{"id":1006,"date":"2023-03-14T09:23:59","date_gmt":"2023-03-14T08:23:59","guid":{"rendered":"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/?p=1006"},"modified":"2023-03-14T09:23:59","modified_gmt":"2023-03-14T08:23:59","slug":"5-consigli-per-un-perfetto-archivio-digitale","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/5-consigli-per-un-perfetto-archivio-digitale\/","title":{"rendered":"5 consigli per un perfetto archivio digitale"},"content":{"rendered":"

Lo sai che bastano 5 semplici mosse per avere un archivio digitale perfetto?<\/span><\/i><\/p>\n

Ormai non ci sono pi\u00f9 dubbi: i vantaggi garantiti dalla <\/span>digitalizzazione <\/b>nella gestione delle informazioni e dei documenti sono evidenti. Ecco perch\u00e9 sempre pi\u00f9 professionisti e aziende sentono l\u2019esigenza di creare archivi digitali.\u00a0<\/span><\/p>\n

In questo articolo andiamo a vedere <\/span>5 consigli per un perfetto archivio digitale<\/b>.\u00a0<\/span><\/p>\n

Continua a leggere per saperne di pi\u00f9!\u00a0<\/span><\/p>\n

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Archivio digitale: cos\u2019\u00e8<\/b><\/h2>\n

Prima di vedere come avere un archivio digitale perfetto, bisogna fare un piccolo passo indietro e dare cosa sia. Si tratta di<\/span> complesso di documenti, prodotti e acquisiti (in natura digitale), di qualsiasi formato e natura, prodotti e acquisiti, durante lo svolgimento della propria attivit\u00e0<\/b>.<\/span><\/p>\n

In alcuni casi, un documento digitale \u00e8 la traslazione elettronica del tradizionale documento cartaceo, in altri \u00e8 la sua trasformazione in oggetto digitale.\u00a0<\/span><\/p>\n

In sostanza, l\u2019archiviazione digitale \u00e8 la <\/span>memorizzazione digitalizzata<\/b> di qualsiasi documento che proviene dal ciclo attivo e dal ciclo passivo dell\u2019azienda. I documenti digitalizzati e archiviati possono quindi variare, dai contratti annuali con i fornitori, alla semplice presa visione aziendale comune a tutti i dipendenti e moltissimo altro ancora.\u00a0<\/span><\/p>\n

Per approfondire questo tema, leggi l\u2019articolo <\/span><\/i>Come archiviare documenti digitali: tutte le caratteristiche dell\u2019archiviazione digitale dei documenti<\/span><\/i><\/a>.\u00a0<\/span><\/i><\/p>\n

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Archivio digitale: vantaggi<\/b><\/h2>\n

Per l\u2019azienda, quali sono i vantaggi legati all\u2019uso di un archivio digitale?<\/span><\/i><\/p>\n

Il primo vantaggio riguarda la<\/span> facilit\u00e0 organizzativa dei file<\/b>, che possono essere facilmente trovati all\u2019interno degli archivi digitali corrispondenti. Inoltre, vi \u00e8 la possibilit\u00e0 di <\/span>firmare e archiviare un maggior numero di documenti<\/b>, senza oneri di spazio.<\/span><\/p>\n

Tutto questo porta a <\/span>ridurre notevolmente l\u2019impatto ambientale <\/b>da parte delle aziende, visto che non ci sar\u00e0 pi\u00f9 la necessit\u00e0 di stampare inutilmente i documenti su dei fogli di carta.<\/span><\/p>\n

Di conseguenza, anche la gestione del workflow aziendale viene facilitata, <\/span>favorendo la condivisione e la tracciabilit\u00e0 <\/b>dei dati e delle informazioni in tempo reale.<\/span><\/p>\n

Infine, tutto ci\u00f2 comporta anche una <\/span>maggior sicurezza<\/b><\/a> del controllo delle attivit\u00e0 e degli accessi sui documenti archiviati, riducendo i rischi di un eventuale errore umano.<\/span><\/p>\n

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5 consigli per un perfetto archivio digitale<\/b><\/h2>\n

Vediamo adesso quali sono i 5 consigli per un perfetto archivio digitale.\u00a0<\/span><\/p>\n

Scegliere i file<\/b><\/h3>\n

Quando si tratta di creare un archivio digitale, \u00e8 la prima cosa da fare. Per una questione di catalogazione e di ordine, il nostro consiglio \u00e8 quello di <\/span>creare degli archivi tematici<\/b>, come ad esempio documenti in uscita, ordini approvati, fatture.\u00a0 In questo modo \u00e8 molto pi\u00f9 facile selezionare i file che poi faranno parte dell\u2019archivio.<\/span><\/p>\n

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Dai un nome ai file<\/b><\/h3>\n

Nel momento in cui si creano o si archiviano file, un altro passaggio importante \u00e8 dar loro un nome. Questo dovrebbe:\u00a0<\/span><\/p>\n