{"id":1050,"date":"2023-04-20T10:24:15","date_gmt":"2023-04-20T08:24:15","guid":{"rendered":"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/?p=1050"},"modified":"2023-04-20T10:24:15","modified_gmt":"2023-04-20T08:24:15","slug":"gestione-documentale-best-practices","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/gestione-documentale-best-practices\/","title":{"rendered":"Gestione documentale: best practices"},"content":{"rendered":"

I documenti e la gestione documentale sono il cuore di qualsiasi attivit\u00e0 commerciale.<\/span><\/p>\n

Ecco perch\u00e9 molte aziende sono passate dalla gestione documentale tradizionale alla gestione documentale digitale. Non solo perch\u00e9 i documenti elettronici sono pi\u00f9 facili da mantenere, ma sono anche pi\u00f9 <\/span>sicuri<\/b>. Inoltre, sono molto pi\u00f9 <\/span>facilmente accessibili e rintracciabili<\/b>.<\/span><\/p>\n

Tuttavia, a causa dell’eccessiva quantit\u00e0 di dati, la loro gestione pu\u00f2 diventare difficile quanto i documenti cartacei. In questo articolo vediamo pi\u00f9 da vicino alcune delle best practice per la gestione documentale.\u00a0<\/span><\/p>\n

Iniziamo!\u00a0<\/span><\/p>\n

 <\/p>\n

Gestione documentale: imposta regole precise e ruoli\u00a0<\/b><\/h2>\n

Una cosa che dobbiamo considerare mentre passiamo dal mondo reale al mondo virtuale \u00e8 il <\/span>ruolo <\/b>e le <\/span>responsabilit\u00e0<\/b>. In qualsiasi attivit\u00e0 commerciale dovrebbero essere stabilite <\/span>regole chiare per la gestione e\/o il mantenimento dei documenti<\/b>.<\/span><\/p>\n

In questo modo chiunque acceda ai documenti seguir\u00e0 comportamenti uniformi, salvaguardando il sistema gestionale da eventuali disservizi.\u00a0<\/span><\/p>\n

 <\/p>\n

Scegli un buon sistema di gestione documentale<\/b><\/h2>\n

Un\u2019altra best practice \u00e8 quella di esaminare il mercato e <\/span>scegliere un sistema di gestione dei documenti adeguato alle tue esigenze<\/b>.\u00a0<\/span><\/p>\n

Prima di accontentarti di uno, ti consigliamo di navigare sul Web e confrontare gli strumenti. Considera le recensioni degli utenti e le funzionalit\u00e0 pubblicizzate di ciascun software per determinare quale di questi ti serve meglio. Inoltre, valuta i prezzi e determina se la tua azienda pu\u00f2 permetterselo su base annuale o mensile.<\/span><\/p>\n

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 <\/p>\n

Struttura correttamente file e cartelle<\/b><\/h2>\n

Una volta che hai il tuo sistema di gestione documentale, \u00e8 il momento di ordinare le cartelle. Spesso, i team rovinano l’intera gestione dei documenti procedendo con i loro metodi personalizzati di archiviazione dei dati.<\/span><\/p>\n

Alcuni lo suddividono in diverse sezioni, creando poi pi\u00f9 cartelle nel file principale. Alcuni memorizzano tutto all’interno della cartella, mentre alcuni possono persino seguire un sistema gerarchico, archiviando file all’interno di file.<\/span><\/p>\n

Sebbene tutti e tre gli approcci siano corretti, le combinazioni potrebbero compromettere l\u2019intero sistema di gestione. <\/span>Dovrai impostare e rispettare un approccio uniforme alla creazione e all’archiviazione dei file<\/b>.<\/span><\/p>\n

Lo stesso vale per i file. Puoi utilizzare i modelli disponibili online per mantenere uno schema coerente di file oppure puoi creare modelli personalizzati.<\/span><\/p>\n

Leggi anche l\u2019articolo <\/span><\/i>Organizzare documenti: dal cartaceo al digitale con DocuWare<\/span><\/i><\/a>.<\/span><\/i><\/p>\n

 <\/p>\n

Evita file duplicati<\/b><\/h2>\n

Nel caso in cui due autorit\u00e0 gestiscano i documenti o utilizziate o abbiate utilizzato pi\u00f9 software nel tempo, rischi di avere file o cartelle duplicati. Ovviamente, questo pu\u00f2 causare <\/span>confusione e imprecisioni<\/b>.<\/span><\/p>\n

Come si risolve questo problema?\u00a0<\/span><\/i><\/p>\n

Utilizzando un software che elimina la doppia immissione di dati. Il software identifica file e cartelle con nomi e contenuti simili in modo tale da poter mantenere quello utile e scartare l’altro.\u00a0<\/span><\/p>\n

 <\/p>\n

Definisci i limiti di accesso<\/b><\/h2>\n

Prima abbiamo menzionato l’impostazione dei ruoli e l’assegnazione delle responsabilit\u00e0 di manutenzione, gestione e archiviazione. Ma potresti rendere inutile tutto quello sforzo se non riesci a <\/span>determinare i limiti di accesso<\/b>.<\/span><\/p>\n

Valuta le esigenze di collaborazione del tuo team e decidi chi ha bisogno di accedere a cosa. Autorizzali e chiedi alle tue autorit\u00e0 amministrative di monitorare l’intero scenario. In questo modo puoi sempre analizzare e monitorare accessi e permessi.\u00a0<\/span><\/p>\n

 <\/p>\n

Gestione documentale: migliora la sicurezza<\/b><\/h2>\n

La <\/span>sicurezza <\/b>\u00e8 parte integrante della gestione dei documenti. Non vuoi che i tuoi dati riservati girino per il mercato. Immagina che tutti sappiano il nome, la data di nascita, le transazioni, ecc. Dannegger\u00e0 sicuramente la tua reputazione!<\/span><\/p>\n

Per risolvere questo problema, ti consigliamo di utilizzare qualsiasi software che offra funzionalit\u00e0 di <\/span>crittografia<\/b>. Puoi crittografare file, cartelle o persino il contenuto di un singolo file. Alcuni offrono persino la protezione tramite password o l’identificazione del proprietario.<\/span><\/p>\n

Ad esempio,<\/span> DocuWare offre procedure affidabili per garantire l’integrit\u00e0 delle informazioni aziendali e soddisfare requisiti della normativa GDPR<\/b>. Le procedure di autenticazione e di analisi assicurano il controllo su versioni, modifiche e workflow dei documenti, proteggendo da perdite, sottrazioni e manipolazione dei documenti.<\/span><\/p>\n

 <\/p>\n

Audit\u00a0<\/b><\/h2>\n

Il controllo ha una relazione diretta con la gestione dei documenti. Tecnicamente, l’audit si riferisce alla <\/span>valutazione completa o all’ispezione del libro dei conti<\/b>. Garantisce che tutte le funzioni procedano come previsto. Pertanto, puoi condurre un audit interno ed esterno per assicurarti che tutto proceda esattamente come pianificato in termini di gestione documentale.<\/span><\/p>\n

In realt\u00e0, una corretta gestione della documentazione pu\u00f2 anche aiutare con l’audit aziendale in quanto migliora l’accessibilit\u00e0 alla documentazione richiesta. Rende inoltre il flusso di lavoro trasparente e tracciabile per i revisori.<\/span><\/p>\n

 <\/p>\n

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Non esitare a contattarci!\u00a0<\/span><\/i><\/p>\n

 <\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

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