{"id":1071,"date":"2023-05-11T18:03:42","date_gmt":"2023-05-11T16:03:42","guid":{"rendered":"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/?p=1071"},"modified":"2023-05-11T18:03:42","modified_gmt":"2023-05-11T16:03:42","slug":"document-management-vs-records-management-quali-sono-le-differenze","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/document-management-vs-records-management-quali-sono-le-differenze\/","title":{"rendered":"Document Management vs. Records Management: quali sono le differenze?"},"content":{"rendered":"<p><i><span style=\"font-weight: 400;\">Vuoi digitalizzare i tuoi documenti aziendali mantenendo la conformit\u00e0 con le normative governative e di settore?\u00a0<\/span><\/i><\/p>\n<p><i><span style=\"font-weight: 400;\">Dovresti cercare un sistema o un software di gestione dei documenti esclusivamente per la gestione dei record?<\/span><\/i><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">In realt\u00e0, <\/span><b>la gestione dei documenti consente di digitalizzare e archiviare sia documenti che record<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">. In questo articolo vediamo quali sono le differenze tra un Document Management e un Records Management.\u00a0<\/span><\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<h2><b>Document Management e Records Management: differenze<\/b><\/h2>\n<p><b>I record sono la prova di una transazione, decisione o impegno<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> preso da un individuo, azienda, ente non profit o governo. Un documento diventa un record dopo il completamento di un processo aziendale. I record spesso contengono molte parti che possono includere documenti, foto e video. Vengono archiviati nella forma definitiva e non possono essere modificati o rivisti. Sono spesso soggetti a controlli interni ed esterni, necessari per confermare la conformit\u00e0 alle normative di settore e statali.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Ecco quali sono gli <\/span><b>obiettivi principali dei record<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">:\u00a0<\/span><\/p>\n<ul>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">dimostrare la conformit\u00e0;<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">limitare l&#8217;accesso alle informazioni al personale autorizzato;<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">garantire la sicurezza;<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">far rispettare i programmi di conservazione.<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Dall\u2019altra parte, gli <\/span><b>obiettivi della gestione dei documenti <\/b><span style=\"font-weight: 400;\">sono pi\u00f9 ampi:<\/span><\/p>\n<ul>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">facile archiviazione e recupero dei documenti;<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">acquisizione e categorizzazione di documenti cartacei ed elettronici;<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">automazione del flusso di lavoro;<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">protezione contro le minacce informatiche.<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<p><i><span style=\"font-weight: 400;\">Leggi anche <\/span><\/i><a href=\"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/gestione-documentale-da-mobile-cosa-serve-per-implementarla-al-meglio\/\"><i><span style=\"font-weight: 400;\">Gestione documentale da mobile: cosa serve per implementarla al meglio<\/span><\/i><\/a><i><span style=\"font-weight: 400;\">.<\/span><\/i><\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<h2><b>Il percorso dal documento al record<\/b><\/h2>\n<ul>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Contratto<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">: quando i termini sono stati concordati, \u00e8 stato firmato da tutte le parti interessate ed \u00e8 pronto per essere eseguito;\u00a0\u00a0<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Fattura<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">: quando viene approvata e pagata;<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Mandato<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">: quando si realizza un arresto o viene revocato il mandato;<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Domanda di aiuto finanziario<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">: quando viene concesso un aiuto finanziario o la domanda viene respinta;<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Dichiarazione dei redditi<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">: quando viene presentata all&#8217;IRS e viene restituito il denaro o vengono pagate le tasse dovute<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<h2><b>Records Management: componenti principali\u00a0<\/b><\/h2>\n<ul>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Archiviazione<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">: un record deve essere salvato in un archivio sicuro con un identificatore univoco e indicizzato in modo tale che possa essere recuperato anche per nome, data, parola chiave, ricerca full-text e altri criteri definiti da un&#8217;organizzazione;<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Applicazione del programma di conservazione<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">: un record deve essere archiviato ed eventualmente distrutto secondo un insieme definito di regole stabilite per ogni tipo di documento;<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Controlli di accesso<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">: gli utenti autorizzati devono essere in grado di accedere, recuperare e leggere il record, ma non di apportare modifiche. Occasionalmente, c&#8217;\u00e8 un motivo per consentire modifiche ai metadati associati a un record;<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Audit trail<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">: il ciclo di vita di un record dovrebbe essere tracciabile dall&#8217;inizio alla fine;<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Sicurezza<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">: crittografia e una solida struttura dei diritti di accesso per impedire modifiche non autorizzate;<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Ripristino di emergenza e continuit\u00e0 aziendale<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">: i record devono essere archiviati in pi\u00f9 posizioni in formato cartaceo o elettronico.<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<h2><b>In che modo la gestione dei documenti comprende la gestione dei record<\/b><\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Un sistema di gestione dei documenti fornisce tutte le funzioni business-critical necessarie per soddisfare qualsiasi esigenza di gestione dei record, nonch\u00e9 per gestire informazioni e documenti che fanno parte di processi aziendali attivi.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">\u00a0<\/span><span style=\"font-weight: 400;\">Queste funzionalit\u00e0 includono:\u00a0<\/span><\/p>\n<ul>\n<li><span style=\"font-weight: 400;\">\u00a0<\/span><b>Indicizzazione<\/b><span>: trasforma i documenti in informazioni gestibili leggendo porzioni chiave di dati e memorizzando ogni punto dati come valore di indice. Questi valori di indice descrivono lo scopo e il contenuto del documento e sono estremamente efficienti per la ricerca e l&#8217;organizzazione dei documenti;\u00a0<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Archiviazione e recupero<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">: avvengono dopo che i record sono stati indirizzati alla posizione corretta tramite flussi di lavoro automatizzati. I dati di indice precedentemente assegnati al record garantiscono un&#8217;organizzazione chiara e un rapido reperimento da parte degli utenti autorizzati;\u00a0<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Flussi di lavoro digitali<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">: utilizzano processi predefiniti per archiviare automaticamente i record e applicare programmi di conservazione;\u00a0<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Le <\/span><b>misure complete di sicurezza e backup<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> includono l\u2019autenticazione tramite un nome utente e una password univoci. Ci\u00f2 non solo consente di assegnare diritti di accesso specifici, ma garantisce una traccia di controllo completa di quale documento \u00e8 stato consultato, da chi e quali azioni sono state intraprese. Includono anche crittografia delle comunicazioni basate su cloud tramite TLS, HTTPS e HSTS per proteggere da attacchi di download di protocolli e cookie high jacking. Infine, includono anche i backup digitali distribuiti geograficamente, ospitati in un data center Microsoft Azure ad alta sicurezza, salvaguardano le informazioni vitali e garantiscono un rapido ripristino dei dati senza spese impreviste.<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<p><i><span style=\"font-weight: 400;\">Vuoi scoprire come <\/span><\/i><b><i>DocuWare Cloud<\/i><\/b><i><span style=\"font-weight: 400;\"> pu\u00f2 soddisfare i requisiti di gestione dei record della tua azienda e fornire un sistema completo di gestione dei documenti che pu\u00f2 essere utilizzato in ogni reparto della tua azienda?\u00a0<\/span><\/i><\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<p><i><span style=\"font-weight: 400;\">Contattaci per ricevere subito una demo gratuita! <\/span><\/i><\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Vuoi digitalizzare i tuoi documenti aziendali mantenendo la conformit\u00e0 con le normative governative e di settore?\u00a0 Dovresti cercare un sistema o un software di gestione 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