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">, matchando un codice a barre univoco e controllando eventuali non conformit\u00e0 &#8211; ad esempio, controllo di eventuali duplicati o di file mancanti.<\/span><\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<table>\n<tbody>\n<tr>\n<td><span style=\"font-weight: 400;\">\u00a0<\/span><\/td>\n<td><b>Prima<\/b><\/td>\n<td><b>Dopo<\/b><\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td><b>Match LDV originale \u2013 LDV firmato<\/b><\/td>\n<td><span style=\"font-weight: 400;\">L\u2019utente era incaricato di far combaciare LDV iniziali con LDV rientrati.<\/span><\/td>\n<td><span style=\"font-weight: 400;\">DocuWare aiuta l\u2019utente con match automatici e controllo di eventuali duplicati.<\/span><\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td><b>Controllo stato spedizioni<\/b><\/td>\n<td><span style=\"font-weight: 400;\">Scambio informazioni mediante mail e\/o telefono.<\/span><\/td>\n<td><span style=\"font-weight: 400;\">Controllo in tempo reale di tutte le informazioni relative alla spedizione.<\/span><\/td>\n<\/tr>\n<\/tbody>\n<\/table>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<h2><b>Digitalizzazione Dogana grazie a DocuWare<\/b><\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">La gestione di una pozione doganale prevede la difficile gestione di documenti &#8211; cartacei o digitali &#8211; contenenti un <\/span><b>elevato numero di informazioni sensibili che devono essere protette al meglio senza ostacolare l\u2019operativit\u00e0 delle diverse mansioni<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">. Per questo progetto ci siamo concentrati sulla corretta gestione delle bolle doganali.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Prima di DocuWare, tutte le bolle doganali cartacee erano in possesso di un barcode univoco che permetteva la tracciabilit\u00e0.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Per digitalizzare il documento il primo passo \u00e8 stato produrre il documento con un software di terze parti verticale per la produzione di documenti doganali che sono inviati agli uffici di competenza per la lettura e l\u2019archiviazione nel dossier doganale. Tuttavia, questo non \u00e8 sufficiente.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Ecco quali <\/span><b>problemi <\/b><span style=\"font-weight: 400;\">abbiamo riscontrato:\u00a0<\/span><\/p>\n<ul>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Operazioni lente e manuali, nonostante la bolla digitale;<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Dossier dogana non aggiornato in tempo reale;<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Informazioni non adeguatamente protette.<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<h3><b>Soluzione proposta<\/b><\/h3>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Grazie a DocuWare \u00e8 possibile monitorare automaticamente una casella mail dedicata alla ricezione delle bolle doganali inviate dagli operatori. In base al codice nell\u2019oggetto della mail, <\/span><b>DocuWare procede automaticamente all\u2019indicizzazione e alla <\/b><a href=\"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/5-consigli-per-un-perfetto-archivio-digitale\/\"><b>corretta archiviazione<\/b><\/a><span style=\"font-weight: 400;\">.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Grazie alla digitalizzazione della dogana, gli step manuali del processo sono passati da 5 &#8211; scansione, invio, ricezione e lettura, indicizzazione, archiviazione &#8211; a 2 &#8211; creazione bolla e invio.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Inoltre, DocuWare permette una<\/span><b> ricerca rapida e univoca delle bolle doganali <\/b><span style=\"font-weight: 400;\">all\u2019interno del Dossier Doganale, anche in caso di audit interni e\/o esterni.<\/span><\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<table>\n<tbody>\n<tr>\n<td><span style=\"font-weight: 400;\">\u00a0<\/span><\/td>\n<td><b>Prima<\/b><\/td>\n<td><b>Dopo<\/b><\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td><b>Flusso della Bolla<\/b><\/td>\n<td><span style=\"font-weight: 400;\">5 step completamente manuali<\/span><\/td>\n<td><span style=\"font-weight: 400;\">2 step manuali<\/span><\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td><b>Controllo congruit\u00e0<\/b><\/td>\n<td><span style=\"font-weight: 400;\">Controlli manuali dipendenti dalla mole di lavoro<\/span><\/td>\n<td><span style=\"font-weight: 400;\">Archivio sempre aggiornato automaticamente indipendentemente dal numero di bolle doganali<\/span><\/td>\n<\/tr>\n<\/tbody>\n<\/table>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<h2><b>Migliora anche tu la gestione documentale della tua azienda con DocuWare<\/b><\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">In questo caso, DocuWare ha dimostrato di essere il partner ideale per la <a href=\"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/cose-un-software-di-gestione-documentale\/\">gestione documentale<\/a>. Grazie alla sua potente piattaforma, i<\/span><b>l Gruppo Contship \u00e8 riuscito a trasformare completamente il modo in cui gestisce e archivia i documenti<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">, ottenendo notevoli vantaggi in termini di efficienza, sicurezza e produttivit\u00e0.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Questo caso studio \u00e8 solo un esempio tra i tanti che testimoniano il valore di DocuWare come soluzione affidabile e innovativa per le aziende in tutto il mondo. Con il continuo sviluppo tecnologico e il supporto di un team dedicato, noi di Real Document Solution<\/span><b> siamo pronti ad accompagnare le aziende nel raggiungimento dei loro obiettivi<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">, semplificando e migliorando i processi documentali in maniera sempre pi\u00f9 efficace.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Sia che siate un&#8217;azienda di grandi dimensioni o una piccola impresa, <\/span><b>DocuWare offre una soluzione su misura, scalabile e flessibile<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> per soddisfare le vostre esigenze. Non resta che iniziare il vostro viaggio verso un futuro paperless, dove l&#8217;efficienza e l&#8217;organizzazione sono le chiavi per il successo.\u00a0<\/span><\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<p><i><span style=\"font-weight: 400;\">Sei pronto a fare il primo passo verso la gestione documentale del domani?<\/span><\/i><\/p>\n<p><i><span style=\"font-weight: 400;\">Migliora anche tu la tua gestione documentale: <\/span><\/i><a href=\"https:\/\/realdocumentsolution.it\/preventivo-docuware\"><i><span style=\"font-weight: 400;\">richiedi un preventivo<\/span><\/i><\/a><i><span style=\"font-weight: 400;\">.<\/span><\/i><\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Negli ultimi anni, il Gruppo Contship Italia ha affrontato un&#8217;enorme crescita nel settore della containerizzazione, diventando un pilastro fondamentale del commercio marittimo in Europa. 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Da +10 anni nel mondo della gestione documentale ed esperto di DocuWare, offre formazione ad altri partner DocuWare italiani ed europei.\u00a0Inoltre, coordina il centro servizi, business unit focalizzata alla digitalizzazione e dematerializzazione di archivi cartacei storici. Anche lui usa DocuWare: per monitorare lo stato d'avanzamento dei progetti,\u00a0per gestire i ticket\u00a0e per comunicare tra i reparti. 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