{"id":1009,"date":"2025-01-03T08:07:54","date_gmt":"2025-01-03T07:07:54","guid":{"rendered":"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/?p=1009"},"modified":"2024-12-16T14:06:15","modified_gmt":"2024-12-16T13:06:15","slug":"organizzare-documenti-dal-cartaceo-al-digitale-con-docuware","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/organizzare-documenti-dal-cartaceo-al-digitale-con-docuware\/","title":{"rendered":"Dal cartaceo a workflow digitali automatizzati: consigli e strategie"},"content":{"rendered":"<p><span style=\"font-weight: 400;\">All\u2019interno di qualsiasi azienda, organizzare documenti in modo corretto ed efficace \u00e8 fondamentale per<\/span><b> ottimizzare tempo e risorse preziose<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">. Tuttavia, questo aspetto viene sempre pi\u00f9 spesso sottovalutato.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Se in passato organizzare documenti poteva sembrare un\u2019operazione particolarmente complessa e complicata &#8211; pensiamo alle immense pile di fogli sulla scrivania -, oggi, con l\u2019avvento della <\/span><b>digitalizzazione<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">, \u00e8 tutto pi\u00f9 semplice e alla portata di tutti.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Infatti, i documenti dispiegano tutta la loro potenza in forma digitale. Archiviati centralmente, i documenti aziendali importanti sono <\/span><b>accessibili in qualsiasi momento<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> e possono essere modificati tempestivamente nei flussi di lavoro. Un software di gestione documentale come <\/span><b>DocuWare <\/b><span style=\"font-weight: 400;\">ti supporta nel tuo percorso verso un ufficio sempre pi\u00f9 paperless.<\/span><\/p>\n<h2><b>Organizzare documenti con DocuWare: integra i documenti cartacei nell&#8217;automazione dell&#8217;ufficio<\/b><\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">DocuWare esegue la scansione e indicizza i documenti cartacei senza necessit\u00e0 di inserimento manuale. In questo modo hai sempre il pieno controllo del processo di scansione e dei tuoi documenti.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Ecco cosa puoi fare con DocuWare:\u00a0<\/span><\/p>\n<ul>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Salva automaticamente le scansioni in DocuWare<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">, in un archivio generale o di un dipendente responsabile;<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>I documenti sono automaticamente indicizzati prima dell&#8217;archiviazione<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">. L&#8217;intelligenza artificiale del servizio DocuWare Intelligent Indexing riconosce le informazioni cruciali di un documento e le trasforma in dati altamente strutturati e utilizzabili come termini di indice;<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Utilizza le <\/span><b>configurazioni di importazione<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> per determinare autonomamente quali voci di indice vengono assegnate, se valori fissi o dinamici o testi dal documento scansionato;<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Controlla la risoluzione, il contrasto e l&#8217;allineamento per le scansioni<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">: se lo desideri, DocuWare pu\u00f2 farlo automaticamente.<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Digitalizza i tuoi documenti cartacei in modo <\/span><b>completamente automatico<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">. Una volta indicizzati e archiviati in modo sicuro nell&#8217;archivio, i documenti vengono perfettamente integrati nei flussi di lavoro digitali.<\/span><\/p>\n<p><i><span style=\"font-weight: 400;\">Vuoi un archivio documenti perfetto? Ti consigliamo di leggere l\u2019articolo <\/span><\/i><a href=\"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/5-consigli-per-un-perfetto-archivio-digitale\/\"><i><span style=\"font-weight: 400;\">5 consigli per un perfetto archivio digitale<\/span><\/i><\/a><i><span style=\"font-weight: 400;\">.<\/span><\/i><\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<h2><b>Dal cartaceo al digitale: come organizzare documenti in pochi passi con DocuWare<\/b><\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Le aziende utilizzano diversi tipi di scanner, talvolta con caratteristiche tra loro molto differenti. Per alcuni software di gestione documentale questo potrebbe rappresentare un grande ostacolo. Invece, DocuWare importa tutte le scansioni in modo sicuro e, se lo si desidera, in modo completamente automatico.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Ecco come organizzare documenti in modo efficace dal cartaceo al digitale, <\/span><b>sfruttando i vantaggi di tutti i tipi di scanner<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">:\u00a0<\/span><\/p>\n<ul>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Periferica multifunzione (MFP)<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">: una fotocopiatrice da ufficio universale con un&#8217;interfaccia di rete \u00e8 utilizzata da numerosi dipendenti per un&#8217;ampia variet\u00e0 di processi di scansione. Tutti i diversi documenti scansionati sono trasferiti al dipendente responsabile tramite una cartella di rete corrispondente;<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Scanner ad alta velocit\u00e0<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">: questi dispositivi scansionano pi\u00f9 pile di carta nel pi\u00f9 breve tempo possibile &#8211; pensiamo ad esempio agli uffici postali. Anche in questo caso, DocuWare fornisce tutti i documenti automaticamente indicizzati, separati in singole pagine e ordinati nell&#8217;archivio corretto;<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Scanner da scrivania<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">: controlla lo scanner desktop per l&#8217;acquisizione occasionale di documenti con la pratica app DocuWare Scan. Salva i documenti scansionati direttamente nel vassoio dei documenti del dipendente responsabile o in un archivio;<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Smartphone<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">: scatta una foto da singole pagine. Soprattutto durante i viaggi di lavoro, il tuo cellulare si rivela uno scanner tascabile davvero utile. L&#8217;app mobile PaperScan ritaglia le scansioni secondo necessit\u00e0 e le carica direttamente su DocuWare.<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<p><i><span style=\"font-weight: 400;\">Vuoi sapere come archiviare i tuoi documenti in modo totalmente sicuro? Leggi questo articolo <\/span><\/i><a href=\"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/archiviazione-documenti-sicura-4-elementi-chiave\/\"><i><span style=\"font-weight: 400;\">Archiviazione documenti sicura: 4 elementi chiave<\/span><\/i><\/a><i><span style=\"font-weight: 400;\">.<\/span><\/i><\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<h2><b>4 motivi per passare dal cartaceo al digitale con DocuWare<\/b><\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Con DocuWare sfrutti davvero i vantaggi di tutti i tipi di scanner. Inoltre, DocuWare \u00e8:\u00a0<\/span><\/p>\n<ol>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Verificato<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">: aggiungi automaticamente una firma elettronica alle scansioni per garantire la loro autenticit\u00e0;<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Protetto<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">: niente pi\u00f9 documenti che si perdono in circolazione o rimangono sulla scrivania di un dipendente;\u00a0<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Compatibile<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">: ogni tipo di scanner pu\u00f2 essere perfettamente integrato in DocuWare;<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Automatizzato<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">: L&#8217;indicizzazione pu\u00f2 essere eseguita automaticamente. Gli inserimenti manuali non sono necessari.<\/span><\/li>\n<\/ol>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<h2><b>Organizzare documenti: come iniziare a digitalizzare la carta con DocuWare<\/b><\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Ci sono<\/span><b> due soluzioni <\/b><span style=\"font-weight: 400;\">per iniziare a digitalizzare i tuoi documenti cartacei con DocuWare:\u00a0<\/span><\/p>\n<ul>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Cloud<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">: le funzioni di scansione fanno parte di ogni licenza <\/span><b>DocuWare Cloud<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">. DocuWare Cloud include anche Intelligent Indexing, Workflow Manager, Moduli e molte altre funzioni utili per te e per il tuo team;<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>In locale<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">: se si utilizza DocuWare come sistema installato localmente, le funzioni di base per la scansione, l&#8217;importazione e l&#8217;indicizzazione dei documenti sono disponibili con ogni licenza server. Per ulteriori funzioni come la separazione per numero di pagina o l&#8217;indicizzazione con il testo del documento, sono inoltre disponibili le licenze DocuWare Import e Barcode &amp; Forms. L&#8217;indicizzazione intelligente pu\u00f2 essere concessa in licenza come servizio basato sul Web o come modulo autonomo all&#8217;interno del data center.<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<p><i><span style=\"font-weight: 400;\">Adesso non ti resta che provare tu stesso la potenza di DocuWare!<\/span><\/i><\/p>\n<p><i><span style=\"font-weight: 400;\">Contattaci per ricevere una demo gratuita!\u00a0<\/span><\/i><\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>All\u2019interno di qualsiasi azienda, organizzare documenti in modo corretto ed efficace \u00e8 fondamentale per ottimizzare tempo e risorse preziose. 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