{"id":1112,"date":"2023-06-22T12:39:08","date_gmt":"2023-06-22T10:39:08","guid":{"rendered":"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/?p=1112"},"modified":"2023-06-22T12:39:08","modified_gmt":"2023-06-22T10:39:08","slug":"ufficio-paperless-per-la-contabilita-5-vantaggi","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/ufficio-paperless-per-la-contabilita-5-vantaggi\/","title":{"rendered":"Ufficio paperless per la contabilit\u00e0: 5 vantaggi"},"content":{"rendered":"

Quando la tua organizzazione conduce qualsiasi tipo di processo, come ad esempio la produzione o la distribuzione di prodotti, questi generano avvisi di consegna, fatture e ordini di acquisto che devono essere incanalati attraverso il reparto contabilit\u00e0. Ci\u00f2 significa molto<\/span> tempo e denaro sprecati nella gestione della carta<\/b>.<\/span><\/p>\n

Se chiedi a qualcuno del tuo dipartimento quanto tempo ci vuole per alzarsi dalla scrivania e recuperare un documento cartaceo da uno schedario, potrebbe dire due minuti. Ma una volta che trovi distrazioni lungo il percorso, quel processo di due minuti potrebbe finire per richiederne molti di pi\u00f9. E questo non tiene nemmeno conto del tempo e degli sforzi sprecati se il documento cartaceo viene archiviato in modo errato o in un magazzino separato.<\/span><\/p>\n

Fortunatamente, le moderne soluzioni di gestione dei contenuti aziendali consentono di sostituire tutta quella carta che passa attraverso il <\/span>reparto contabilit\u00e0 con processi paperless molto pi\u00f9 efficienti<\/b>, che consentono di risparmiare tempo e denaro.<\/span><\/p>\n

In questo articolo vediamo i 5 principali vantaggi di avere un ufficio paperless per la contabilit\u00e0.\u00a0<\/span><\/p>\n

 <\/p>\n

Ufficio paperless: che cos\u2019\u00e8<\/b><\/h2>\n

Letteralmente paperless significa <\/span>meno carta<\/span><\/i>. Quando si parla di un ufficio paperless si fa riferimento a un<\/span> ambiente fortemente digitalizzato<\/b>. Un ambiente che abbraccia le migliori tecnologie per dematerializzare la documentazione e implementare cos\u00ec la propria produttivit\u00e0 aziendale.\u00a0<\/span><\/p>\n

In sintesi, il principio sul quale si fonda un ufficio paperless \u00e8 la <\/span>dematerializzazione<\/b>, un concetto che si traduce nella possibilit\u00e0 di liberarsi della carta in eccesso. Il percorso di \u201csuperamento della carta\u201d non \u00e8 immediato, ma \u00e8 comunque un primo passo per facilitare il lavoro in ufficio e snellire le pratiche.\u00a0<\/span><\/p>\n

Nonostante questo, spostare il proprio business aziendale verso una gestione paperless \u00e8 estremamente importante non solo per il benessere dell\u2019ambiente, ma anche per quello dell\u2019azienda. Quest\u2019ultima non solo potr\u00e0 <\/span>ridurre i costi e ottimizzare la produttivit\u00e0<\/b>, ma avvicinandosi all\u2019elaborazione digitale delle informazioni, l\u2019azienda otterr\u00e0 un enorme beneficio a favore dell\u2019efficienza e della <\/span>soddisfazione di tutti gli utenti<\/b>.<\/span><\/p>\n

Stampare meno carta sicuramente non \u00e8 l\u2019obiettivo principale. Rappresenta, per\u00f2, il prodotto di una rivoluzione molto pi\u00f9 ampia e di un grande cambiamento organizzativo che rientra in quella che viene definita la digital transformation.<\/span><\/p>\n

Leggi anche l\u2019articolo <\/span><\/i>7 ostacoli tra te e il tuo ufficio paperless<\/span><\/i><\/a>.<\/span><\/i><\/p>\n

 <\/p>\n

5 vantaggi per il tuo ufficio paperless\u00a0<\/b><\/h2>\n

Ecco quali sono i principali vantaggi nel disporre di un ufficio paperless per il tuo reparto contabilit\u00e0.\u00a0<\/span><\/p>\n

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Risparmio di tempo nella gestione dei documenti<\/b><\/h4>\n

In un reparto contabile che usa i documenti cartacei, ogni documento che arriva richiede un processo manuale. Ad esempio, quando ricevi un ordine di acquisto potresti dover etichettare una nuova cartellina e metterla da parte. Quando arriva la fattura, recuperi quella cartella e aggiungi la fattura. Alla fine, aggiungi una copia dell’assegno, chiudi l’ordine e lo metti in uno schedario.<\/span>
\n<\/span>
\n<\/span>Il risultato \u00e8 che il tuo personale contabile passa molto tempo ad assemblare e organizzare la carta. Una soluzione di gestione dei contenuti aziendali consente di risparmiare un’enorme quantit\u00e0 di tempo sostituendo ciascuna di queste attivit\u00e0 manuali con poche sequenze di tasti o con un clic del mouse.<\/span><\/p>\n

<\/span><\/p>\n

Riduzione dei costi di archiviazione e fornitura dei documenti<\/b><\/h4>\n

Tutti i materiali che entrano in un processo di contabilit\u00e0 cartacea hanno un costo, inclusi schedari, cartelline, carta e inchiostro per stampanti. E poi c’\u00e8 anche il costo dello spazio di archiviazione per tutta quella carta. Quando si elimina la carta, tutti i materiali e lo spazio fisico vengono sostituiti con l’archiviazione di documenti digitali a una frazione del costo.<\/span><\/p>\n

<\/span><\/p>\n

Recupero immediato dei documenti<\/b><\/h4>\n

Con la gestione elettronica dei file, il personale della contabilit\u00e0 \u00e8 in grado di trovare <\/span>tutte le informazioni di cui ha bisogno in pochi secondi<\/b>, senza doversi alzare, andare in uno schedario e cercare tra le cartelle. Con la gestione dei contenuti aziendali, puoi consentire anche a tutti i membri della tua organizzazione di accedere a tutti i documenti necessari per portare avanti un processo.<\/span><\/p>\n

<\/span><\/p>\n

Tempi di risposta pi\u00f9 rapidi per le richieste<\/b><\/h4>\n

Il software per ufficio paperless consente al reparto contabilit\u00e0 di rispondere facilmente alle richieste di soggetti esterni, come fornitori e clienti. Con un sistema cartaceo, quando qualcuno chiama per chiedere un pagamento o un ordine di acquisto, devi interrompere quello che stai facendo, dare la caccia ai documenti che ti servono e poi richiamare l’altra persona.\u00a0<\/span><\/p>\n

I documenti elettronici <\/span>richiedono solo pochi secondi per essere recuperati<\/b>, consentendo di rispondere rapidamente alle richieste ed eliminare i passaggi.<\/span><\/p>\n

<\/span><\/p>\n

Elaborazione pi\u00f9 rapida delle fatture<\/b><\/h4>\n

Quando una fattura cartacea arriva al tuo reparto contabilit\u00e0, una persona deve prima esaminare quel pezzo di carta e digitare le informazioni nel tuo sistema contabile o sistema ERP.\u00a0<\/span><\/p>\n

Con l’elaborazione elettronica delle fatture, invece, l’inserimento dei dati viene sostituito con fatture elettroniche o una combinazione di scansione ed elaborazione OCR. Inizi con tutte le informazioni gi\u00e0 acquisite nel tuo sistema di contabilit\u00e0, risparmiando notevoli quantit\u00e0 di tempo e riducendo gli errori.<\/span><\/p>\n

 <\/p>\n

In qualsiasi tipo di attivit\u00e0, gli ordini e le fatture in entrata devono passare attraverso il reparto contabilit\u00e0 per l’elaborazione. L’implementazione di software per ufficio paperless crea un effetto a catena in tutta l’organizzazione, <\/span>migliorando la produttivit\u00e0 e riducendo i costi<\/b>.<\/span><\/p>\n

 <\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

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