{"id":1053,"date":"2023-04-26T11:07:23","date_gmt":"2023-04-26T09:07:23","guid":{"rendered":"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/?p=1053"},"modified":"2023-04-26T11:07:23","modified_gmt":"2023-04-26T09:07:23","slug":"workflow-automatizzato-per-contratti-tutti-i-vantaggi-per-gli-uffici-legali","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/workflow-automatizzato-per-contratti-tutti-i-vantaggi-per-gli-uffici-legali\/","title":{"rendered":"Workflow automatizzato per contratti: tutti i vantaggi per gli uffici legali"},"content":{"rendered":"

Perch\u00e9 oggi avere un workflow automatizzato per contratti \u00e8 cos\u00ec importante per le aziende?\u00a0<\/span><\/i><\/p>\n

La contrattazione \u00e8 senza dubbio il lavoro principale per i team legali aziendali interni. Tuttavia, la maggior parte delle attivit\u00e0 – prima e dopo la firma – sono manuali e richiedono molte risorse, portando a un\u2019eventuale interruzione del ciclo di vita del contratto.<\/span><\/p>\n

Secondo un recente studio,<\/span> la creazione di contratti, negoziazioni, revisioni e approvazioni richiede oltre il 50% del tempo dell’ufficio legale<\/b>, escluso il tempo necessario per la gestione e la manutenzione dell’archivio completo dei contratti. Pertanto, l’automazione del processo di gestione dei contratti pu\u00f2 produrre enormi vantaggi.\u00a0<\/span><\/p>\n

Continua a leggere per saperne di pi\u00f9!\u00a0<\/span><\/p>\n

 <\/p>\n

Workflow automatizzato per contratti: cos\u2019\u00e8\u00a0<\/b><\/h2>\n

Il workflow automatizzato per contratti si riferisce all’ottimizzazione e all’automazione dei flussi di lavoro del team legale per <\/span>eliminare gli errori e massimizzare l’efficienza lavorativa complessiva<\/b>.<\/span><\/p>\n

I team legali interni ed i dipartimenti simili hanno volumi elevati di lavoro manuale, che spesso portano a carichi di lavoro, pressione e stress maggiori. Tuttavia, con il software di automazione del flusso di lavoro legale, possono risparmiare il tempo e lo sforzo che prima dedicavano ad attivit\u00e0 regolari e ripetitive. Ad esempio, possono <\/span>automatizzare il processo di approvazione del contratto<\/b>, che prevede l’invio, la revisione, la valutazione e l’approvazione dei contratti.<\/span><\/p>\n

Leggi anche l\u2019articolo <\/span><\/i>DocuWare per il reparto sales: pi\u00f9 velocit\u00e0 ed efficienza<\/span><\/i><\/a>.<\/span><\/i><\/p>\n

 <\/p>\n

Workflow automatizzato per contratti: vantaggi<\/b><\/h2>\n

Il problema legato alla gestione manuale dei contratti \u00e8 che \u00e8 costosa, dispendiosa in termini di tempo e rischiosa. Inoltre, possono esserci anche errori di comunicazione, mancanza di controllo della versione, lunghi ritardi e inefficienze nelle revisioni e nelle approvazioni. Dopotutto, i consulenti interni e altri professionisti legali hanno centinaia o migliaia di contratti e documenti correlati da creare, gestire e tenere traccia.<\/span><\/p>\n

Un workflow automatizzato per contratti aiuta a eliminare tutte queste sfide, <\/span>contribuendo a un flusso di lavoro contrattuale pi\u00f9 rapido ed efficiente<\/b>. Nel dettaglio, consente di:<\/span><\/p>\n

    \n
  • Creare contratti senza problemi;<\/span><\/li>\n
  • Stabilire flussi di lavoro automatizzati;<\/span><\/li>\n
  • Utilizzare modelli di contratto standardizzati;<\/span><\/li>\n
  • Definire gli audit trail;<\/span><\/li>\n
  • Ridurre la ricerca manuale, l’inserimento dei dati, il monitoraggio, la revisione e la creazione di report.<\/span><\/li>\n<\/ul>\n

     <\/p>\n

    Nessun rischio di errori<\/b><\/h4>\n

    La mancanza di standardizzazione e modellizzazione nel processo manuale porta alla duplicazione del lavoro e a redigere gli stessi contratti pi\u00f9 e pi\u00f9 volte. Questo non fa altro che aumentare il rischio di errori.\u00a0<\/span><\/p>\n

    Utilizzando una soluzione di gestione dei documenti legali – come <\/span>DocuWare <\/b>-, non devi ripetere lo stesso processo, risparmiando tempo e aiutando a evitare errori costosi nella fase iniziale.\u00a0<\/span><\/p>\n

     <\/p>\n

    Comunicazione pi\u00f9 efficace<\/b><\/h4>\n

    La comunicazione \u00e8 parte integrante della generazione e della gestione dei contratti. Tuttavia, il processo manuale non ha un flusso di lavoro chiaramente definito, il che crea problemi di comunicazione sulle approvazioni dei contratti.<\/span><\/p>\n

    D’altra parte, un affidabile software di automazione del flusso di lavoro dei contratti migliora la visibilit\u00e0 e la responsabilit\u00e0 per le attivit\u00e0 di approvazione, consentendo la collaborazione e la comunicazione interfunzionali.<\/span><\/p>\n

    Riduce significativamente la quantit\u00e0 di comunicazioni necessarie per coordinare le revisioni interdipartimentali di diverse sezioni contrattuali<\/b>. Con funzionalit\u00e0 come l’accesso basato sui ruoli, le parti possono facilmente vedere cosa ci si aspetta da loro e quando, riducendo il rischio di ritardi.<\/span><\/p>\n

     <\/p>\n

    Prendi decisioni accurate<\/b><\/h4>\n

    Un workflow automatizzato per contratti centralizza tutti i passaggi cruciali per la creazione e la gestione dei contratti in un unico posto, consentendo a consulenti legali, paralegali e direttori finanziari di prendere decisioni migliori e pi\u00f9 accurate rapidamente.<\/span><\/p>\n

    Dalla creazione e revisione all’approvazione e all’esecuzione, hai tutti gli aspetti relativi alle funzioni legali in un unico posto, che ti consente di <\/span>gestire comodamente l’ intero ciclo di vita di un contratto attraverso l’automazione del flusso di lavoro<\/b>.<\/span><\/p>\n

    Il software memorizza tutte le cose relative a un contratto in un repository centralizzato che fornisce una maggiore accessibilit\u00e0 consentendo di impostare i diritti di accesso per proteggere le informazioni riservate e garantire che attivit\u00e0 come le approvazioni vengano eseguite solo da persone autorizzate.<\/span><\/p>\n

     <\/p>\n

    Mitigare il rischio in modo proattivo<\/b><\/h4>\n

    Secondo uno studio del Ponemon Institute, le aziende perdono in media 15 milioni di dollari all’anno sotto forma di mancato guadagno, multe, produttivit\u00e0 e altre battute d’arresto dovute a problemi di conformit\u00e0. Il software di automazione del flusso di lavoro dei contratti \u00e8 dotato di controlli automatici integrati e misure di salvaguardia per promuovere la mitigazione del rischio.<\/span><\/p>\n

    Facciamo un esempio.\u00a0<\/span><\/i><\/p>\n

    Utilizzando strumenti di automazione per la creazione di contratti \u00e8 possibile redigere i propri contratti in conformit\u00e0 con gli standard del settore e le best practice correnti.<\/span><\/p>\n

    Inoltre, puoi <\/span>programmare attivit\u00e0 e impostare avvisi tramite promemoria personalizzabili <\/b>per tenere te stesso e i tuoi colleghi sempre aggiornati per non perdere mai le scadenze.<\/span><\/p>\n

     <\/p>\n

    Sicurezza migliorata<\/b><\/h4>\n

    Generalmente i contratti contengono informazioni riservate, il che li rende un facile bersaglio per gli attacchi informatici. Gli uffici legali che utilizzano la posta elettronica per condividere i contratti sono vulnerabili a questi attacchi perch\u00e9 la posta elettronica non \u00e8 cos\u00ec sicura come sembra.<\/span><\/p>\n

    Contrariamente a come i contratti venivano tradizionalmente condivisi, il software di automazione del flusso di lavoro dei contratti legali consente alle persone autorizzate di <\/span>accedere e condividere i contratti in un ambiente protetto da crittografia<\/b>.<\/span><\/p>\n

    Inoltre, archiviare i contratti online \u00e8 molto pi\u00f9 sicuro e protetto rispetto a tenerli sulle scrivanie o in armadietti condivisi in ufficio.<\/span><\/p>\n

     <\/p>\n

    Contattaci per richiedere la versione gratuita di DocuWare?\u00a0<\/span><\/i><\/p>\n

     <\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

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